尋找人員與連絡人

無論您只有少數幾個連絡人、數百個連絡人，或超過一千個連絡人，有時候您可能會想要搜尋連絡人，而不是捲動瀏覽冗長的連絡人清單。 您可以透過數種方式在 Outlook 中搜尋人員和連絡人。

您可以透過數種不同的方式搜尋連絡人。 您可以在任何 Outlook 資料夾中使用功能區上的 [搜尋人員] 方塊、在撰寫新郵件或會議邀請時搜尋，或在 Outlook 的 [人員] 窗格 (先前稱為 [連絡人] 資料夾) 中搜尋。

使用功能區上的 [搜尋人員] 方塊搜尋連絡人

這是尋找連絡人最快速簡便的方法。 將游標放在 [搜尋人員] 方塊中，然後開始輸入人員的名字或電子郵件地址的前幾個字母。 當您輸入時，Outlook 會持續縮小搜尋範圍。 例如，如果你輸入字母 t，Outlook 會回傳像 Tony、 Teresa 和 Tanya 這樣的配對。 如果你輸入 ta，Outlook 會進一步精簡成 Tanya。

在撰寫新郵件時搜尋連絡人

當您選取新郵件中的 [收件者]、[副本] 或 [密件副本] 按鈕時，Outlook 會顯示您的預設通訊錄。 如果你有 Exchange 或 Microsoft 365 帳號，那就是你組織的全域通訊錄。 如果您使用的是 POP 或 IMAP 帳戶，您會看到您的 [連絡人] 資料夾。

如果您有多個連絡人資料夾或通訊錄，您可以使用 [通訊錄] 底下的下拉式清單進行選擇。 當您這麼做時，您會看到依字母順序排序的連絡人清單 (依名稱排序)。

若要搜尋，請在 [搜尋] 方塊中輸入連絡人名稱的一部分，然後選取 [搜尋]。 您可以選取 [其他欄] 選項按鈕來依其他欄位搜尋，包括部門、電話和位置。 Outlook 傳回連絡人清單後，請按兩下您要新增到 [收件者] 方塊的連絡人，或選取連絡人，然後按一下 [收件者]、[副本] 或 [密件副本] 以將連絡人新增到個別的方塊中。

在 [人員] 窗格中搜尋連絡人

1. 選擇畫面底部的 [人員]。
   

2. 在連絡人清單上方，將游標置於 [搜尋連絡人] 方塊。
   

   注意

   連絡人清單頂端的 [搜尋連絡人] 方塊與位於 Outlook 功能區右上角的 [搜尋人員] 方塊不同。 [搜尋人員] 方塊只會搜尋名稱和電子郵件地址。 [搜尋連絡人] 方塊會搜尋電話號碼、地址、公司名稱等項目。

   

3. 輸入您要搜尋的人員名稱或其他資訊 — 例如電話號碼或公司名稱。

   秘訣

   您可以搜尋完整或部分資訊。 例如，如果您要搜尋的人員名稱為 Chris Preston，可以輸入完整的名稱或 “pre”，表示姓氏的前三個字元。

4. Outlook 會以卡片的形式顯示搜尋結果，顯示連絡人相片、電子郵件地址、公司或住家地址及電話號碼。 從搜尋結果中選擇您要找的人。

   注意

   當您輸入時，Outlook 會縮小其搜尋範圍。 例如，如果您輸入字母 J，Outlook 會傳回包含 John、James、Jack、Julian 和 Julie 的結果。 如果您輸入 Jul，Outlook 會傳回在任何欄位 (包括公司名稱、電子郵件地址和實際地址) 中包含 Julian 和 Julie 的結果。

縮小搜尋範圍

搜尋完整或部分資訊時得到太多結果嗎？ 請考慮精簡您的搜尋。 當您在 [人員] 索引標籤上選擇 [搜尋人員] 方塊，會隨即顯示 [搜尋工具] 索引標籤。

這裡有許多選項可協助您縮小搜尋範圍，包括 [搜尋工具] 索引標籤上的下列幾組選項：

• 範圍：變更您要搜尋的資料夾。
• 精簡：在連絡人資訊中搜尋有電話號碼或其他特定類型資訊的人員。
• 選項：使用先前的搜尋或變更進階搜尋選項。