假設你有一份辦公室位置號碼清單，並且你需要知道每個辦公室有哪些員工。 試算表非常龐大，你可能會覺得這是個挑戰性的任務。 其實用查詢函數很容易做到。
VLOOKUP 和 HLOOKUP 函式，連同 INDEX 和 MATCH，是 Excel 中最實用的函式之一。
注意
查詢精靈功能已不再在 Excel 中提供。
這裡有一個使用 VLOOKUP 的範例。
=VLOOKUP(B2,C2:E7,3,TRUE)
在這個例子中，B2 是第一個 參數——函數需要運作的資料元素。 對於 VLOOKUP，這個第一個參數就是你想要找到的值。 這個參數可以是格子參考，或是固定值，例如「smith」或 21,000。 第二個參數是搜尋你想找到值的格子範圍 C2-：E7。 第三個參數是該區間中包含你想要值的欄位。
第四個引數為選用。 輸入 TRUE 或 FALSE。 如果您輸入 TRUE，或將引數留白，函數會傳回您在第一個引數中指定的大約符合值。 如果您輸入 FALSE，則函數會符合第一個引數提供的值。 換句話說，第四個論點留空或輸入 TRUE，能讓你有更多彈性。
此範例顯示函數如何運作。 當你在第一個參數) (B2 輸入值時，VLOOKUP 會搜尋範圍 C2：E7 (第二個參數) ，並回傳第三欄 E (第三個參數) 的近似匹配值。
第四個參數為空，因此函數回傳近似匹配。 如果未傳回，您必須輸入欄 C 或 D 的其中一個值以取得結果。
當你對 VLOOKUP 感到熟悉時，HLOOKUP 函式同樣容易使用。 你輸入相同的參數，但它是以列為單位搜尋，而非欄位。
使用 INDEX 和 MATCH 代替 VLOOKUP
使用 VLOOKUP 有一些限制——VLOOKUP 函數只能從左到右查找一個數值。 這表示你查詢的值欄應該總是放在回傳值欄的左側。 如果你的試算表不是這樣設計的，那就不要用 VLOOKUP。 改用 INDEX 和 MATCH 功能的組合。
此範例顯示一份小型清單，其中包含我們所要搜尋的值 (芝加哥)，但這並非位於最左邊的欄。 因此，我們無法使用 VLOOKUP。 我們將改用 MATCH 函數在範圍 B1:B11 中尋找「芝加哥」。 我們在列 4 中找到該值。 接著，INDEX 函數會將該值作為查閱引數，然後在第 4 欄 (欄 D) 中尋找芝加哥的人口。 所使用的公式顯示於儲存格 A14 中。
小試身手
如果你想先嘗試查找函數，再用自己的資料嘗試，這裡有一些範例資料。
VLOOKUP 工作範例
將以下資料複製到空白試算表中。
秘訣
在將資料貼上到 Excel 之前，先將 A 到 C 欄的欄寬設為 250 像素，然後點擊「 Wrap Text (Home 標籤，對 齊 群組) 」。
| 密度 | 黏度 | 溫度 |
|---|---|---|
| 0.457 | 3.55 | 500 |
| 0.525 | 3.25 | 400 |
| 0.606 | 2.93 | 300 |
| 0.675 | 2.75 | 250 |
| 0.746 | 2.57 | 200 |
| 0.835 | 2.38 | 150 |
| 0.946 | 2.17 | 100 |
| 1.09 | 1.95 | 50 |
| 1.29 | 1.71 | 0 |
| 公式 | 描述 | 結果 |
| =VLOOKUP(1,A2:C10,2) | 在 A 欄中尋找大約符合 1 的值，在 A 欄中找到一個小於或等於 1 的最大值 (0.946)，再傳回 B 欄中同一列的值。 | 2.17 |
| =VLOOKUP(1,A2:C10,3,TRUE) | 在 A 欄中尋找大約符合 1 的值，在 A 欄中找到一個小於或等於 1 的最大值 (0.946)，再傳回 C 欄中同一列的值。 | 100 |
| =VLOOKUP(0.7,A2:C10,3,FALSE) | 在 A 欄中尋找完全符合 0.7 的值。因為 A 欄中沒有完全符合的值，因此傳回錯誤。 | #N/A |
| =VLOOKUP(0.1,A2:C10,2,TRUE) | 在 A 欄中尋找大約符合 0.1 的值。因為 0.1 小於 A 欄中的最小值，因此傳回錯誤。 | #N/A |
| =VLOOKUP(2,A2:C10,2,TRUE) | 在 A 欄中尋找大約符合 2 的值，在 A 欄中找到一個小於或等於 2 的最大值 (1.29)，再傳回 B 欄中同一列的值。 | 1.71 |
HLOOKUP 範例
複製這個資料表中的所有儲存格，並貼到 Excel 空白工作表的 A1 儲存格中。
秘訣
在將資料貼上到 Excel 之前，先將 A 到 C 欄的欄寬設為 250 像素，然後點擊「 Wrap Text (Home 標籤，對 齊 群組) 」。
| 輪軸 | 軸承 | 螺栓 |
|---|---|---|
| 4 | 4 | 9 |
| 5 | 7 | 10 |
| 6 | 8 | 11 |
| 公式 | 描述 | 結果 |
| =HLOOKUP("輪軸", A1:C4, 2, TRUE) | 在列 1 中查詢 "輪軸"，從同一欄 (欄 A) 的列 2 傳回值。 | 4 |
| =HLOOKUP("軸承", A1:C4, 3, FALSE) | 在列 1 中查詢 "軸承"，從同一欄 (欄 B) 的列 3 傳回值。 | 7 |
| =HLOOKUP("B", A1:C4, 3, TRUE) | 在列 1 中查詢 "B"，從同一欄的列 3 傳回值。 由於找不到與 "B" 完全相符的項目，因此使用列 1 中小於 "B" 的最大值：欄 A 中的 "輪軸"。 | 5 |
| =HLOOKUP("螺栓", A1:C4, 4) | 在列 1 中查詢 "螺栓"，從同一欄 (欄 C) 的列 4 傳回值。 | 11 |
| =HLOOKUP(3, {1,2,3;"a","b","c";"d","e","f"}, 2, TRUE) | 在三列的常數陣列中查詢數字 3，並從同一欄 (在此案例中為第三欄) 的列 2 傳回值。 常數陣列中有三列的值，每一列均以分號 (;) 區隔。 由於在列 2 找到 "c"，而在同一欄是 3，因此會傳回 "c"。 | c |
索引與匹配範例
此最後範例結合 INDEX 與 MATCH 函數，回傳五個城市中最早的發票號碼及其對應日期。 因為日期會以數值的形式傳回，所以我們使用 TEXT 函數將其格式設定為日期。 實際上，INDEX 函數會使用 MATCH 函數的結果作為引數。 INDEX 和 MATCH 函數的組合在每個公式中會有兩次的運用——首先用於傳回發票編號，再用於傳回日期。
複製這個資料表中的所有儲存格，並貼到 Excel 空白工作表的 A1 儲存格中。
秘訣
在將資料貼上到 Excel 之前，先將 A 到 D 欄的欄寬設為 250 像素，然後點選「 Wrap Text (Home 標籤，對 齊 群組) 」。
| 發票 | 城市 | 發票日期 | 最早發票 (依城市) 與日期 |
|---|---|---|---|
| 3115 | 亞特蘭大 | 4/7/12 | ="亞特蘭大 = "&INDEX($A$2:$C$33,MATCH("亞特蘭大",$B$2:$B$33,0),1)& ", 發票日期: " & TEXT(INDEX($A$2:$C$33,MATCH("亞特蘭大",$B$2:$B$33,0),3),"m/d/yy") |
| 3137 | 亞特蘭大 | 4/9/12 | ="奧斯丁 = "&INDEX($A$2:$C$33,MATCH("奧斯丁",$B$2:$B$33,0),1)& ", 發票日期: " & TEXT(INDEX($A$2:$C$33,MATCH("奧斯丁",$B$2:$B$33,0),3),"m/d/yy") |
| 3154 | 亞特蘭大 | 4/11/12 | ="達拉斯 = "&INDEX($A$2:$C$33,MATCH("達拉斯",$B$2:$B$33,0),1)& ", 發票日期: " & TEXT(INDEX($A$2:$C$33,MATCH("達拉斯",$B$2:$B$33,0),3),"m/d/yy") |
| 3191 | 亞特蘭大 | 4/21/12 | ="紐奧良 = "&INDEX($A$2:$C$33,MATCH("紐奧良",$B$2:$B$33,0),1)& ", 發票日期: " & TEXT(INDEX($A$2:$C$33,MATCH("紐奧良",$B$2:$B$33,0),3),"m/d/yy") |
| 3293 | 亞特蘭大 | 4/25/12 | ="坦帕 = "&INDEX($A$2:$C$33,MATCH("坦帕",$B$2:$B$33,0),1)& ", 發票日期: " & TEXT(INDEX($A$2:$C$33,MATCH("坦帕",$B$2:$B$33,0),3),"m/d/yy") |
| 3331 | 亞特蘭大 | 4/27/12 | |
| 3350 | 亞特蘭大 | 4/28/12 | |
| 3390 | 亞特蘭大 | 5/1/12 | |
| 3441 | 亞特蘭大 | 5/2/12 | |
| 3517 | 亞特蘭大 | 5/8/12 | |
| 3124 | 奧斯丁 | 4/9/12 | |
| 3155 | 奧斯丁 | 4/11/12 | |
| 3177 | 奧斯丁 | 4/19/12 | |
| 3357 | 奧斯丁 | 4/28/12 | |
| 3492 | 奧斯丁 | 5/6/12 | |
| 3316 | 達拉斯 | 4/25/12 | |
| 3346 | 達拉斯 | 4/28/12 | |
| 3372 | 達拉斯 | 5/1/12 | |
| 3414 | 達拉斯 | 5/1/12 | |
| 3451 | 達拉斯 | 5/2/12 | |
| 3467 | 達拉斯 | 5/2/12 | |
| 3474 | 達拉斯 | 5/4/12 | |
| 3490 | 達拉斯 | 5/5/12 | |
| 3503 | 達拉斯 | 5/8/12 | |
| 3151 | 紐奧良 | 4/9/12 | |
| 3438 | 紐奧良 | 5/2/12 | |
| 3471 | 紐奧良 | 5/4/12 | |
| 3160 | 坦帕 | 4/18/12 | |
| 3328 | 坦帕 | 4/26/12 | |
| 3368 | 坦帕 | 4/29/12 | |
| 3420 | 坦帕 | 5/1/12 | |
| 3501 | 坦帕 | 5/6/12 |