將透過電子郵件收集而來的資料新增到 Access 資料庫

您可以使用 Microsoft Access 2007 或 Access 2010，搭配 Microsoft Outlook 2007 或 Microsoft Outlook 2010，透過電子郵件收集或更新資訊。 Access 會引導你建立資料收集表單，並以電子郵件形式寄送表單。 當您的電子郵件收件人回覆填妥表單後，您可以選擇將收集的資料自動處理並儲存到指定的 Access 資料庫中。 這種資料收集方式能節省通常需要複製貼上或手動輸入資料的時間與精力。 以下是一些你可以利用此流程收集資料的情境：

調查 你可以先建立一個包含必要表格的 Access 資料庫，然後用精靈產生調查表單，然後寄給調查參與者，來進行調查並彙整結果。 當參與者回覆後，調查資料會自動儲存在資料庫中。

狀態報告 無論是最新的庫存狀態，或是待處理問題的最新資訊，您的團隊都能定期發送包含最新資訊的電子郵件，讓您隨時掌握最新資訊。

活動管理 在籌辦會議、培訓或其他活動時，你可以寄送一份或多份表格作為電子郵件，收集聯絡資訊、旅遊及飯店偏好等資訊。 若您選擇自動處理回覆，參與者可隨時更改偏好，無需通知您，且您始終能取得最新資料以供決策。

本文說明使用此流程所需的條件、如何開始使用精靈，並提供更多步驟資訊，讓你在遵循精靈時做出最明智的選擇。

開始之前

如果您是第一次透過電子郵件收集資料，請執行以下步驟：

1. 請確保你已在電腦上安裝以下應用程式：

   • Access 2007 或 Access 2010。
   • Outlook 2007 或 Outlook 2010。 你必須在用來發送電子郵件的電腦上安裝並設定 Outlook。 如果你已經安裝了 Outlook 但還沒設定好，請啟動 Outlook，並依照 Outlook 啟動精靈的指示操作。 如需精靈的協助，請參閱 Outlook 說明。
   • 如果你打算使用 InfoPath 表單，請確保你安裝的是 InfoPath 2007 或更新版本，收件人的電腦也需要安裝 InfoPath。
   • 您的電子郵件收件人必須安裝 InfoPath 或支援 HTML 格式的電子郵件用戶端，才能查看和編輯表單。
     用來透過電子郵件收集資料的表單並非存取表單。 精靈會產生一個特殊的表單，格式可為 HTML 或 InfoPath 格式。
     識別目的地資料庫。 資料庫可為 .mdb 或 .accdb 格式。 此外，支援 .mde 與 .accde 檔案。 如果你不想使用現有資料庫，就必須建立一個新的資料庫。

2. 找出或建立你想要用電子郵件回覆資料填入的資料表。 如果你正在收集現有資料表的資料，請確保這些資料表不是唯讀，並且你擁有必要的權限來新增或更新其內容。

如果你的資料收集操作要填滿兩個或以上的資料表，你必須建立一個選擇查詢，並以此作為表單的記錄來源。 確保查詢包含底層資料表中所有必填欄位。 如果你使用的是現有查詢，請確保該查詢不是唯讀，並且你擁有必要的權限來新增或更新其內容。 欲了解更多關於基於兩個或以上資料表建立查詢的資訊，請參閱文章 《查詢入門》。

在以下情況下，將資料儲存為新紀錄：

• 如果資料會被填滿多個資料表。
• 如果目的資料表沒有主鍵欄位。 主要鍵值是將每個回覆映射到現有記錄所必需的。 如果你的目標資料表沒有主鍵欄位，現在就新增，或是指定一個有獨特值的現有欄位作為主鍵。
• 如果目的資料表沒有任何紀錄， 如果資料表是空的，精靈會假設你想新增紀錄。
• 如果收件人的電子郵件地址未作為資料庫中的欄位儲存。 在收集資料以更新紀錄時，你無法手動輸入精靈產生的訊息中的地址。 位址欄位必須位於目的資料表中，或與目的資料表有關聯的資料表。

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開始使用

1. 打開將儲存收集資料的資料庫。

2. 若要將資料加入單一資料表，請在導覽窗格中選擇該表。 要填充多個相關資料表，請選擇綁定到這些資料表的查詢。

3. 請選擇以下任一步驟來開始巫師：

   • 在 外部資料 標籤中，收集 資料 群組，點選 建立電子郵件。

   • 右鍵點擊表格或查詢，然後點選 「透過電子郵件收集與更新資料」。

     注意

     若資料表中沒有任何欄位，或僅有 AutoNumber、OLE 物件、附件或多值查詢欄位類型，Access 會顯示以下訊息： 所選資料表或查詢中沒有任何支援透過電子郵件收集資料的欄位。

如果資料表包含支援資料收集的欄位，則會啟動精靈。 如果目標資料表同時支援新增與更新資料，精靈會引導你完成透過電子郵件收集資料的步驟。

以下章節作為參考，解答你在接下來七個主要步驟中可能遇到的問題。

1. 請選擇您想寄送的資料輸入表類型
2. 選擇是否收集新資料或更新現有資料
3. 指定你想收集的資料
4. 指定自動或手動資料處理
5. 選擇你想如何指定收件人的電子郵件地址
6. 審查並指定受獎名單
7. 建立並發送電子郵件

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請選擇您想寄送的資料輸入表類型

請根據您和收件人的易用性選擇表單類型。

選擇 HTML 表單 任何電子郵件客戶端支援 HTML 的使用者都可以瀏覽並編輯 HTML 表單

選擇 Microsoft InfoPath 表單 只有在你的電腦上安裝了 InfoPath 時，才會看到這個選項。 只有當你的收件人電腦都安裝了 InfoPath 和 Outlook 時，才選擇此選項。 InfoPath 表單提供更好的資料輸入與編輯環境，

接下來顯示的精靈頁面取決於目標物件是否支援資料更新。 如果物件是基於兩個或以上資料表的查詢，或是沒有主鍵欄位或不包含任何記錄的資料表，向靈會假設你想新增紀錄，並提示你選擇表單欄位。 在其他情況下，精靈會提示你在選擇表單欄位前，先指定要新增或更新資料。

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選擇是否收集新資料或更新現有資料

請明確說明你想如何使用這些資料。 你使用的表單類型會影響收件人在單一回覆中能寄給你的新紀錄數量。 在更新資料時，收件人必須更新的紀錄數量，即為訊息中將包含的預先填寫表單數量。

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請指定你想收集的資料

在選擇表單中要包含的欄位時，不必包含底層表格或查詢中存在的所有欄位。 然而，必須符合以下條件：

• 必填欄位： 標有星號 (*) 符號的欄位，為必填欄位。 如果你正在收集新紀錄，向靈會自動包含所有設定為「 必要 」屬性為 「是」的欄位。 如果任何紀錄的必填欄位為空，Access 就無法將該紀錄加入資料表。

• 不支援欄位類型： 你無法以自動編號、附件、OLE 物件或多值查詢欄位等形式包含某些欄位類型。

• 主鍵欄位： 使用者在新增紀錄時，仍可在欄位輸入值;如果指定的值已經在使用中，回覆將不會被處理。

  注意

  對於每個包含的欄位，在欄位 屬性中指定標籤，若不希望使用者更改該欄位的資料，請點 選唯讀 。

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指定自動或手動資料處理

您可以選擇自動或手動處理回覆。 自動處理意味著當你收到回覆時，Outlook 和 Access 會協同工作，將資料匯出到資料庫中的目標資料表。 自動處理可以幫你節省時間和精力。 手動處理只是指你開始匯出操作，將資料從 Outlook 指定的資料夾轉移到 Access 的目標資料表。

只要回覆抵達你的信箱時符合以下條件，回覆即可成功匯出至目的地表格：

• Outlook 必須已經在你的電腦上執行。 如果 Outlook 沒有在執行，處理會從你下一次啟動 Outlook 時開始。

• 存取權不得設密碼保護，且不應以專屬模式開啟。 資料庫的名稱或地點自你寄出電子郵件後必須沒有改變。

• 表格和查詢的名稱，以及表單中欄位的屬性，自你寄出電子郵件以來，必須沒有改變。

• 您必須擁有新增或更新底層資料表與查詢內容所需的權限。

  注意

  如果自動處理失敗，試著修正任何問題，然後手動匯出失敗的回覆。 問題解決後，收到的回覆仍會自動處理。

設定屬性以控制回覆的自動處理

若要指定存放回覆的其他 Outlook 資料夾，請在精靈的「 指定你想如何處理回覆 」頁面，點擊資料夾名稱。 在 「選擇資料夾 」對話框中，選擇另一個資料夾，或點擊 「新」 以建立新資料夾。

如果您點選 設定屬性以控制自動處理回覆 以更改或微調匯入設定，請參閱下表了解可用選項：

選項	結果
丟棄那些你沒有發送訊息的人的回覆	如果您希望只自動處理由原始收件人回覆的回覆，請勾選此勾選框。 其他人的回覆會儲存在目標資料夾，但不會自動處理。
請接受每位收件人的多份回覆	如果你只想自動處理每位收件人的第一個回覆，請勾選此勾選框。 第二則及之後的回覆會儲存在目標資料夾，但不會自動處理。 註： 此設定僅控制回覆數量，而非單一回覆中被處理的紀錄數量。 換句話說，如果你寄送 InfoPath 表單，使用者可以在一次回覆中傳送多筆紀錄，Access 會自動處理回覆中的所有紀錄，即使這個勾選框未被勾選。
只允許更新現有資料	當收件人使用 InfoPath 表單更新資料時，除了對現有紀錄的更新外，還能傳送新的紀錄。 勾選此勾選框，僅處理現有紀錄的更新。
待處理的回覆數量	輸入你希望自動處理的所有收件人) 回覆總數 (。 如果你想讓所有回覆自動處理，請在文字框輸入一個較大的數值，例如 5000。 在達到指定值後收到的回覆會儲存在目的資料夾中，但不會自動處理。
停止的日期與時間	請指定此郵件自動回覆處理何時停止。 此日期和時間之後收到的回覆會儲存在目的地資料夾，但不會自動處理。

若要日後更改這些選項，請在 外部資料 標籤的 收集資料 群組中，點擊 管理回覆。 在 「管理資料收集訊息 」對話框中，選擇你想更改設定的訊息，然後點選 「訊息選項」。 你在對話框中的更改會影響該訊息後續收到的所有回覆。

手動處理回覆

若要控制何時及處理哪些回覆，請勿選擇自動處理選項。 回覆會儲存在 Outlook 指定的資料夾中，直到你選擇並右鍵點擊該資料夾中的每個回覆，然後在捷徑選單中點選「 匯出資料到 Microsoft Access 」。

在某些情況下，你可能還得手動處理那些無法自動處理的回覆。

匯出資料前請記得以下事項

• Access 資料庫不應以專屬模式開啟，且資料庫名稱或地點自你發送電子郵件以來不得改變。
• 表格和查詢的名稱，以及表單中欄位的屬性，自你寄出電子郵件以來，必須沒有改變。
• 您必須擁有新增或更新底層資料表與查詢內容所需的權限。

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選擇你想如何指定收件人的電子郵件地址

如果您只是收集新資訊，您可以用兩種方式指定電子郵件地址：

• 可在 Outlook 電子郵件中逐一輸入電子郵件地址，或從通訊錄中選擇地址。

• 請使用目前 Access 資料庫資料表或查詢中的電子郵件地址欄位。

  注意

  在收集資料以更新現有紀錄時，你不會看到這個對話框，因為收件人的電子郵件地址必須先在資料庫中作為欄位顯示。

直接在 Outlook 輸入電子郵件地址

如果你在 Outlook 中指定收件人，可以在發送前預覽並自訂郵件。 電子郵件內容包含簡短的自我介紹和表格。 建議您不要對表格做任何更改。 表單結構的變更可能導致回覆無法被處理。

利用資料庫中儲存在欄位中的電子郵件地址

選擇 「關聯資料表 」指的是相關的資料表。 若要查看或編輯資料庫中的資料表關聯，請在「 資料庫工具」 標籤中，在 「關係 」群組中點選 「關係」

欲了解更多關於關係的資訊，請參閱「 表格關係指南」一文。

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審查並指定受獎名單

最後一個主要步驟是預覽並自訂電子郵件內容，微調收件人名單，然後發送資料收集訊息。

建立並發送電子郵件

當精靈告訴你現在可以建立電子郵件訊息，並示範如何使用 「管理回覆 」指令查看電子郵件狀態時，可能會出現一些警告訊息。 下表說明每個警告以及你可以採取的解決措施：

警告訊息	描述	S ollution
部分紀錄在指定的電子郵件地址欄位中未包含有效地址。 這些資料列不會回傳任何資料。	您選擇的電子郵件地址欄位包含空值。	如果你想收集每筆紀錄的資料，退出精靈，將空值替換成電子郵件地址。 然後重新開始巫師。
你目前對資料庫有專屬鎖定;自動處理會失敗，直到鎖被解除。	你目前的資料庫是以專屬模式開啟。	如果你選擇讓回覆自動處理，處理會失敗，因為 Access 無法新增或更新有專屬鎖定的資料庫。 發送訊息後立即關閉並以非排他模式重新開啟資料庫
這些電子郵件可能包含機密或敏感性質的資料。	你正在收集資料以更新現有紀錄，而你即將寄送的表格會預先填寫已有資料。	如果某些表單欄位包含敏感性資料，請回到你選擇欄位的精靈步驟，並從表單中移除包含敏感性資料的欄位

預覽並自訂郵件後，您可以篩選電子郵件地址欄位並選擇收件人。 請選擇你想使用的電子郵件地址，並選擇相應的勾選框。 如果你看到一個顯示無效電子郵件地址的對話框，請記下清單中的地址並點擊 「退出」。 確認無效地址，做必要的修正，然後嘗試重新傳送訊息。

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