注意
Microsoft Access 不支持导入应用了敏感度标签的 Excel 数据。 作为解决方法，您可以在导入之前删除标签，然后在导入后重新应用标签。 有关详细信息，请参阅 在 Office 中将敏感度标签应用于文件和电子邮件。
Access 和 Microsoft Excel 有许多相似之处，这使得决定使用哪个程序变得困难。 例如，这两个程序都可以存储大量数据，运行功能强大的查询和分析工具来对数据进行切片和切块，并执行复杂的计算来返回您需要的数据。
但是，每个程序都有明显的优势，具体取决于您正在管理的数据类型以及您想用这些数据做什么。 例如，如果你希望以多个用户可访问的格式维护数据完整性，则 Access 是最佳选择。 Excel 更适合需要深入分析的复杂数值数据。
在许多情况下，您可以同时使用这两个程序，将每个程序用于最适合的目的。 一般而言，Access 更适合于管理数据：它有助于保持数据井井有条、易于搜索，并可供多个并发用户使用。 Excel 通常更适合分析数据：它可以执行复杂的计算、探索可能的结果并生成高质量的图表。 如果使用 Access 存储数据并使用 Excel 分析数据，则可以同时获得这两个程序的好处。
Excel 还支持实时共同创作，因此多人可以跨设备同时编辑同一工作簿。 Access 通常用于 Windows 上的结构化多用户数据库方案。
在决定使用哪个程序之前，请比较每个程序的优点，了解何时最好使用其中一个，并了解如何使用这两个程序以达到您想要的结果。
注意
Excel 包含在 Microsoft 365 订阅中，也可在 Web 上使用。 Access 仅包含在某些 Microsoft 365 计划中，并且在 Windows 桌面上可用。 在 Microsoft 365 中，Excel 工作簿通常存储在 OneDrive 或 SharePoint 中，以便跨设备访问和实时协作。
比较每个计划的优势
如果您想以最佳性能和准确性访问和更新信息，选择正确的程序至关重要。 要找出哪个程序最适合您想要完成的任务，请比较每个程序在数据存储、数据分析、多用户协作和安全性方面提供的优势。
数据存储
平面数据与关系数据 要决定哪个程序最适合存储您的数据，请问自己以下问题：数据是否是关系的？ 可以有效包含在单个表或工作表中的数据称为 平面 数据或 非关系 数据。 例如，如果你想要创建一个简单的客户列表，每个客户只有一个地址和联系人，那么 Excel 可能是更好的选择。 但是，如果您要存储一个更复杂的客户列表，其中包含每个客户的帐单和送货地址，或每个客户的多个联系人，那么 Access 是更好的解决方案。
在关系数据库中，您可以将信息组织到多个表中。 在设计良好的关系数据库中，每个表都是平面的，并且仅包含有关一种数据类型的信息。 例如，如果您创建一个客户数据库，则客户的名称将放在一个表中，而这些客户的帐单和送货地址将放在单独的表中。 将地址与名称分开存储是个好主意，因为每个客户可以有多个地址，并且您希望能够为每个客户输入多个地址，而无需为每个地址重新输入客户名称。
本地数据与外部数据 可以使用 Access 连接到各种外部数据源中的数据，以便无需导入数据即可查看、查询和编辑该数据。 例如，Access 提供了连接到 Microsoft SQL Server 数据库、dBASE 文件或 Outlook 文件夹中的现有数据以及许多其他数据源的命令。 可以使用 Excel 连接到各种数据源，包括 Access、SQL Server 和 Analysis Services 数据库、文本和 XML 文件以及 ODBC 和 OLE DB 数据源。 但是，不能编辑数据以通过 Excel 用户界面更改源数据。
Access 和 Excel 都提供了连接到 Windows SharePoint Services 列表中的数据的命令。 但是，Excel 仅提供与 SharePoint 列表的只读连接;而 Access 允许从 SharePoint 列表读取和写入数据。
数据完整性与灵活性 唯一标识符有助于保持数据的完整性，并确保没有两行 (或记录) 包含完全相同的数据。 唯一标识符还提供了在搜索或排序数据时检索数据的最快方法。 在 Access 中，可以使用“自动编号”数据类型自动为每条记录生成唯一标识符。 然后，可以使用这些标识符将一个表中的记录与另一个表中的一个或多个记录相关联。
Access 应用于数据的结构有助于确保数据完整性。 Access 可以要求一个表中的新记录在另一表中具有现有的相应值，以便您无法创建“孤立”记录。 例如，您不希望订单中不包含客户信息。 Access 可以要求“订单”表中的每条新记录在“客户”表中都有对应的客户值。 这种所需的值对应关系称为引用完整性。
您还可以施加自己的约束和规则，以进一步确保正确输入数据。 Excel 允许以更自由格式的方式输入数据，但由于 Excel 不支持关系数据，因此无法支持引用完整性。 但是，可以使用 数据验证 命令来控制 Excel 中的数据输入。
数据分析
查询 如果您经常需要以各种方法查看数据（具体取决于不断变化的条件或事件），Access 可能是存储和处理数据的更好选择。 Access 允许你使用 结构化查询语言 (SQL) 查询快速检索所需数据的行和列，无论这些数据包含在一个表还是多个表中。 还可以在查询中使用表达式来创建计算字段。 在 Access 中使用表达式类似于在 Excel 中使用公式计算值的过程。 也可以使用 Access 查询来汇总数据并显示聚合值，如求和、平均值和计数。
建模 在 Excel 中，可以使用模拟分析工具来预测工作表模型的结果。 模拟分析允许您对数据运行不同的方案（例如最佳情况和最坏情况），并在摘要报告中比较多个方案的结果数据。 Access 中没有类似的功能。
透视和图表绘制 在这两个程序中，都可以创建数据透视表和数据透视表。 但是，Excel 提供比 Access 更高级的数据透视表报告和图表功能。 如果你计划创建大量数据透视表或定期提供专业外观的图表，则应在 Excel 中使用数据透视表报告或数据透视表图表，而不是 Access 中的相同功能。
多用户协作
Access 和 Excel 都支持协作环境，例如 Windows SharePoint Services 和网络文件共享。 但是，它们的不同之处在于多个用户访问数据的方式。
多用户访问数据 在正常操作下，Access 允许多个用户同时打开单个数据库。 这种方法非常有效，因为 Access 只锁定用户正在编辑的数据。 因此，其他用户可以毫无冲突地编辑不同的记录。 在 Excel 中，你可以与其他用户共享工作簿，但当用户在不同时间（而不是同时）处理该工作簿中的数据时，多用户协作的效果最佳。 实际上，Access 数据库的用户协作处理一组 数据，而 Excel 工作簿的用户协作处理 文档。
使用 Windows SharePoint Services 进行协作 这两个程序都与 Microsoft Windows SharePoint Services 技术集成，例如 SharePoint 列表和文档库。
Access 提供了许多在 SharePoint 网站上与多个用户协作的方式。 例如，可以将完整的数据库上载到 Windows SharePoint Services 文档库，使表单和报表作为 Windows SharePoint Services 视图可用，以及将数据库链接到存储在 SharePoint 列表中的数据。
Excel 仅提供一种在 SharePoint Services 网站上与多个用户协作的方法。 可以将工作簿上传到 Windows SharePoint Services 文档库，其中单个用户可以检查工作簿进行更改，从而防止其他用户同时修改工作簿。 用户可以编辑工作簿而无需从文档库中签出，在这种情况下，他们必须与其他用户协调以避免数据冲突。
使用网络文件夹进行协作 如果将 Access 数据库存储在共享网络文件夹中，则多个用户可以同时打开该数据库并处理其数据。 当用户编辑单个记录时，数据库会锁定这些记录。 如果将 Excel 工作簿存储在共享网络文件夹中，则一次只能有一个用户编辑该工作簿。 出于查看目的，多个用户可以在另一个用户正在编辑工作簿时打开该工作簿，但在编辑工作簿的用户关闭工作簿之前，这些用户无法对数据进行任何更改。
安全性
这两个程序都提供类似的功能（密码和加密），有助于防止数据丢失并保护数据免遭未经授权的访问。 但是，Access 和 Excel 在用户级数据保护的工作方式上存在一些差异。
数据丢失防护 在 Access 中，系统会持续保存你的工作，以便在发生意外故障时，你不太可能丢失太多工作 (如果有) 。 但是，由于 Access 会持续保存你的工作，因此，你也有可能做出后来决定不想提交的更改。 要确保可以将数据库恢复为所需的方式，请按照适合需求的计划创建数据库文件的备份副本。 可以从备份恢复整个数据库，也可以仅恢复所需的表或其他数据库对象。 如果使用文件系统备份实用程序，则还可以使用文件系统备份中的数据库副本来还原数据。 在 Excel 中，更新数据时可以按指定间隔保存“自动恢复”信息。
用户级数据保护 在Excel中，可以通过隐藏数据的列和行从视图中删除关键数据或专用数据，然后保护整个工作表以控制用户对隐藏数据的访问。 除了保护工作表及其元素外，还可以锁定和解锁工作表中的单元格，以防止其他用户无意中修改重要数据。
文件级安全性 在文件级别，您可以在这两个程序中使用加密来防止未经授权的用户查看数据。 还可以要求输入密码才能打开数据库文件或工作簿。 此外，还可以通过使用数字签名来帮助保护数据库文件或工作簿。
受限的数据访问 在 Excel 中，可以指定基于用户的权限来访问数据，或设置只读权限，以防止其他用户更改他们有权访问的数据。 Access 不提供用户级安全功能，但它支持其连接到的任何数据库服务器的用户安全模型。 例如，如果链接到 SharePoint 列表，Access 将尊重该 SharePoint 列表的用户权限。 如果想要阻止未经授权的用户访问你的 Access 数据，请通过设置密码来加密数据库。 用户必须输入密码才能从数据库中读取数据，即使他们使用其他程序（如 Excel）访问数据库也是如此。
若要详细了解如何帮助保护数据，请参阅“ 在 Access 2007 或更高版本中设置或更改 Access 2003”用户级别安全性 以及“ Excel 中的保护和安全”。
何时使用 Access
通常，当需要定期跟踪和记录数据，然后显示、导出或打印这些数据的子集时，Access 是最佳选择。 Access 窗体提供了一个比 Excel 工作表更方便的界面来处理数据。 可使用 Access 自动执行经常执行的操作，Access 报表允许你以打印或电子形式汇总数据。 Access 提供了更多数据结构。 例如，可以控制可以输入哪些类型的数据、哪些值是可接受的，以及可以指定一个表中的数据与其他表中的数据之间的关系。 此结构有助于确保仅输入正确类型的数据。
Access 将数据存储在看起来与工作表非常相似的表中，但 Access 表是为与存储在其他表中的数据相关的复杂查询而设计的。
在以下情况下使用 Access：
- 预计数据库中会有很多人工作，并且您需要可靠的选项来安全地处理数据更新，例如记录锁定和冲突解决。
- 预计需要向最初作为平面或非关系表的数据集添加更多表。
- 想要运行复杂查询。
- 想要生成各种报告或邮件标签。
使用 Access 的常见方案
- 管理联系人可以管理联系人和通讯地址，然后在 Access 中创建报表，或将数据与 Microsoft Office Word 合并以打印表单信函、信封或邮件标签。
- 库存和资产跟踪 您可以创建家庭或企业中物品的清单，并将照片或其他相关文档与数据一起存储。
- 订单跟踪 您可以输入有关产品、客户和订单的信息，然后创建按员工、地区、时间段或其他值显示销售额的报表。
- 任务跟踪 您可以跟踪一组人的任务，并在其他人在同一数据库中更新其现有任务的同时输入新任务。
- 组织借阅图书馆 你可以使用 Access 来存储有关你的书籍和 CD 的数据，并跟踪你已将它们借给谁。
- 活动策划 您可以输入有关事件日期、地点和参与者的信息，然后打印有关事件的日程安排或摘要。
- 营养跟踪 跟踪食谱，并记录饮食和锻炼活动。
何时使用 Excel
作为电子表格程序，Excel 可以在包含一个或多个工作表的工作簿中存储大量数据。 但是，Excel 不是用作数据库管理系统（如 Access），而是针对数据分析和计算进行了优化。 您可以使用这个灵活的程序来构建用于分析数据的模型，编写简单和复杂的公式来对该数据执行计算，以您想要的任何方式透视数据，并在各种具有专业外观的图表中呈现数据。 Microsoft Create 有多个 Excel 设计模板 可供选择。
在以下情况下使用 Excel：
- 要求使用平面或非关系数据视图，而不是使用多个表的关系数据库，并且数据主要是数值时。
- 经常对数据运行计算和统计比较。
- 想要使用数据透视表以紧凑灵活的布局查看分层数据。
- 计划定期创建图表，并希望使用 Excel 中提供的新图表格式。
- 想要通过使用条件格式图标、数据栏和色阶来突出数据。
- 想要对数据执行复杂的模拟分析操作，例如统计分析、工程分析和回归分析。
- 想要在简单列表中跟踪项目，无论是供个人使用还是用于有限的协作目的。
使用 Excel 的常见方案
- 会计部门 可以在许多财务会计报表中使用 Excel 强大的计算功能，例如现金流量表、 损益表或损益表。
- 预算 无论需求与个人还是业务相关，都可以在 Excel 中创建任何类型的预算，例如市场营销预算计划、活动预算或退休预算。
- 账单和销售 Excel 还可用于管理帐单和销售数据，你可以轻松创建所需的表单，例如销售发票、装箱单或采购订单。
- 报告 可在 Excel 中创建反映数据分析或汇总数据的各种类型的报表，例如，衡量项目绩效、预测数据、汇总数据或呈现差异数据的报表。
- 规划 Excel 是创建专业计划或有用的规划器的绝佳工具 — 例如，每周课程计划、市场研究计划、年终税务计划，或帮助你规划每周膳食、聚会或假期的计划器。
- 跟踪 可以使用 Excel 跟踪时间表或列表中的数据 — 例如，用于跟踪工作的时间表或用于跟踪设备的清单列表。
- 使用日历 由于其类似网格的性质，Excel 非常适合用于创建任何类型的日历 — 例如，用于跟踪学年活动的学术日历或用于跟踪业务事件和里程碑的会计年度日历。
有关这些类别中任何一个类别的有用 Excel 模板，请参阅 Microsoft Office Online 上的 Excel 模板 。
将 Access 和 Excel 结合使用
您可能想利用这两个计划提供的好处。 例如，可以在 Excel 中创建一个工作表，以便在其中计算和分析数据。 但是工作表变得过大和复杂，许多其他用户需要访问该数据。 此时，你可能想要将工作表导入或链接到 Access 中，并将其用作数据库，而不是在 Excel 中使用它。 或者，Access 数据库中可能有数据，想要为其创建一些详细的 Excel 数据透视表和专业外观的 Excel 图表。
无论您首先使用哪个程序，您始终可以将数据从一个程序传输到另一个程序，在那里您可以继续使用它。 无论是否有数据连接，都可以通过复制、导入或导出数据，) 将数据从 Excel (（反之亦然）引入 Access。
有关如何在这两个程序之间交换数据的详细信息，请参阅 将数据从 Excel 移动到 Access。