如何使用 Word 中的郵件合併功能來建立並列印使用Excel工作表資料的格式信件

摘要

本文說明如何利用 Microsoft Word 的郵件合併功能，利用 Microsoft Excel 工作表的資料來建立和列印格式信件。

 當你使用 Word 郵件合併功能時，Word 會將主文件與收件人清單合併，產生一組輸出文件：

  • 主文件包含所有輸出文件中相同的基本文字。 它可能包含信頭、文字，以及合併欄位中的指令，用於插入文字 (，例如收件人姓名和地址) ，這些內容會因輸出文件而異。

  • 收件人清單是一個包含將要合併到輸出文件的資料的資料庫。 例如，收件人清單是 Microsoft Access 資料庫檔案或 Excel 工作表。

    這個資料庫通常是姓名、地址、電話號碼及其他類別個人資訊的清單。

  • 輸出文件是郵件合併的結果。 輸出文件中的文字可以在所有輸出文件中相同，但你可以對特定文件套用格式。

步驟 1：設定 Excel 資料檔案

在使用郵件合併精靈之前，請確保你的 Excel 工作表結構良好。 請注意以下資料表的要求：

  • 第一列應包含每欄的欄位名稱——例如，標題、稱呼、名字、中間名、姓氏、地址1和地址2。
  • 每個欄位名稱都應該是唯一的。
  • 每一列都應該提供關於特定物品的資訊。 例如，在郵件列表中，每一列可能包含特定收件人的資訊。
  • 表格中不應有空列。

建立你的 Excel 資料檔案，然後依照你想用來寫信件的欄位來整理，如以下範例資料檔所示。

  建立完 Excel 資料檔案後，先儲存，然後關閉資料檔案。

欲了解更多如何建立郵件合併地址清單的資訊，請點擊以下文章編號以瀏覽 Microsoft 知識庫中的文章：

294688 如何在 2002 Word 及後續版本中設計與設置郵件合併地址清單Word

步驟2：設定主文件

  1. 在 Microsoft Office Word 2003 及早期版本的 Word 中，請在工具選單中指向信件與郵件，然後點擊郵件合併精靈。

    在 Microsoft Office Word 2007 中，請在郵件標籤頁的「開始郵件合併」群組中點選「開始郵件合併」，然後點擊「逐步郵件合併精靈」。

  2. 在 選擇文件類型中，點選 信件。

    活動文件成為主要文件。 主文件包含每個合併文件版本相同的文字與圖形。 例如，寄信地址和格式信中的稱呼在每個版本中都是相同的。

  3. 點擊 下一頁：開始文件。

  4. 請使用下列其中一種方法：

    • 從目前文件視窗中顯示的文件開始。 要做到這點，請點擊 使用目前的文件。

       你可以在文件視窗中輸入信件，或等到精靈在後續步驟提示你輸入。

    • 從範本開始。 若要這麼做，請按照下列步驟進行：

      1. 點擊 從範本開始。

      2. 點選 選擇範本。

      3. 在郵件合併標籤中，選擇你想要的範本，然後點擊確定。

    • 從現有的文件開始。 若要這麼做，請按照下列步驟進行：

      1. 點擊 從現有文件開始。
      2. 在「 從現有開始 」框中，選擇你想要的文件，然後點擊開啟。
      3. 如果看不到文件，請點選 更多檔案，然後點擊開啟。 在「開啟」對話框中，找到你想要的文件，然後點擊「開啟」。

  5. 按 [下一步: 選取收件者]。

步驟 3：指定 Excel 資料來源

  1. 在 選擇收件人中，點選 使用現有清單。

  2. 按一下 [瀏覽]。

  3. 在 「選擇資料來源 」對話框中，找到並點擊你想使用的 Excel 工作表。

     預設情況下，Word 會打開「我的資料來源」資料夾。

  4. 按一下 [開啟]。

  5. 如果你的 Excel 工作表包含多個分頁的資訊，請選擇包含你想要資訊的分頁，然後點擊確定。

  6. 資料來源中的所有條目都會出現在郵件合併收件人對話框中。 在這裡，你可以細化收禮者名單，以納入合併。

步驟四：選擇收件人

  1. 在郵件合併收件人對話框中，選擇你想包含的收件人。 若要解決此問題，請使用下列其中一種方法：

    • 請使用勾選框指定收件人。

       這個方法適用於較短的清單。 點擊你想包含收件人旁邊的勾選框，然後點選你想排除收件人旁的勾選框。

      注意：如果你知道要包含大部分清單，請點擊「全部選擇」，然後點擊清除特定紀錄。 同樣地，如果你只想在列表中包含少數紀錄，請點選「全部清除」，然後選擇你想要的紀錄。

    • 在清單中排序項目。

       如果你想以字母或數字順序查看項目，這個方法很有用。 點擊你想排序的元素欄位標題。 例如，如果您想要依姓氏的字母順序來顯示清單，請按一下 [姓氏] 欄位標題。

    • 篩選清單中的項目。

       如果清單包含你知道不想看到或不希望合併的紀錄，這種方法很有用。 篩選完清單後，你可以使用勾選框來包含或排除紀錄，如前所述。 要篩選名單，請依照以下步驟操作：

      1. 點擊你想篩選的元素欄位標題旁的箭頭。

      2. 執行下列任何一項操作：

        • (空白) ：此選項顯示所有對應欄位為空白的紀錄。
        • (非空白欄位) ：此選項顯示所有記錄中對應欄位包含資訊。
        • 如果資料來源包含相同資訊的紀錄，且欄位中有 10 個或更少的獨特值，你可以依特定資訊進行篩選。 例如，如果有多個地址列出澳洲為該國，你可以依澳洲篩選。

    • [合併列印收件者] 對話方塊只會顯示指定的記錄。 若要再次顯示所有記錄，請按一下 [(全部)]。

    記事​​

    • 若要進行進階排序與篩選，請點擊任一欄位名稱旁的箭頭，然後點選 (進階) 。 使用篩選紀錄和排序紀錄分頁來設定你想要的排序或篩選查詢。
    • 如果您已安裝地址驗證軟體，請在郵件合併收件人對話框中點擊「驗證」以驗證收件人地址。

  2. 點擊確定可返回郵件合併精靈。

     Word 會使用你指定的合併收件人。

  3. 點擊 下一步：寫你的信。

步驟五：完成信件並加入合併欄位

如果你還沒這麼做過，請在主文件的每個格式信中輸入你想出現的文字。

插入合併欄位

在你想合併資料來源姓名、地址及其他資訊的地方插入合併欄位。 要插入合併欄位，請依照以下步驟操作：

  1. 在主文件中，點選你想插入欄位的位置。

  2. 插入下列任一項：

    • 含有名稱、地址與其他資訊的地址區塊：

      1. 按一下 [地址區塊]。

      2. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中，選取要包含的地址元素及格式，然後按一下 [確定]。 如需選項的幫助，請點擊問號，然後點擊該選項。

      3. 如需選項的幫助，請點擊問號，然後點擊該選項。 如果出現「匹配欄位」對話框，Word 可能無法找到該地址區塊所需的部分資訊。 點擊旁邊的箭頭
        () 無法使用 ，然後從你的資料來源中選擇與郵件合併所需欄位相符的欄位。

    • 問候專線：

      1. 點擊「問候熱線」。

      2. 選擇包含問候語、姓名格式及後續標點符號的問候行格式。

      3. 在 Word 無法解讀收件人姓名的情況下，選擇你希望出現的文字。 例如，當資料來源中沒有收件人的名字，只有公司名稱時，Word 無法解讀該名稱。

      4. 按一下 [確定]。

      5. 如果出現配對欄位對話框，Word 可能找不到該問候台詞所需的部分資訊。 點擊 (不可用) 旁的箭頭，然後從你的資料來源中選擇與郵件合併所需的欄位相符的欄位。

    • 其他資訊領域：

      1. 點擊更多項目。

      2. 請使用下列其中一種方法：

        • 點擊「地址欄位」可從地址欄位中選擇，這些欄位會自動對應到你資料來源中的對應欄位，即使資料來源的欄位名稱與你的欄位不同。
        • 點擊「資料庫欄位」可從總是直接從資料庫欄位取資料的欄位中選擇。

      3. 在 [欄位] 方塊中，按一下您想要的欄位。

      4. 按一下 [插入]，然後按一下 [關閉]。

      5. 如果出現「匹配欄位」對話框，Word 可能找不到插入欄位所需的部分資訊。 點擊「 不可用 () 」旁的箭頭，然後從你的資料來源中選擇與郵件合併所需的欄位相符的欄位。

        注意：如果您從資料庫欄位清單中插入欄位，且後來切換到欄位不相同，Word 無法將該欄位資訊插入合併後的文件中。

    • 電子郵資：

      要新增電子郵資，您必須先安裝電子郵資系統，例如可從網路第三方供應商購買的系統。 使用電子郵資請遵循以下步驟：

      1. 點擊電子郵資。

         如果您尚未安裝電子郵資系統，Word 會提示您安裝，並提供連接以下 Microsoft Office 網站的服務：
        線上印刷郵資
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

      2. 依照程式說明填寫郵資。

    • 要新增電子郵資，您必須先安裝電子郵資系統，例如可從網路第三方供應商購買的系統。 使用電子郵資，請依照以下步驟操作：郵政條碼：您必須選擇支援 POSTNET 條碼的信件或信封類型。 要使用郵政條碼，請依照以下步驟操作：

      1. 點擊 郵遞條碼。

      2. 在 「插入郵政條碼 」對話框中，選擇適當的地址欄位。

        注意：郵政條碼選項僅在使用美國版 Word 時出現。

      3. 對你想插入的所有欄位重複步驟 a 和 b。 注意：

        • 你無法在插入選單中輸入合併欄位字元 (“ ”) ，也無法使用符號指令插入。
        • 如果合併欄位出現在大括號內，例如 { MERGEFIELD City }，Word 顯示的是欄位代碼而非欄位結果。 這不會影響合併，但如果你想顯示結果，請右鍵點擊欄位代碼，然後在快捷鍵選單中點擊切換欄位代碼。

      例如，使用先前展示的範例資料庫，您的信件可能會包含 AddressBlock 和 GreetingLine 欄位，因此您的首頁呈現如下：
      2002年2月26日

      地址區塊

      問候專線

      請在此輸入您的信件。

      順頌商祺

      在這裡輸入你的名字

    注意：您也可以使用郵件合併工具列插入合併欄位、操作郵件合併主文件，或執行郵件合併。 要顯示郵件合併工具列，請在工具選單中指向 信件與郵件， 然後點選 「顯示郵件合併工具列」。

    郵件合併工具列提供了郵件合併精靈工作窗格中未包含的額外指令。 例如，你可以使用郵件合併工具列中的 Insert Word 欄位選單，插入 Word 欄位來控制合併流程。 例如，你可以插入一個 IF 欄位，只有當特定合併欄位有指定值時才會插入文字。

    或者，您也可以點擊「檢查錯誤」，讓 Word 執行郵件合併並回報主文件中的任何錯誤。

變更合併資料的格式

若要格式化合併資料，必須在主文件中格式化合併欄位。 不要在資料來源中格式化資料，因為當你將資料合併到文件時，格式不會被保留。 要更改合併資料的格式，請依照以下步驟操作：

  1. 在主文件中，選擇包含你想格式化的資訊欄位，包括) (<<>> 的合併欄位字元。

  2. 在 Word 2003 及早期版本的 Word 中，請在格式選單中點選字型，然後選擇你想要的選項。

    在 Word 2007 中，點選主頁字型群組主題字型框中你想要的選項。

使用欄位代碼格式化

若要控制其他格式化，按 ALT+F9 顯示欄位代碼，然後在合併欄位中新增開關。 當你處理場時，開關是一種特殊指令，會觸發特定動作。 一般來說，欄位會新增開關來修改結果。

開關的使用範例如下：

  • 若要將數字 34987.89 顯示為 $34,987.89，請加上數字畫面開關 (\#) 。
  • 若要列印大寫客戶名稱，請加上格式切換 (\*) 。
  • 為了確保合併後的資訊字體和點大小與你套用在合併欄位時相同，請在 (\*) 新增 Charformat switch 。

步驟六：儲存文件

完成主文件並插入所有合併欄位後，務必先儲存文件再繼續。 若要這麼做，請按照下列步驟進行：

  1. 在 Word 2003 及早期版本的 Word 中，請在檔案選單中點擊另存為。

    在 Word 2007 中，點選 Microsoft Office 按鈕，然後點選另存為。

  2. 為文件命名，然後點選儲存。

  3. 點擊 下一頁：預覽您的來信。

步驟七：預覽信件並 Fine-Tune 收件人名單

當精靈顯示「步驟 5 郵件合併」工作窗格時，會替換主文件中包含收件人列表第一條目文字的合併欄位。因此，你可以看到你的第一個輸出文件會是什麼樣子。

 例如，如果你繼續使用前面展示的範例資料庫，首頁應該會像點擊 「下一頁：預覽你的信件」後的下一頁：

2002年2月26日

安德魯·富勒
首都路西908號
塔科馬 98401

 親愛的安德魯·富勒，

請在此輸入您的信件。

順頌商祺

在此輸入您的姓名 欲預覽更多條目，請使用以下方法之一：

  • 要依序預覽物品，請點擊左或右箭頭按鈕。
  • 要找到並預覽特定物品，請點擊 「尋找收件人」，然後在「尋找輸入」對話框中輸入搜尋條件。

如果你願意，可以微調收件人名單。 若要解決此問題，請使用下列其中一種方法：

  • 若要將特定收件人排除在合併操作之外，請點擊 「排除此收件人」。
  • 若要變更收件者清單，請按一下 [編輯收件者清單]，然後在 [合併列印收件者] 對話方塊中進行變更。

步驟八：完成合併

要完成合併，請使用以下任一方法。

個人化個別字母

要個人化個別項目，你先完成合併，然後編輯你想要的資訊。 若要這麼做，請按照下列步驟進行：

  1. 點擊 編輯個別字母。

  2. 在 「合併到新文件 」對話框中，選擇你想合併的紀錄。

  3. 按一下 [確定]。

     Word 會建立並開啟一個新的合併文件。 你的主文件也會保持開啟狀態，如果你想更改所有文件，可以切回主文件。

  4. 滑到你想編輯的資訊，然後再做修改。

  5. 列印或儲存文件就像一般文件一樣。

列印信件時，請使用以下方法之一：

  • 如果你將項目個人化且合併文件仍在運作，請依照以下步驟操作：

    1. 在 Word 2003 及早期版本的 Word 中，請在檔案選單中點擊列印。

      在 Word 2007 中，點擊 Microsoft Office 按鈕，然後點擊列印。

    2. 選取您想要的選項。

  • 如果您想直接從郵件合併精靈列印，請遵循以下步驟：

    1. 在郵件合併精靈的第 6 步 (完成合併) ，點擊列印。

    2. 在 「合併到印表機 」對話框中，請使用以下其中一種方法，然後點擊確定：

      • 要列印所有文件，請點擊全部。
      • 要列印文件視窗中看到的文件，請點擊 「目前記錄」。
      • 要列印一系列文件，請點擊「From」，然後在「From」和「To」欄位輸入記錄號碼。

    3. 在列印對話框中，選擇你想要的選項。

將合併後的字母保存以備後用

如果你想編輯合併後的信件或保存以備後用，可以將它們收集成一份文件。 若要這麼做，請按照下列步驟進行：

  1. 點擊 編輯個別字母。

  2. 在 「合併到新文件 」對話框中，請使用以下其中一種方法，然後點擊確定：

    • 要合併所有文件，請點擊「全部」。
    • 若要只合併文件視窗中看到的文件，請點擊 「目前記錄」。
    • 要合併一系列文件，請點擊「From」，然後在「From」和「To」欄位輸入記錄號碼。

  3. Word 會開啟一個包含所有字母的新文件。 接著你可以像保存一般文件一樣保存文件以備後用。

參考資料

如需詳細資訊，請按一下下面的文章編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文章：

318117 如何利用 Excel 工作表中的地址在 Word 中建立標籤

318115 2002 Word 如何利用 Access 資料庫資訊建立格式信

318112 如何利用 Access 2002 資料庫中的位址在 Word 2002 中建立標籤

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290408 2002 Word 郵件合併常見問題

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