在 Outlook 網頁版中使用郵件資料夾

適用於傳統版 Outlook 網頁版的指示

預設資料夾

根據預設，您的帳戶會帶有這些資料夾啟動：

• 收件匣：除非你設定收件匣規則將其導向其他資料夾，或被識別為垃圾郵件，否則收到的郵件會直接送到收件匣。 了解更多關於使用 Outlook 規則管理電子郵件的資訊
• 雜訊：幫助你根據過去處理來信的方式來篩選郵件。 開啟郵件時，郵件伺服器會記錄你閱讀或未閱讀的訊息。 你沒看到的訊息會被移到雜亂資料夾。
• 已寄件：預設情況下，你發送的每封訊息都會被放到你的已發送郵件資料夾。
• 已刪除的項目：當你刪除訊息時，它會被移到已刪除的項目資料夾。

在 Outlook 網頁版中，如果你在資料夾裡選擇「更多」，你會發現預設資料夾會被整理在「最愛」裡。 相同的預設資料夾也會列在你的個人資料夾中，並成為更長的資料夾清單的一部分，其中許多可能是你的管理員所建立的。 那些由您的系統管理員新增的資料夾包括：

• 草稿：如果你創建或回覆了訊息，但無法立即完成，該訊息會自動儲存到草稿資料夾。 你可以之後再回來編輯訊息，然後再發送。
• 垃圾郵件（Junk Email）：具有垃圾郵件特徵但在未被垃圾郵件過濾器封鎖且未抵達你信箱前的郵件，將自動移至此資料夾。 「了解垃圾郵件與釣魚」文章提供更多關於您的垃圾郵件（Junk Email）資料夾的資訊。
• 備註：這是一個唯讀資料夾。 您必須使用 Outlook 才能在此資料夾中建立或編輯項目。
• 對話紀錄：預設情況下，您在 商務用 Skype 中的所有對話都會被放入你的對話紀錄資料夾。

資料夾的捷徑功能表

當您選取一個資料夾，並以滑鼠右鍵按一下後，出現的捷徑 （內容） 功能表中包含大部分您可以在資料夾上執行的動作。 會顯示哪個捷徑，取決於你是在收藏夾還是個人資料夾裡選擇了資料夾。

[我的最愛] 資料夾

[我的最愛] 資料夾會顯示主要郵件資料夾。 快顯功能表中包括可在這些資料夾中最常使用或需要的選項。

• 向上 移動或 向下移動：使用以下選項之一將資料夾在資料夾階層中的位置移至更高或更低的位置。
• 從收藏夾移除：從收藏夾中移除。 從收藏夾移除資料夾並不會從你的個人資料夾中移除。
• 空資料夾：刪除資料夾內所有東西，包括子資料夾。
• 標記全部為已讀：將資料夾中的每一項標記為已讀。
• 指派政策：為資料夾中的訊息指派歸檔或保留政策。 如果你的管理員沒有啟用這個選項，可能無法使用。
• 權限：讓其他使用者存取你信箱中的資料夾。

個人資料夾

你的個人資料夾是你所有可用的郵件資料夾的集合。 附加至您的個人資料夾的快捷 （內容） 功能表比 [我的最愛] 資料夾的快顯功能表提供更多的選項。 然而，並非所有選項都適用於所有資料夾使用，某些選項可能因為系統管理權限而無法使用。

當您個人資料夾的捷徑選單有四個選項，而最愛資料夾的捷徑選單則沒有：

• 新資料夾：用來在你右鍵點擊的資料夾中建立一個新的子資料夾。

• 重新命名資料夾：給資料夾一個不同的名稱。 預設資料夾，例如收件匣資料夾，無法更改名稱。

• 新增到收藏夾：將目前資料夾) (連結加入你的收藏夾。

• 移動資料夾：會開啟視窗，讓你能將所選資料夾移到資料夾階層的新位置。 你也可以選擇並拖曳資料夾到新位置。

  注意

  您下次登入時，會按照字母順序排列您建立的資料夾。

建立資料夾

您可以在 Outlook.com 中建立新資料夾，以您想要的方式來整理郵件。 例如，您可以為某個特定專案建立資料夾、為某個使用者傳送的所有郵件建立資料夾，或是為您所屬通訊群組的所有郵件建立資料夾。

建立新資料夾

1. 選擇一個資料夾並右鍵點擊。 選擇 建立資料夾......。

   

   或者

   選擇一個資料夾並右鍵點擊。 在顯示的方框中輸入資料夾名稱。

2. 在 「建立新資料夾 」對話框中，輸入資料夾名稱並選擇 確定。

建立新的子資料夾

1. 在資料夾下方選取 更多。

   

2. 在您的個人資料夾中，使用滑鼠右鍵按一下要在其中新增子資料夾的資料夾，然後選取建立新的子資料夾。

3. 在新資料夾框中輸入子資料夾名稱並按下 Enter。

重新命名資料夾

1. 在資料夾下方選取 更多。

   

2. 在您的個人資料夾中，以滑鼠右鍵按一下您要重新命名的資料夾，然後選取 重新命名。

3. 為資料夾輸入名稱，然後按 Enter。

移動資料夾

您可以將資料夾拖曳到資料夾階層中的新位置，或您可以使用快顯功能表中的 移動 選項。

1. 在資料夾下方選取 更多。

   

2. 在您的個人資料夾中，以滑鼠右鍵按一下您要移動的資料夾，然後選取 移動。

3. 在隨即會開啟的 移動資料夾 視窗中，選取一個新資料夾將其移至此處，然後選取 移動。

您也可以使用滑鼠右鍵按一下您想要的上層資料夾，並選取 建立新資料夾 來建立新資料夾，并將資料夾移動到這個新資料夾中。 你可以根據自己選擇的條件，自動將收到的訊息移到特定資料夾。 學習如何 利用 Outlook 中的規則管理電子郵件

刪除資料夾

1. 在資料夾下方選取 更多。

   

2. 使用滑鼠右鍵按一下要刪除的資料夾或子資料夾，並選取 刪除。

3. 選取 OK 加以確認。

我的最愛

在 Outlook 網頁版中，收藏夾會自動包含以下資料夾：收件匣、雜亂、已送出的項目、已刪除的項目。 您可以在 [我的最愛] 中新增資料夾，使其更容易追踨對您最重要的資料夾。 將資料夾新增到 [我的最愛] 不會移動該資料夾，而是建立該該資料夾的連結。 新增到 [我的最愛] 資料夾仍然位於您的個人資料夾。

• 若要新增資料夾到 [我的最愛]，以滑鼠右鍵按一下 [個人資料夾] 底下的資料夾，然後選取 [新增至 [我的最愛]。
• 要重新整理資料夾，請選取一個資料夾，並將其拖曳到資料夾階層中的新位置。 或者右鍵點擊資料夾，然後選擇「往上移動」或「往下移動」。
• 要移除資料夾，請以滑鼠右鍵按一下您要從 [我的最愛] 中移除的資料夾，然後選取 從 [我的最愛] 中移除。 此動作只會移除該資料夾的連結；該資料夾仍會在您的個人資料夾中。

根據您組織的原則而定，您可能可以加公用資料夾到我的最愛。 關於如何在 Outlook 網頁版建立公開資料夾並將其加入收藏夾的資訊，請參閱建立並分享公開資料夾。

指派保留及封存原則

您可以使用封存原則和保留原則，在郵件停留於信箱中長達一段時間之後，自動移動或刪除郵件。 欲了解更多這些政策及如何指派，請參閱 Outlook 網頁版中的「指派保留標籤與歸檔政策」。

[刪除的郵件] 資料夾

當您刪除郵件時，被刪除的郵件會被移至 [刪除的郵件] 資料夾中。 你可以手動從資料夾中移除訊息，或設定 Outlook 網頁版在登出時自動清空已刪除資料夾。你的管理員也可能設定了政策，讓刪除物品資料夾中物品在預定天數後清空。

當您登出時清空 [刪除的郵件] 資料夾

1. 在螢幕頂端，按一下 設定。
2. 在 您的應用程式設定 項下選取 郵件。
3. 選擇 自動處理>訊息選項>，登出時清空已刪除的物品資料夾。
4. 點擊 儲存 。

想了解如何恢復已刪除的郵件，請參閱 Outlook 中的「恢復與還原已刪除項目」。

處理郵件

請使用Outlook 網頁版選單列上的指令，或設定規則，讓 Outlook 網頁版自動將郵件移到你收到的郵件資料夾。

使用自動處理郵件的命令

類似 整理 和 移至 等命令可讓您自動刪除或移動特定寄件者的郵件。 當你在收件匣中選擇郵件時，Outlook 網頁版選單列上會出現指令。

• 掃描：讓你能快速刪除收件匣中不需要的郵件。 當您選取某個郵件後，可以自動刪除該寄件者傳來的所有內送電子郵件、 只保留最新的電子郵件或者刪除十天以上的電子郵件。
• 移動到：讓你將訊息移到特定訊息，或自動將該寄件人的所有訊息移到另一個資料夾。

設定規則來自動處理郵件

使用規則來自動將收到的郵件移到資料夾中。

1. 在你的收件匣中，選擇一則你想指派規則的訊息，然後點選 Outlook 網頁版選單列。

   

2. 按一下 建立規則。 隨後便會開啟新的收件匣規則 對話方塊 （表單）。

   • 姓名：顯示寄件人姓名。
   • 當訊息抵達且符合上述所有條件時：預設為接收訊息設定三個條件。 選擇箭頭以選擇其他條件。 如果你想使用更多條件，請選擇 新增條件。
   • 請執行以下所有步驟：預設情況下，預設會設定三個預設動作之一。 選擇箭頭即可選擇其他行動。 如果你想新增另一個動作，請選擇 新增動作。
   • 除非符合以下條件：預設情況下，不會設定例外。 選擇箭頭以設定上述條件的例外。 如果需要多個例外，請選擇 新增例外 。
   • 停止處理更多規則：預設勾選該方框。 選取此項目後，後續的規則會被忽略，即使在訊息中套用該規則。

3. 按一下確定以儲存規則。 根據您的帳戶結構，您可能會收修改規則相關之警告。 如有需要，請諮詢您的系統管理員。