當你在 Microsoft 365 裡設定 SharePoint 時，Microsoft 365 裡，你大概有文件和檔案想加入你的團隊網站。 以下是一些你可以為網站添加不同類型內容的方法。
注意
關於如何設定 OneDrive 用於工作或學校及 Teams 網站以便兩者同時使用，請參見「設定 Office 365 檔案儲存與分享」。
本文內容
- 在開始之前
- 建立資料夾、函式庫和子網站
- 上傳文件、照片和檔案
- 考慮建立 SharePoint 的聯絡人、行事曆和試算表清單
- 考慮針對一般商業需求的 SharePoint 解決方案
- 幫助網站用戶找到你的內容
開始之前
在開始移動檔案之前，先檢查你在 Microsoft 365 裡 SharePoint 的儲存空間Microsoft 365。 欲查詢 Microsoft 365 中 SharePoint 儲存限制的資訊，請參閱 SharePoint 限制。
秘訣
重要的是要記得，在 Microsoft 365 中，Microsoft 365 中 SharePoint 的儲存限制 (你的團隊網站) 與電子郵件帳號) Exchange Online (的儲存限制不同。 欲了解更多關於信箱儲存限制的資訊，請參閱 Microsoft 365 Exchange Online 服務說明中的收件人部分。
下一步是分析你目前擁有的內容。 這包括文件、圖片、表格等等。
秘訣
在檔案總管中，依大小和日期搜尋現有檔案。 這能幫助你快速辨識最近使用過或非常大的檔案。
想想有多少內容是經常被使用，以及你是否想全部儲存在 Microsoft 365 裡。 就像搬到較小的房子一樣，目標是決定新地點能容納什麼。 舉例來說，如果你的組織現在使用超過Microsoft 365中Microsoft 365的儲存限制，你就必須做出以下決策：
- 你想搬哪些檔案？
- 你想購買更多儲藏空間嗎？
- 你是否應該規劃為網站提供成長空間？ (一定會)
如果您的組織規模龐大或複雜，建議邀請專家協助。 你可以在 Microsoft Pinpoint 找到可靠的協助。 Pinpoint 是全球企業快速且輕鬆找到認證 Microsoft 專家與專業服務的方式
建立資料夾、函式庫和子網站
在確定你想移動的內容後，思考你想如何組織它們。 你可以先將檔案上傳到團隊網站的文件庫。 整理內容是個好主意，尤其是當你預期最終會有大量檔案時。 隨著內容量增加，你可以建立額外的文件庫、表單庫和圖片庫來儲存這些內容。 你也可以為不同類型的文件或專案建立子網站。
欲了解更多如何規劃組織網站內容結構的資訊，請參閱「 團隊網站內容規劃」。
上傳文件、照片和檔案
要上傳檔案，如 Word 文件、PDF 檔案或 JPG 照片，請將它們上傳到圖書館或資料庫中的資料夾。
注意
目前 Microsoft 365 函式庫中，單一檔案最大可上傳至 SharePoint 的檔案大小為 2GB。 此外，你一次只能上傳100個或更少的檔案。
最佳做法取決於檔案數量。 先瀏覽目標函式庫，然後使用此表選擇一種方法：
| 檔案數量 | 上傳方法 |
|---|---|
| 單一文件 | 選擇 新文件>上傳現有檔案，然後在電腦上瀏覽該檔案。 |
| 許多文件與資料夾 | 在功能區的函式庫標籤中選擇「以檔案總管開啟」按鈕。 接著，使用檔案總管拖放檔案。 |
欲了解更多資訊，請參閱 「在函式庫中上傳、建立或刪除檔案」。
注意
有些檔案類型無法上傳到函式庫。 關於這些清單，請參閱「 無法加入清單或函式庫的檔案類型」。
考慮建立 SharePoint 的聯絡人、行事曆和試算表清單
每個企業都有各種形式的資料，例如行事曆、任務和試算表。 對於這類資料，你可以將內容移動或轉換成網站上的清單。 例如，你可以將商業聯絡人清單轉換成聯絡人清單。 此外，你也可以將行事曆轉換成 SharePoint Calendar，這是一種特殊的清單。
- 想學習如何在 Microsoft 365 的 SharePoint 中建立群組行事曆，請觀看這支影片： 影片：建立您自己的行事曆。
如果你現在使用 Microsoft Excel 試算表來追蹤資訊，你可以直接將這些試算表上傳到 Microsoft 365 中的 SharePoint 文件庫。 或者，你也可以匯入試算表，作為 SharePoint 清單。 由於許多人可以同時更新清單，SharePoint 清單有助於促進協作。 你可以建立不同的清單檢視，精確呈現你想要的資訊。
- 想了解更多關於使用清單的資訊，請參閱 「訓練：建立並設定清單」。
考慮針對一般商業需求的 SharePoint 解決方案
另一種移動內容的方式是使用 SharePoint 解決方案來更好地管理現有任務。 舉例來說，大多數組織都希望捕捉並分享員工的日常知識。 你網站上的維基頁面可能非常適合這種分享。
本表描述了能協助您管理業務流程的 SharePoint 功能。
| 業務流程 | 描述 |
|---|---|
| 利用維基分享團隊知識並進行協作 | 維基是特殊的網站，由一群用戶共同創建並維護資訊。 維基可以是捕捉和分享流程資訊或對你工作重要的一般參考資訊的絕佳工具。
|
| 將資源排程移至 SharePoint 群組行事曆 | 團體行事曆是安排公共資源的好方法，例如會議室、視聽設備等。 因為群組行事曆存在於 Microsoft 365 網站的 SharePoint 上，團隊中的每個人都可以輕鬆地在 SharePoint 或 Outlook 上查看。
|
| 將資料庫程式轉換為 Access 應用程式 | 你可以使用 Microsoft Access 2013 設計並發布資料庫，然後建立 Access 應用程式，在你的團隊網站上使用該資料庫。 |
| 用工作流程自動化業務流程 | 工作流程自動化並追蹤業務流程中的關鍵任務。 它們非常適合處理審核流程或收集回饋等任務。 |
幫助網站用戶找到你的內容
當你把文件和檔案移到你的團隊站後，告訴其他網站使用者。 你可以提供多種不同的方式，讓他們在網站上找到內容。
這張表說明了你可以使用的各種方法。
| 方法 | 描述 |
|---|---|
| 使用搜尋來尋找內容 | 在 Microsoft 365 網站上尋找 SharePoint 內容最簡單的方法是使用搜尋功能。
|
| 設定清單與函式庫的檢視，使內容可被發現 | 你可以選擇出現在視圖中的元素。 例如，在一個檢視中，你可能會顯示標題和作者。 在另一種視角，你可能只想顯示某個日期之後新增的項目。
|
| 自訂網站導航 | 你可以自訂團隊網站的導覽，讓網站使用者更容易找到內容。
|
| 離線時搜尋線上內容 | 你可以在離線時使用 OneDrive 工作、上學或 Outlook 搜尋 Microsoft 365 網站 SharePoint 上的內容
|
| 追蹤內容更新 |
|
想了解更多如何幫助網站用戶輕鬆找到內容，請參閱規劃指南文章 《規劃你的團隊網站的內容 規劃》。
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