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排序資料可協助您能快速看出同時更了解資料、組織並找出您要的資料，最後能夠更有效的進行決策。 您可以在一欄或多欄中依據文字 (A 到 Z 或 Z 到 A)、數字 (最小到最大或最大到最小)，以及日期和時間 (最舊到最新或最新到最舊) 排序資料。 也可以依據您建立的自訂清單 (例如大、中、小) 或格式 (包括儲存格色彩、自行色彩或圖示集) 來排序。 若要找出儲存格範圍或表格中頂端或底部的值，例如前 10 名的成績、或是倒數 5 名的銷售量，可以使用自動篩選功能或條件式格式設定。 請觀看影片以瞭解如何完成。 假設您的表格中有一個「部門」欄和「員工」欄。 您可以先依「部門」排序，將同一部門中的所有員工分在同一組，然後根據姓名排序，將每個部門中的姓名依字母順序排序。

根据偏好，可以通过单击搜索框右侧的筛选器按钮来使用“高级搜索”。 或者 Outlook功能区将更改为显示“搜索”选项卡，并且可以使用“优化”组中的任何选项来优化搜索结果。