在 Microsoft Whiteboard 中進行專案規劃

白板提供了一個讓團隊共同思考、嘗試不同想法並制定最佳計畫的空間。  白板已完全整合進 Microsoft Teams，讓你可以輕鬆規劃 Teams 會議前、會議中及會議後的專案。

看看這些建議，讓你在下一次規劃會議中充分利用 Whiteboard。

事先準備好白板

以下是一些在會議前準備好白板的建議：

• 從選板畫面建立新的白板。
• 在「建立」面板中，選擇 範本>專案規劃。
• 選擇最適合你需求的範本。 例如，選擇每日站立節目範本來追蹤工作量和日常任務。 如果你需要定義團隊的長期目標，也可以選擇專案啟動。
• 依照需求自訂範本。 例如，你可以新增筆記、改變顏色，或加入高亮箭頭。
• 上傳圖片或相關文件 的PDF格式。
• 欲了解更多，請參閱 白板功能與功能

一旦你的公告板準備好，你可以把連結傳給你的團隊。

掌控會議

會議開始後，請依照以下步驟 分享你的董事會：

• 在會議的分享托盤中選擇 「分享 」圖示。
• 在白板區塊中，選擇 Microsoft 白板。

選牌者視圖會開啟。 你可以從清單中選擇已準備好的棋盤，或是重新開始一個棋盤。

以下是一些你可以在主持會議時使用的白板額外功能：

• 用雷射筆工具引導團隊注意力。
• 使用螢光筆工具或箭頭形狀來說明關鍵概念。
• 新增便利貼以追蹤討論進度。

保持團隊投入

提醒你的團隊，他們可以使用以下工具進行即時協作：

• 貼便利貼來記錄新點子。
• 使用便利貼的反應，例如勾選標記或笑臉，來投票給想法。
• 在黑板上畫畫或用墨線工具手寫筆記。
• 上傳圖片，包括 Bing 的庫存圖片。

協作游標讓你輕鬆追蹤哪些會議參與者正在進行哪些變更。

付諸行動

以下是會議後跟進的建議，讓你的團隊隨時掌握最新狀況：

• 傳送訊息給出席者，包含結果和任何後續活動。 你也可以附上白板的連結。
• 提醒與會者可以在他們的白板選擇器中找到。
• 將完成白板的照片寄給錯過會議的人。 從設定選單選擇 匯出圖片 。
• 欲了解更多，請參閱 「會議後繼續在白板上工作」。

定期舉辦規劃會議

如果你想定期舉辦規劃會議，請做以下事項：

在 Teams 建立規劃頻道並新增白板

• 在 Teams 中切換到你的團隊，選擇 ...... 選單，然後新增一個頻道。 其名稱應為您規劃的期間 (例如「第一季」)。 
• 在同一頻道中，點選頂部 的 + 鍵，搜尋白 板，然後選擇 儲存。
• 您的白板已連接至頻道，您可以開始規劃。
• 在 Teams 中提及，確保您的小組知曉頻道和白板。

完成規劃程序

• 用專案規劃範本來規劃板子的結構，或是自己建立一個。
• 在白板上的清楚位置撰寫指示，讓小組成員知道如何使用。
• 某些指示可能包括指定特定色彩，以指出特定功能落在哪些區域，或哪些反應代表功能接受度等等。
• 指示小組成員在色彩編碼的自黏便箋上，將待辦項目填入到白板。 
• 在與規劃相關聯的會議期間，使用白板來移動待辦項目，促進相關交談。
• 設定計劃之後，請將其遷移到您的專案管理系統。