共用檔案、資料夾和清單項目

有許多方式可以自訂項目的存取權，以便安全無虞地與您想要共用該項目的人員共用。 分享物品的主要兩種方式是寄送邀請函或複製商品連結。 

本文內容：

開始使用共用

權限選擇 

Email 邀請函，邀請商品

複製連結給項目

連結設定

快速複製連結

敏感度標籤

在組織外部共用

開始使用共用

分享 SharePoint 資料庫或 OneDrive 項目有兩種方式：

  • 在清單檢視中，將滑鼠移到項目列上或勾選項目旁的勾選框，然後選擇「 流暢 2 分享」圖示「小分享」。

    從清單檢視共用項目

  • 在清單或圖塊檢視中，選擇項目列或圖塊。 接著，從檔案檢視上方的指令列選擇 Fluent 2 分享圖示，小版分享 。

    從命令列共用項目

    注意

    OneDrive [首頁] 檢視中無法使用此選項。 

要從應用程式分享 Microsoft 365 檔案，例如 PowerPoint、Word 或 Excel 檔案：

  1. 在右上角，選擇 Fluent 2 分享圖示，小版分享。
  2. 選擇流利 2 分享圖示 小版 再次分享。

從 PowerPoint 應用程式共用檔案

注意

SharePoint 或 OneDrive 在工作或學校中無法同時選擇並分享多個項目。 相反地，將項目加入資料夾並分享該資料夾。 

當你選擇 Fluent 2 分享圖示 smallShare 後，你可以加入別人的電子郵件來邀請他們，或是複製商品連結並貼上到你想寄出的地方， (像是 Teams 訊息或電子郵件) 。 

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注意

  • 如果你還沒分享這個項目，左下角會有 一個 Fluent 2 鎖的小型鎖定圖示 ，表示這是私人檔案。
  • 如果該項目已經共用，共用人員和群組的設定檔影像或縮寫會顯示在左下角。 你可以選擇其中一個圖示來開啟 「管理存取」，在那裡你可以檢視和管理已有存取權限的人。
  • 如果你複製了尚未分享的商品連結，鎖圖示會被你的頭像取代，即使該連結尚未被任何人打開。
  • 了解更多關於管理存取的資訊

權限選擇

選擇「新增姓名、群組或電子郵件」區域旁的權限圖示，開啟權限等級的下拉選單。 您選擇的權限會同時適用於 您選擇邀請 時發送的邀請， 以及您選擇複製連結後可複製的連結。 

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  • 可以編輯 讓大家對物品做修改。 他們也可以與其他人共用項目。

    注意

    如果你共用資料夾，擁有編輯權限的人可以複製、移動、編輯、重新命名、分享和刪除資料夾中他們能存取的任何項目。 

  • 「可以檢視 」讓人們只能查看物品本身。 People 無法編輯它。

  • 可審核 讓人們查看商品、留言和提出建議，但無法編輯商品。 

    注意

    • 此選項僅適用于 Word 文件。
    • 如果有人已經擁有文件的編輯權限，選取 [可以檢閱] 並無法阻止他們進行編輯，且檔案仍會以編輯模式開啟。 你可以在「管理存取」中更改權限。 
    • 擁有審查權限的使用者，可能能使用修改過的用戶端對文件進行未被追蹤的編輯或變更。 版本歷史可以用來驗證變更。

  • 無法下載 讓人們看到商品，但無法下載到自己的裝置。 

    注意

    • 這個選項只支援 OneDrive 工作或學校使用。
    • 只要 People 已經有編輯權限，仍然可以下載該項目。 你可以在 「管理存取」中查看和管理權限與連結。
    • 管理員可以控制 哪些檔案可以設定「封鎖下載」的設定。

Email 邀請函，邀請商品

邀請人是一種簡單的方式，只讓你選擇的人能接觸到某個物品。 

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  1. 在 「新增姓名、群組或電子郵件 」區域新增人員。
  2. 請透過選擇 權限圖示，檢視或更新你想授予的權限。
  3. 可選擇性地在訊息框中加入備註。
  4. 選取 邀請。
  5. 你新增的人會收到你自動寄來的電子郵件，邀請他們存取該檔案。

注意

  • 只有你新增的人或已有權限的人才能存取這個邀請。
  • 一旦他們被邀請，你就能在 「管理存取」中輕鬆更新或移除個別存取權限。
  • 邀請人與先前所知的 補助金存取體驗相同。

連結是另一種與你選擇的受眾分享商品的方式。 

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  1. 請透過選擇 權限圖示，檢視或更新你想授予的權限。

  2. 請在「複製連結」旁邊選擇 Fluent 2 設定圖示中的小型連結設定圖示，檢視或更新連結設定。 進行任何變更之後，選取 [套用]。

    秘訣

    若要快速查看連結類型，請將滑鼠移至 「複製連結」。

  3. 選擇 複製連結。

  4. 將連結貼到您要傳送它的任何位置 (例如在 Teams 郵件或電子郵件) 中。

有不同的連結選項可供選擇。

注意

如果某些選項無法使用，可能是你組織或 SharePoint 網站的管理員限制了這些選項。 例如，他們可能會選擇移除 「任何人 」選項，以防止連結轉發到組織外。 

  • 任何人 都會向收到連結的人提供存取權，不論是直接從你那裡收到，還是從他人那裡轉寄。 因此共用對象可能也包含貴組織外部人員。

  • 擁有連結的組織內 People 會讓任何擁有你組織帳號和連結的人都能存取，無論他們是直接從你那裡收到連結，還是從他人那裡轉寄。 他們必須登入工作或學校帳號，就像「someone@contoso.com」一樣。 

  • People 擁有現有存取權限，則讓已經有權限存取該文件或資料夾的人使用。 這個連結只對他們有效。 其不會變更任何權限。 這在再次傳送連結給已有存取權限的人時很有幫助。 

    注意

    如果項目已經共用，其共用人員和群組的設定檔影像或縮寫會顯示在這裡。 你可以選擇其中一個圖示來開啟 「管理存取」，在那裡你可以檢視並管理已有存取權限的人。 

  • 你選擇的 People 只會讓你透過姓名、群組或電子郵件指定的人存取權限。 如果人轉寄連結，則只有已具有該項目存取權的人員可以使用連結。 

    注意

    選擇此選項後，選擇 「套用 」，然後在 「新增姓名、群組或電子郵件」區域新增姓名。 然後，選取 [複製連結]。 

根據所選連結類型，可能會有可選的設定。 

  • [設定到期日] 可讓您設定連結到期的日期。 在您設定的日期之後，連結就無法使用，您必須建立新的連結，或與其他人重新共用，這樣他們才能繼續存取檔案。
  • [設定密碼] 可讓您設定密碼來存取檔案。 當使用者按一下連結，他們將收到輸入密碼的提示之後才能存取檔案。 您必須將這個密碼分別提供給任何您想要共用檔案的人。

選取您的設定之後，請選取 [套用] 以更新連結。 

從 SharePoint 文件庫或 OneDrive 複製項目連結有兩個快速鍵:

在列表或圖塊檢視中：

  1. 選擇物品列或圖塊。
  2. 從檔案檢視上方的指令列選擇 「複製連結 」。

從命令列複製連結

在列表檢視中：

  1. 將滑鼠移至或選擇物品列。
  2. 選擇 更多行動 圖示。
  3. 從動作選單中選擇 複製連結 。

從 [其他動作] 功能表複製連結

若在開啟的 Microsoft 365 檔案 (中，如 PowerPoint、Word 或 Excel 文件) ：

  1. 在右上角選擇 Fluent 2 分享圖示，小一點分享。
  2. 然後，選取 [複製連結]。

從 PPT 複製連結

選取 [複製連結] 會自動將連結複製到剪貼簿，並選取預設的共用設定。 如果你想修改連結，請到 Fluent 2 設定圖示中的小設定。  

成功複製連結時，畫面上顯示通知的螢幕擷取畫面。

注意

如果你選擇了 People you choose，接著必須直接在 Fluent 2 設定圖示中的小型連結設定中選擇你希望連結能運作的人。 

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敏感度標籤

選擇 Fluent 2 分享圖示 smallShare 後，物品名稱下方會出現敏感度標籤，告訴你該物品的安全等級。 將滑鼠移到敏感度標籤上以了解更多資訊，或 了解更多敏感標籤及其變更資訊。 

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在組織外部共用

如果你的組織允許你與組織外的人分享某項物品，選擇 Fluent 2 分享圖示 小Share 後，有兩種方式可以做到。 請參考以下選項，或 進一步了解外部分享。 

邀請

將電子郵件加入 「新增姓名、群組或電子郵件 」區域，並選擇 繼續。 

當你新增組織外的某人分享物品時，會顯示確認訊息

  1. 打開 Fluent 2 設定圖示，連結設定小。
  2. 選擇你選擇的 People或任何人。
  3. 選擇 複製連結。
  4. 把連結貼到某個地方，讓組織外的人可以使用，比如 Teams 訊息或電子郵件。

如果你選擇 People you choose，請在複製連結前將電子郵件加入「新增姓名、群組或電子郵件」區域。  

注意

如果已在共用設定中選取 [貴組織中的人員]，您就無法共用至組織外部。 

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共用 OneDrive 檔案及資料夾
共用 SharePoint 檔案或資料夾