您可以變更外部資料範圍的屬性，以控制透過外部資料來源連線匯入至工作表的資料，例如資料庫、Web 查詢或文字檔。
深入了解外部資料範圍及其屬性
外部資料範圍是定義的名稱或表格名稱，用來定義要帶入工作表之資料的位置。 當您連接到外部資料時，Excel 會自動建立外部資料範圍。 唯一的例外是連線至資料來源的樞紐分析表 - 樞紐分析表不會使用外部資料範圍。 在 Excel 中，您可以設定外部資料範圍的格式並配置，或在計算中使用它，就像處理任何其他資料一樣。
外部資料範圍屬性
外部資料範圍還有其他屬性， (請勿與可用於控制資料的) 查詢或連線屬性混淆，例如儲存格格式設定和欄寬的保留。 您可以按一下 [資料] 索引標籤上 [連線] 群組中的 [內容]，來變更這些外部資料範圍屬性。然後執行下列操作來進行變更：
- 針對從 Microsoft Query 和資料連線精靈建立的外部資料範圍，請使用 [ 外部資料屬性 ] 對話方塊。
- 對於從匯入的文字檔或擷取 HTML 資料的 Web 查詢建立的外部資料範圍，請使用 [ 外部資料範圍屬性] 對話方塊。
- 對於從擷取 XML 資料的 Web 查詢建立的外部資料範圍，請使用 [XML 對應屬性 ] 對話方塊。
尋找外部資料範圍
- 選取要在其中搜尋外部資料範圍的工作表。
- 在資料編輯列上，按一下 [名稱] 方塊旁的箭號，然後按一下您想要的外部資料範圍名稱。
變更外部資料範圍的名稱
- 選取 [ 公式>名稱管理員]。
- 在 [ 名稱管理員 ] 對話方塊中，按一下外部資料範圍的名稱，然後按一下 [編輯]。 您也可以按兩下名稱。
- 在 [編輯名稱 ] 對話方塊中，在 [ 名稱 ] 方塊中輸入參照的新名稱。
注意
[ 關閉 ] 按鈕只會關閉 [名稱管理員 ] 對話方塊。 您不需要按一下 [ 關閉 ] 來認可已進行的變更。
變更外部資料範圍的基礎查詢
您可以變更從 Microsoft Query、匯入的文字檔、Web 查詢或資料連線精靈建立之外部資料範圍的基礎查詢。
變更從 Microsoft Query 建立之外部資料範圍的基礎查詢
- 按一下外部資料範圍中您要變更基礎查詢的儲存格。
- 選取 [資料>屬性]。
- 在「外部資料內容」對話方塊中，按一下「連線內容內容
」。 - 在 [ 連線屬性 ] 對話方塊中，按一下 [ 定義 ] 索引標籤，然後按一下 [ 編輯查詢]。
如需在 Microsoft Query 中建構和編輯查詢的詳細資訊，請參閱 Microsoft Query 說明。
變更從匯入文字檔建立之外部資料範圍的基礎查詢
- 按一下外部資料範圍中您要變更基礎查詢的儲存格。
- 選取 [ 資料>連線] & [查詢>連線 ] 索引標籤，以滑鼠右鍵按一下您想要的連線，然後選取 [屬性]。
- 在 [ 連線屬性 ] 對話方塊中，按一下 [ 定義 ] 索引標籤，然後按一下 [ 編輯查詢]。
- 在 [ 匯入文字檔 ] 對話方塊中，按一下 [ 匯入]。
- 在 [文字匯入精靈] 中變更匯入的文字檔，然後按一下 [完成]。
如需匯入文字檔的詳細資訊，請參閱 匯入或匯出文字檔。
變更從 Web 查詢建立之外部資料範圍的基礎查詢
- 按一下外部資料範圍中您要變更基礎查詢的儲存格。
- 選取 [資料>屬性]。
- 選取 [ 資料>連線] & [查詢>連線 ] 索引標籤，以滑鼠右鍵按一下您想要的連線，然後選取 [屬性]。
- 在 [ 連線屬性 ] 對話方塊中，按一下 [ 定義 ] 索引標籤，然後按一下 [ 編輯查詢]。
- 在 [編輯 Web 查詢 ] 對話方塊中變更 Web 查詢，然後按一下 [ 完成]。
如需建立和編輯 Web 查詢的詳細資訊，請參閱 連線至網頁。
變更使用 [資料連線精靈] 所建立之外部資料範圍的基礎查詢
按一下外部資料範圍中您要變更基礎查詢的儲存格。
選取 [資料>屬性]。
在「外部資料內容」對話方塊中，按一下「連線內容內容
」。在 「連線內容」 對話方塊中，按一下「 定義 」標籤。
執行下列其中一個動作：
在 [命令類型 ] 方塊中，按一下 [ 資料表 ]，然後在 [ 命令] 文字 方塊中，將值變更為適當的資料表、檢視表或查詢的名稱。
在 [命令類型 ] 方塊中，按一下 [SQL ] 或 [ 預設] ，然後在 [ 命令] 文字 方塊中編輯 SQL 陳述式。
注意
根據連線的定義方式而定，[ 命令類型 ] 方塊可能無法使用， () 顯示為暗灰色。
複製外部資料範圍及其基礎查詢
- 在資料編輯列上，按一下 [名稱] 方塊旁的箭號，然後選取您想要複製的外部資料範圍名稱。
針對 Excel 表格，請選取範圍名稱，然後按 CTRL+A 以選取表格標題。
如果您想要包含不屬於外部資料範圍的欄標籤或公式，請選取包含您要複製之欄標籤或公式的儲存格。 按一下資料編輯列上 [名稱] 方塊 旁的箭號，然後按一下要複製的外部資料範圍名稱。 - 選取 [常用>複製]。
- 切換到您要在其中貼上外部資料範圍的活頁簿。
- 按一下貼上區域左上角的儲存格。
若要確保外部資料不會取代現有資料，請確定工作表在您所按儲存格的下方或右側沒有資料。 - 在 [常用] 索引標籤上，按一下 [剪貼簿] 群組中的 [貼上]。
注意
如果您只複製外部資料範圍的一部分，則不會複製基礎查詢，且無法重新整理複製的資料。
指定如何將新資料新增至外部資料範圍
您可以控制如何處理在重新整理資料時傳回 Excel 的較小或較大資料集。
選取 [資料>屬性]。
在 [ 外部資料範圍屬性 ] 對話方塊的 [ 如果資料範圍中的列數在重新整理時變更] 底下，按一下下列其中一項：
插入新資料的儲存格，刪除未使用的儲存格
注意
- 在資料來源中新增一或多個資料列時，外部資料範圍正下方的儲存格會向下移動，但外部資料範圍右邊的儲存格不會移動。
- 當資料來源中的一或多個資料列遭到刪除時，外部資料範圍正下方的儲存格會向上移動，但外部資料範圍右邊的儲存格不會移動。
為新資料插入整列，清除未使用的儲存格
注意
- 在資料來源中新增一或多個資料列時，外部資料範圍正下方和右側的儲存格會向下移動。
- 在資料來源中刪除一或多個列時，外部資料範圍正下方和右側的儲存格不會移動。
以新資料覆寫現有的儲存格，清除未使用的儲存格
注意
- 在資料來源中新增一或多個資料列時，會覆寫直接位於外部資料範圍下方的儲存格，但外部資料範圍右邊的儲存格不會移動。
- 在資料來源中刪除一或多個列時，外部資料範圍正下方和右側的儲存格不會移動。
指定資料格式和版面配置
選取 [資料>屬性]。
在 [資料格式設定和版面配置] 底下，執行下列一或多個動作：
若要將欄位名稱包含在第一列，請選取 [ 包含欄位名稱] 核取方塊。
若要新增列號欄，請選取 [包含列號 ] 核取方塊。
注意
此核取方塊不適用於匯入的文字檔、XML 檔案或 Web 查詢。
若要保留您套用的儲存格格式設定，請選取 [ 保留儲存格格式設定 ] 核取方塊。
注意
對於 Web 查詢，當您在 [選項] 對話方塊中選取 [完整的 HTML 格式設定] 時，會自動清除此選項。 您可以從 [編輯查詢] 對話方塊存取 [選項] 對話方塊。
若要保留您設定的欄寬，請選取 [調整欄寬 ] 核取方塊。
若要保留您套用的欄排序、篩選及版面配置，請選取 [保留欄排序/篩選/版面配置 ] 核取方塊。
注意
Web 查詢無法使用此核取方塊。
若要保留您套用的欄位篩選，請選取 保留 欄位篩選 核取方塊。
注意
這個核取方塊僅適用於以 XML 資料為基礎的 Web 查詢。
凍結外部資料範圍中的資料
凍結外部資料範圍會保留資料，但不會保留其基礎查詢，因此無法重新整理凍結的外部資料範圍。
凍結 Excel 表格中的資料
- 按一下包含您要從中移除資料連線之 Excel 表格的工作表。
- 在資料編輯列上，按一下 [名稱] 方塊旁的箭號，然後按一下您要從中移除資料連線的外部資料範圍名稱。 然後選取資料範圍。
- 在 [工具 ] 索引標籤上，按一下 [外部資料表資料 ] 群組中的 [ 取消連結]。 資料範圍會保留且仍具有相同的名稱，但連線會遭到刪除。
刪除外部資料範圍
- 按一下包含要刪除之外部資料範圍的工作表。
- 在資料編輯列上，按一下 [名稱] 方塊旁的箭號，然後按一下要刪除的外部資料範圍名稱。
如果外部資料範圍是 Excel 表格，請按 CTRL+A 以選取整個表格。 - 若要刪除外部資料範圍，請按 DELETE。
- 若要刪除基礎查詢，請在 Excel 提示時按一下 [是 ]。