本文是針對使用螢幕閱讀程式（如 Windows Narrator、JAWS 或 NVDA）搭配 Windows 工具或功能及 Microsoft 365 產品的人。 本文是協助工具說明與學習內容集的一部分，您可以在我們的應用程式上找到更多協助工具資訊。 如需一般協助，請造訪 Microsoft 支援服務。
用Excel搭配鍵盤和螢幕閱讀器來完成Excel裡的基本任務。 你將學會如何開啟應用程式、建立新工作簿以插入資料、建立簡單公式、排序或篩選資料，以及新增圖表來展示資料的意義。
注意
若要深入了解螢幕助讀程式，請移至如何在 Microsoft 365 使用螢幕助讀程式。
本主題內容
- 開啟 Excel
- 建立新活頁簿
- 輸入資料
- 使用自動加總新增資料
- 建立簡單公式
- 套用數值格式
- 篩選或排序表格中的資料
- 計算表格中的數字
- 將資料當成表格設定格式或醒目提示
- 在圖表中呈現資料
- 第一次保存你的作品
- 列印工作
開啟 Excel
要開啟 Excel，請執行以下其中一項：
- 按下 Windows
鍵，輸入 Excel，然後按下 Enter。
Excel 會打開至 首 頁，您可以選擇新工作簿的範本或開啟現有的範本。 - 在你的裝置或你使用的檔案儲存上，切換到你想開啟的 Excel 工作簿，按下 Enter 鍵。 工作簿以 Excel 開啟。
- 按下 Windows
建立新活頁簿
Excel 檔案稱為「活頁簿」。 每份活頁簿都有工作表，通常稱為「試算表」或「工作表」。
秘訣
您可以在活頁簿中新增任意數目的工作表，或是建立新的活頁簿以分別保存資料。 要將新工作紙加入工作簿，請按 Shift+F11。
要開始使用空白工作簿範本建立新工作簿，請執行以下其中一項：
- 開啟 Excel。 你停在 首 頁。 按 Alt+H、 Y，然後按 3。
- 如果你已經在編輯工作表，請按 Ctrl+N。
輸入資料
當你輸入資料到試算表時，你會處理列、欄和儲存格。 儲存格是根據它們在工作表中列和欄中的位置來參考，因此 A1 位於 A 欄的第一列。在新工作表中，A1 格是預設選擇。
若要選取您要開始輸入資料的空白儲存格，請按方向鍵。 當你在工作簿中移動到儲存格時，你會聽到儲存格 (列) ，如果儲存格是空的，則會說「空白」。 如果儲存格有內容，你就會聽到內容和儲存格的參考。
秘訣
在旁白中，按旁 白 鍵+Alt+N 可切換格子參考是先出現，還是在「空白」或說出資料後。 旁白鍵依鍵盤配置為 Caps Lock 或 Insert。
在儲存格中，輸入文字或數字。
要輸入該儲存格的內容並移動到欄位的下一個儲存格，請按 Enter。 要移動到下一列的儲存格，請按 Tab 鍵。 你也可以用 方向鍵 。
使用自動加總新增資料
你可以使用 自動加總 功能快速新增你在試算表中輸入的數字。
選取您要放置總計的儲存格。 這通常位於你新增數字的右側或下方。
要在儲存格中輸入 自動加和 功能，請按 Alt+H、 U，然後按 S。
秘訣
你可以更改自動 加總 功能中選取的儲存格。 若要選取您想要相加的儲存格範圍，請按住 Shift 鍵並按方向鍵。
當你確認 自動加和 函數正在為你想要的儲存格產生公式後，按下 Enter。 AutoSum 會將選取的儲存格中的數字相加，總數會分配到你所選的儲存格。
要聽到 自動加和 計算結果，請回到包含 自動加和 函數的儲存格。 你會聽到數字，「有公式」，還有儲存格的參考。
建立簡單公式
您可以輸入簡單的公式，來將工作表中的數字相加、相減、相乘或相除。 你透過結合儲存格參考，例如B4或D6 () ，這些格子包含你想用數學運算子計算的數字，來建立公式。
注意
運算子有加法的加號 (+)、減法的減號 (-)、乘法的星號 (*) 以及除法的斜線 (/)。
選取您要放置公式計算結果的儲存格。 這通常位於你計算數字的右側或下方。
輸入等號 (=)。 Excel 公式總是以等號開始。
若要建立公式，請輸入儲存格參照 (如 B4 或 D6) 和數學運算子的組合。 例如，=B4+B5、=B4-B5、=B4*B5、或=B4/B5。
秘訣
為了快速計算，你可以在公式中輸入數字，例如20+10=、=20-10、=、=20*10或=20/10。
完成後，按下 Enter。 數字會被計算出來，結果會進入你選擇的儲存格。
秘訣
如果你想讓游標停留在活動格，請按 Ctrl+Enter。
套用數值格式
若要區別不同類型的數字，您可以加上貨幣、百分比或日期等數字格式設定。
選取儲存格，其中包含您要設定格式的數字。
要將焦點移到數字格式選單，請按 Alt+H、 N。
按 Alt+Down方向鍵 展開選單。
按 下箭頭 鍵直到聽到你想要的數字格式，然後按 Enter 鍵將選取的格式套用到所選儲存格。
秘訣
- 如果你想要的數字格式不在選單中，請在瀏覽可用格式時按下 M。 格式化對話框中的數字標籤會打開。
- 要瀏覽可用的數字格式清單，先按一次 Tab 鍵，然後按 下 或 上方向鍵 直到找到想要的格式，接著按下 Enter。
篩選或排序表格中的資料
當你從表格中的資料建立表格時，你可以快速以多種方式分析資料，包括快速篩選或排序。
關於如何篩選和排序表格資料的詳細說明，請參考「 使用螢幕閱讀器在 Excel 中排序或篩選表格」。
篩選表格中的資料
- 要選擇你想分析的表格資料組，請選擇第一個儲存格。 接著，若要移動到最後一格資料， (通常是) 格群的相反角落，按住 Shift 鍵並按 方向 鍵。
- 要開啟快速分析工具，請按 Ctrl+Q。
- 要進入 表格 分頁，請按 T。
- 要選擇 表格 格子，先按一次 Tab 鍵，然後按 Enter。 已將您選取的資料格式設為表格。 已新增欄標題，並以交替色彩設定列的格式。
- 若要依欄位內容過濾資料表中的資料，請移到包含你想篩選的資料欄位的標題。
- 按 Alt+下箭頭 鍵開啟篩選選單，然後按 Tab 鍵直到聽到「手動篩選」。重點放在預設勾選的「 全收」 勾選框上。
- 要清除 「全部」 勾選框，請按 空白鍵。
- 要瀏覽篩選選項，按 向下箭頭 鍵，選擇包含你想篩選的資料的核取方塊，按 空白鍵。
- 要套用濾鏡選擇，請按 Enter。
- 如果你想移除過濾器並重新顯示所有資料，請重複步驟 5 和 6，然後按空白鍵勾選 「全部」 勾選框。 按 Enter 鍵即可套用變更。
排序表格中的資料
在表格中，將焦點移到你想排序的欄位標頭，然後按 Alt+向下箭頭 鍵。
執行下列其中一個動作：
- 若要將數字從最小到最大排序，或從 A 到 Z 的文字，請按 S。
- 若要將數字從大到小排序，或從 Z 到 A 的文字，請按 O。
計算表格中的數字
透過快速分析工具，你可以快速計算數字。 無論是總和、平均還是計數，Excel 會在表格中顯示計算結果的下方或旁邊。
- 若要選取您要當成表格計算的資料群組，請選取第一個儲存格。 接著，若要移動到最後一格資料， (通常是) 格群的相反角落，按住 Shift 鍵並按 方向 鍵。
- 要開啟快速分析工具，請按 Ctrl+Q。
- 要移動到 總計 分頁，按 O 鍵，再按一次 Tab 鍵。
- 要瀏覽表格中水平或垂直資料的計算選項，請按 右箭頭 鍵。
- 要選擇計算選項，請按 Enter。 隨即依指定方式計算選取的資料群組。
- 若要聽到計算結果，請逐一選取包含公式的儲存格。 你會聽到公式結果、格子參考，以及格子裡包含一個公式。
將資料當成表格設定格式或醒目提示
條件式格式設定或走勢圖可以醒目提示您最重要的資料或是呈現資料趨勢。 您可以使用快速分析工具快速套用這些醒目提示。
若要利用條件式格式設定或走勢圖，選取您想要醒目提示的資料群組，請選取第一個儲存格。
接著，若要移動到最後一格資料， (通常是) 格群的相反角落，按住 Shift 鍵並按 方向 鍵。
要開啟快速分析工具，請按 Ctrl+Q。
執行下列其中一個動作：
- 要移動到 格式標籤 ，請按 F。
- 要進入 Sparklines 選單，請按 S。
要進入 Tab 鍵，按一次 Tab 鍵。 要瀏覽格式或火花線選項，請按 右 鍵或 左箭頭 鍵。
要選擇格式或火花線選項，請按 Enter。 隨即依指定方式計算您選取的資料群組。
注意
想了解更多如何使用 sparklines，請參考 「利用 sparklines 分析數據趨勢」。
在圖表中呈現資料
快速分析工具會建議特定的圖表，並快速建立資料的視覺呈現效果。
- 若要選取您要以圖表呈現的數字和標籤群組，請選取第一個儲存格。 接著，若要移動到最後一格資料， (通常是) 格群的相反角落，按住 Shift 鍵並按 方向 鍵。
- 要開啟快速分析工具，請按 Ctrl+Q。
- 要移動到 圖表 分頁，按 C 鍵，然後再按一次 Tab 鍵。
- 要瀏覽圖表選項，請按 右 鍵或 左箭頭 鍵直到聽到你想要的選項，然後按 Enter 鍵選擇圖表類型。
呈現所選取群組的圖表會以內嵌物件的形式新增至工作表。
注意
如需更詳細的圖表操作資訊，請參閱「 使用螢幕閱讀器建立圖表並在 Excel 中選擇圖表」、「 使用螢幕閱讀器建立樞紐分析表或樞紐分析圖」，或「 建立推薦圖表的圖表」。
第一次保存你的作品
- 按 Ctrl+S 儲存你的工作簿。 「 儲存此檔案 」對話框會打開。
重點放在 檔案名稱 文字欄位。 - 輸入作業簿名稱。
- 要選擇儲存工作簿的位置，請按住 Tab 鍵直到聽到「選擇地點」，接著是預設位置。
- 按 Alt+Down箭頭 鍵即可開啟可用地點列表。
- 按 下鍵 直到聽到你想去的地點名稱，然後按 Enter。
- 要儲存檔案，按住 Tab 鍵直到聽到「儲存按鈕」，然後按 Enter。
列印工作
你可以輕鬆地用 Excel 列印你的作品。 關於如何在 Excel 中列印或更改列印設定的詳細說明，請參閱 「使用螢幕閱讀器列印 Excel 工作簿」。
- 要開啟 列印 選單，請按 Ctrl+P。
重點放在 列印 按鈕上。 - 按 Tab 鍵或 Shift+Tab 可瀏覽列印設定，例如複印數量、方向及頁面大小。
- 要更改設定，按 下鍵 展開選項列表，按 上 鍵或 下鍵 來瀏覽清單，然後按 Enter 鍵選擇選項。
- 當列印設定符合你的需求時，按 Tab 鍵或 Shift+Tab 直到聽到「列印按鈕」，然後按下 Enter。
另請參閱
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