本文介紹啟動 Access 及建立一個可在桌上型電腦使用而非網路上的資料庫的基本流程。 它說明如何利用範本建立桌面資料庫，以及如何從零開始建立資料庫，透過建立自己的表格、表單、報告和其他資料庫物件。 它也說明了一些技術，幫助你將現有資料放入新資料庫。
本文內容
概觀
當你第一次啟動 Access，或是關閉資料庫但未關閉 Access 時，會顯示 MicrosoftOffice 後台檢視。
Backstage 視圖是一個起點，你可以從那裡建立新資料庫、開啟現有資料庫、瀏覽 Office.com 的精選內容——任何你可以用 Access 對 資料庫檔案或 資料庫外 做的事，而非在資料庫 內 。
建立資料庫
當你打開 Access 時，後台視圖會顯示 「新」 分頁。 新分 頁提供了多種建立新資料庫的方法：
- 一個空白資料庫 如果你願意，可以從頭開始。 如果你有非常特定的設計需求，或有需要納入或納入現有資料，這是個不錯的選擇。
- 一個以 Access 安裝的範本如果你要開始一個新專案，想要先行一步，可以考慮使用範本。 Access 預設已安裝多個範本。
- Office.com 的範本 除了 Access 附帶的範本外，你還可以在 Office.com 上找到更多範本。 你甚至不需要打開瀏覽器，模板都可以從 新分 頁取得。
新增資料庫
一旦你開始在資料庫中工作，就可以新增欄位、表格或應用程式部分。
應用程式部分是一個功能，讓你能像將多個相關的資料庫物件一樣一起使用。 例如，應用程式部分可能由一個基於該表格的表格和一個表單組成。 你可以透過申請部分同時新增表格和表單。
你也可以建立查詢、表單、報告、巨集——所有你習慣使用的資料庫物件。
使用範本建立資料庫
Access 附帶多種範本，你可以直接使用或作為起點。 範本是一個即用的資料庫，包含執行特定任務所需的所有表格、查詢、表單、巨集和報告。 例如，有些範本可以用來追蹤問題、管理聯絡人或記錄支出。 某些範本包含少數範例記錄，協助說明使用方式。
如果這些範本符合你的需求，使用它通常是最快啟動資料庫的方法。 不過，如果你有其他程式的資料想匯入 Access，你可能會決定不使用範本來建立資料庫。 範本本身就有定義的資料結構，可能需要花很多功夫來調整現有資料到範本的結構。
- 如果你有開啟資料庫，在 檔案 標籤中點選 關閉。 後台視圖顯示 新分 頁。
- 新 分 頁中有數組範本，其中部分內建於 Access 中。 你可以從 Office.com 下載更多範本。 詳情請見本文下一節。
- 選擇你想使用的範本。
- Access 會在 檔案名稱 框中建議資料庫的檔案名稱——你可以更改檔名。 若要將資料庫儲存到與檔案名稱框下方顯示的資料夾不同，請點選
，瀏覽到你想儲存的資料夾，然後點擊 確定。 你可以選擇性地建立並連結你的資料庫到 SharePoint 網站。 - 按一下 [建立]。
Access 會從你選擇的範本建立資料庫，然後打開資料庫。 許多範本會顯示一個表單，讓你開始輸入資料。 如果你的範本包含樣本資料，你可以點擊紀錄) 左側的陰影框或條 (選取器，然後執行以下操作，刪除每條紀錄：
在 [常用] 索引標籤上，按一下 [記錄] 群組中的 [刪除]。
- 要開始輸入資料，請點擊表單上的第一個空格並開始輸入。 請使用導航窗格瀏覽其他表單或報告，這些都是你可能想用的。 有些範本包含導航表單，讓你能在不同的資料庫物件間移動。
欲了解更多關於使用範本的資訊，請參閱文章《 使用範本建立 Access 桌面資料庫》。
建立資料庫而不使用範本
如果你不想使用範本，也可以自己建立資料表、表單、報告和其他資料庫物件來建立資料庫。 在大多數情況下，這涉及以下一項或兩者：
- 在建立新資料庫時，輸入、貼上或匯入資料到建立的資料表，然後用「建立」標籤的 Table 指令重複這個過程。
- 從其他來源匯入資料並在過程中建立新的資料表。
建立一個空白資料庫
- 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [新增]，然後按一下 [空白資料庫]。
- 在 檔案名稱 框輸入檔案名稱。 要將檔案位置從預設更改，請點擊「瀏覽」 尋找一個位置，將你的資料庫 (放在 檔案名稱 框旁，) ，瀏覽到新位置，然後點擊 確定。
- 按一下 [建立]。
Access 建立一個名為 Table1 的空資料表資料庫，然後以資料表檢視開啟 Table1。 游標會放在 「點擊新增 」欄位的第一個空格子裡。 - 開始輸入以新增資料，或你也可以像「 從其他來源複製資料到存取表」章節中描述的，貼上其他來源的資料。
在資料表檢視中輸入資料的設計，與在 Excel 工作表中工作非常相似。 資料表結構會在您輸入資料的同時建立。 當你在資料表新增欄位時，表格中會定義一個新欄位。 Access 會根據你輸入的資料，自動設定每個欄位的資料類型。
如果你現在不想在 Table1 輸入資料，請點擊 關閉
。 如果你對表格做了任何更改，Access 會提示你儲存這些變更。 點擊 「是 」儲存變更，點擊 「否 」丟棄，或點擊 取消 保持表格開放。
秘訣
Access 會尋找位於 [install drive]：\Program Files\MicrosoftOffice\Templates\1033\Access\ 的資料夾中名為 Blank.accdb 的檔案。 如果有的話， Blank.accdb 就是所有新空白資料庫的範本。 它所包含的任何內容都會被所有新的空白資料庫繼承。 這是散布預設內容的好方法，例如零件編號、公司免責聲明和政策。
重要
如果你關閉 Table1 但至少一次沒儲存，Access 會刪除整個資料表，即使你已經輸入資料。
新增表格
你可以透過「建立」標籤中「資料表」群組中的指令，將新資料表加入現有資料庫。
建立一張表格，從資料表檢視開始 在資料表檢視中，你可以立即輸入資料，讓 Access 在幕後建立資料表結構。 欄位名稱會以數字方式分配 (欄位1、欄位2，依此類推，) ，Access 會根據你輸入的資料自動設定每個欄位的資料型態。
- 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中，按一下 [資料表]。
Access 會建立表格，並選擇「 點擊新增 」欄位中的第一個空格。 - 在「 表格欄位 」標籤的「 新增 & 刪除 」群組中，點選你想新增的欄位類型。 如果你找不到想要的類型，請點擊 「更多欄位
。 - Access 會顯示常用欄位類型的清單。 點選你想要的欄位類型，Access 會在插入點將新欄位加入資料表。
你可以拖動場地來移動它。 當你在資料表中拖曳欄位時，欄位會顯示一個垂直插入條，該欄位將放置的位置。 - 要新增資料，請開始輸入第一個空格，或依照「 從另一個來源複製資料到存取表」章節所描述的，貼上來自其他來源的資料。
- 若要重新命名資料行 (欄位)，請按兩下資料行標題，然後輸入新名稱。
你應該給每個欄位一個有意義的名稱，這樣當你在 欄位清單 窗格看到它時，就能知道它包含什麼。 - 要移動欄位，點擊標題選取欄位，然後將欄位拖曳到你想要的位置。 你也可以選擇多個連續欄位，然後一次拖曳到新位置。 要選取多個連續欄位，點擊第一欄的欄位標題，然後按住 SHIFT 鍵，點擊最後一欄的欄位標題。
建立一個表格，從設計檢視開始 在設計檢視中，你首先建立表格結構。 接著切換到 Datasheet 視圖輸入資料，或用其他方法輸入資料，例如貼上或匯入。
在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中，按一下 [資料表設計]。
在資料表各欄位的 [欄位名稱] 資料行中輸入名稱，然後從 [資料類型] 清單中選取資料類型。
如果你願意，可以在 描述 欄為每個欄位輸入描述。 當游標位於該欄位時，描述會顯示在資料表檢視中該欄位。 描述同時也用作狀態列文字，適用於你從 欄位清單 窗格拖曳該欄位建立的表單或報告中的任何控制項，以及使用表單精靈或報告精靈時為該欄位建立的任何控制項。
加入所有欄位之後，請儲存資料表：
- 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [儲存檔案]。
你可以隨時切換到資料表檢視，點擊第一個空格開始在表格中輸入資料。 你也可以像「 從其他來源複製資料到存取資料表」章節中描述的那樣，從其他來源貼上資料。
在設計檢視中設定欄位屬性 不論你是怎麼建立表格的，檢查並設定欄位屬性都是個好主意。 雖然部分屬性可在資料表檢視中取得，但有些屬性只能在設計檢視中設定。 要切換到設計檢視，請在導覽窗格中右鍵點擊表格，然後點選 設計檢視。 要查看欄位的屬性，請點擊設計網格中的欄位。 這些屬性顯示在設計網格下方的 「欄位屬性」下。
要查看每個田地物業的描述，請點擊該物業，並在「 田地物業」下物件清單旁的方框中閱讀描述。 你可以點擊「幫助」按鈕獲得更詳細資訊。
下表描述了一些常被調整的場性質。
| 屬性 | 描述 |
|---|---|
|
[欄位大小] |
對於文字欄位，此特性決定了欄位中可儲存的最大字元數。 最高可達255。 對於數字欄位，此特性決定將儲存的數字類型 (長整數、雙倍等，依此類推) 。 為了達到最有效率的資料儲存，建議你分配你認為資料所需的空間最少。 如果你的需求改變，之後可以再調整價值。 |
| 設定格式 | 此特性決定了資料的顯示方式。 它不會影響實際儲存在現場的資料。 你可以選擇預設格式或輸入自訂格式。 |
| 輸入遮罩 | 使用此屬性指定所有將輸入此欄位資料的模式。 這有助於確保所有資料正確輸入，且包含所需的字元數。 如需建立輸入遮罩的協助，請點擊屬性框右側的  。 |
| 預設值 | 利用此屬性指定每次新增紀錄時，該欄位會出現的預設值。 例如，如果你有一個日期/時間欄位，想永遠記錄該紀錄加入的日期，你可以輸入「日期 () 」 (，且不加引號) 作為預設值。 |
| 必要 | 此性質決定該欄位是否需要某個值。 如果你將此屬性設為 「是」，Access 不允許你新增紀錄，除非在此欄位輸入值。 |
將資料從其他來源複製到 Access 表格
如果你的資料目前儲存在其他程式中，例如 Excel，你可以複製貼上到 Access 表格。 一般而言，此功能最適合用在已經分隔的資料行資料，例如 Excel 工作表中的資料。 如果你的資料是在文字處理軟體中，最好用制表符號分隔資料欄位，或在複製資料前先在文字處理軟體中將資料轉換成表格。 如果你的資料需要編輯或操作， (例如將全名分成名字和姓氏) ，建議你在複製資料前先做這些，尤其是你不熟悉 Access。
將資料貼上至空白資料表時，Access 會根據在何處找到的資料，來設定每個欄位的資料類型。 舉例來說，假如貼上的欄位只包含日期值，Access 會套用該欄位為日期/時間資料類型。 如果貼上的欄位只包含「是」和「否」的字詞，Access 會套用該欄位為是/否資料類型。
Access 根據貼上資料第一資料列中找到的內容來命名欄位。 如果貼上資料的第一列與後續資料的類型相似，Access 會判定第一列是資料的一部分，並將欄位分配 (F1、F2 等通用名稱 ) 。 如果貼上的資料第一列與後面的列不相似，Access 會判定第一列包含欄位名稱。 Access 會依此命名欄位，且不包含資料的第一列。
如果 Access 指定通用欄位名稱，則應該儘快重新命名欄位，避免造成混淆。 請使用下列程序：
- 按 CTRL+S 儲存表格。
- 在資料表檢視中，雙擊每個欄位標題，然後為每欄輸入描述性欄位名稱。
- 再次儲存資料表。
注意
你也可以切換到設計檢視並在那裡編輯欄位名稱來重新命名欄位。 要切換到設計檢視，請在導航窗格中右鍵點擊表格，然後點選 設計檢視。 要切回資料表檢視，請在導航面板中雙擊該表格。
匯入、附加或連結其他來源的資料
你可能有資料儲存在另一個程式裡，想把這些資料匯入新資料表，或附加到 Access 裡的現有資料表。 或者你可能會和那些把資料存在其他程式裡的人合作，你想透過連結到 Access 來處理。 無論如何，Access 讓處理來自其他來源的資料變得簡單。 你可以從 Excel 工作表、其他 Access 資料庫的表格、SharePoint 清單，或其他多種來源匯入資料。 你所使用的流程會因資料來源而略有不同，但以下程序將幫助你開始。
在 Access 的外部 資料 標籤中，匯 入 & 連結 群組，選擇 新資料來源，然後選擇你要匯入檔案類型的指令。
例如，如果你正在從 Excel 工作表匯入資料，請點擊「從Excel檔案>新增資料來源>」。注意
如果你在 匯入 & 連結 群組找不到正確的格式類型，你可能得先啟動你原本建立資料的程式，然後用該程式將資料儲存成常見的檔案格式 (分隔文字檔) ，才能將資料匯入 Access。
在 「取得外部資料 」對話框中，點擊「 瀏覽 」以尋找來源資料檔，或在 檔案名稱 框中輸入原始資料檔案的完整路徑。
點選你想要的選項 (所有程式都能匯入，有些程式還能在 「指定你想如何以及在哪裡儲存資料」下附加或連結) 。 你可以用某些程式建立一個新的資料表，使用匯入的資料或 () 你可以將資料附加到現有的資料表，或建立一個連結表來維持與來源程式中資料的連結。
如果巫師開始，請依照巫師接下來幾頁的指示操作。 在精靈的最後一頁，按一下 [完成]。
如果你從 Access 資料庫匯入物件或連結資料表，會出現匯 入物件 或 連結資料表 的對話框。 選擇你想要的項目，然後按下 確定。
具體流程取決於你選擇匯入、附加或連結資料。Access 會提示你是否要儲存剛完成的匯入操作細節。 如果你認為未來還會再執行這個匯入操作，請點選 「儲存匯入步驟」，然後輸入詳細資料。 之後你也可以在外部資料標籤的匯入 & 連結群組中點擊「已儲存匯入
，輕鬆重複這個操作。如果你不想儲存操作細節，請點擊關閉。
如果你選擇匯入資料表，Access 會將資料匯入新資料表，然後在導航窗格的 表格 群組下顯示該表格。 如果你選擇將資料附加到現有的資料表，資料會被加入該資料表。 如果你選擇連結資料，Access 會在導航窗格的 表格 群組下建立一個連結表格。
新增應用部分
你可以用應用程式部分為現有資料庫新增功能。 應用程式部分可以簡單到單一資料表，也可以包含多個相關物件，例如資料表和綁定表單。
例如，註解應用部分包含一個表格，包含 AutoNumber ID 欄位、日期欄位和備忘錄欄位。 你可以把它加入任何資料庫，直接使用，或只需最小的自訂。
- 打開你想加入應用程式部分的資料庫。
- 按一下 [建立] 索引標籤。
- 在 範本 群組中，點選 「應用程式部分」。 會開啟一份可用零件清單。
- 點選你想新增的應用程式部分。
開啟現有的 Access 資料庫
按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]。
在 「開啟 」對話框中，瀏覽你想開啟的資料庫。
執行下列其中一個動作：
- 雙擊資料庫即可以 存取選項 對話框中指定的預設模式或由管理政策設定的模式開啟資料庫。
- 點擊 開啟 即可在多使用者環境中開啟資料庫共享存取，讓您和其他使用者都能讀寫資料庫。
- 點擊 「開啟 」按鈕旁的箭頭，然後點選 「開啟唯讀 」以開啟唯讀存取資料庫，這樣你可以查看但無法編輯。 其他使用者仍可讀取和寫入資料庫。
- 點擊 「開啟 」按鈕旁的箭頭，然後點選「 專屬開啟 」以利用專屬存取開啟資料庫。 當你開啟一個資料庫並擁有專屬存取權時，其他嘗試開啟該資料庫的人會收到「檔案已在使用中」的訊息。
- 點擊 「開啟 」按鈕旁的箭頭，然後點選 「只讀 開啟」即可開啟資料庫以進行唯讀存取。 其他使用者仍可開啟資料庫，但僅限於唯讀模式。
注意
你可以直接以外部檔案格式（如 dBASE、MicrosoftExchange 或 Excel）開啟資料檔案。 你也可以直接開啟任何 ODBC 資料來源，例如 MicrosoftSQL Server。 Access 會自動在資料檔案所在的資料夾中建立新的 Access 資料庫，並新增連結至外部資料庫中的每個資料表。
秘訣
- 要開啟最近開啟的資料庫之一，請在 「檔案 」標籤中點選 「最近」，然後點擊該資料庫的檔案名稱。 Access 是透過使用你上次開啟時相同的選項設定來開啟資料庫。 如果最近使用的檔案清單未顯示，請在 檔案 標籤中點選 「選項」。 在 存取選項 對話框中，點選 客戶端設定。 在 「顯示」中，輸入「最近文件」清單中要顯示的文件數量，最多可達 50 件。
你也可以在 Backstage 視圖的導覽欄顯示近期資料庫，兩鍵即可存取：1) 檔案標籤， 2) 你想開啟的最新資料庫。 在 「最近」 標籤底部，選擇「 快速存取此數量的近期資料庫 」勾選框，然後調整顯示的資料庫數量。 - 如果你在檔案標籤中點擊「開啟」指令開啟資料庫，可以在「開啟」對話框中點擊「我的最近文件」，查看你之前開啟過的資料庫捷徑清單。