你可以在 Access 中创建多种类型的报表（从简单到复杂）。 首先考虑报表的 记录源。 无论报表是简单的记录列表还是按区域划分的销售额分组摘要，首先都要确定哪些字段包含要显示的数据，以及哪些表或查询包含这些字段。
选择记录源后，通常最简单的方法是使用报表向导创建报表。 报表向导将引导您完成一系列问题，然后根据您的回答创建报表。
您要做什么？
- 选择记录源
- 使用“报表”工具创建报表
- 使用“报表向导”创建报表
- 使用“标签向导”创建标签
- 使用“空报表”工具创建报表
- 了解报表节
- 了解控件
- 在“布局”视图中微调报表
- 在“设计”视图中微调报表
- 向报表添加控件
- 保存工作
- 查看、打印或以电子邮件形式发送报告
- 查看报表
- 打印报表
- 以电子邮件形式发送报告
选择记录源
报表包含从表或查询中拉取的信息，以及与报表设计一起存储的信息（如标签、标题和图形）。 提供基础数据的表或查询也称为报表的记录源。 如果要包含的字段均位于单个表中，请使用该表作为记录源。 如果字段位于多个表中，则需使用一个或多个查询作为记录源。 这些查询可能已存在于数据库中，或者可能需要专门创建新的查询来满足报表需求。
使用“报表”工具创建报表
报表工具是创建报表的最快方法，因为它可以立即创建报表，而无需询问更多信息。 该报表显示基础表或查询中的所有字段。 它可能不会创建所需的最终报告，但对于快速查看基础数据非常有用。 然后，您可以保存报表并在布局视图或设计视图中对其进行修改。
- 在“导航窗格”中，单击要作为报表基础的表或查询。
- 在“创建”选项卡上的“报表”组中，单击“报表”。 Access 生成报表并将其显示在“布局”视图中。
- 有关查看和打印报表的详细信息，请参阅 查看、打印或以电子邮件形式发送报表。
查看报表后，可将其保存，然后关闭该报表和用作记录源的基础表或查询。 下次打开报表时，Access 将显示记录源中的最新数据。
使用“报表向导”创建报表
可使用“报表向导”更细致地选择报表上要显示的字段。 如果事先已指定表和查询之间的关系，则还可指定数据的分组和排序方式，并可使用来自多个表或查询的字段。
- 在“创建”选项卡上的“报表”组中，单击“报表向导”。
- 按照“报表向导”页面上的说明进行操作。 在最后一页上，单击“完成”。 预览报表时，可看到其打印外观。 还可增加缩放比例，放大细节。 有关查看和打印报表的详细信息，请参阅 查看、打印或以电子邮件形式发送报表。
注意
如果希望报表包含多个表和查询中的字段，在“报表向导”的第一页上选择第一个表或查询中的字段后，请不要单击“下一步”或“完成”。 而是重复这些步骤，选择一个表或查询，再单击要包括在报表中的任何其他字段。 然后单击“下一步”或“完成”继续操作。
使用“标签向导”创建标签
使用“标签向导”轻松创建各种标准尺寸的标签。
- 在“导航窗格”中，双击打开将作为标签记录源的表或查询。
- 在“创建”选项卡上的“报表”组中，单击“标签”。
- 按照“标签向导”页面上的说明进行操作。 在最后一页上，单击“完成”。
Access 在打印预览中显示标签，以便你可以看到标签在打印时的外观。 可使用 Access 状态栏上的滑块放大详细信息。 有关查看和打印报表的详细信息，请参阅 查看、打印或以电子邮件形式发送报表。
注意
“打印预览”是唯一可用于查看多个列的视图，其他视图均以单列显示数据。
使用“空报表”工具创建报表
如果不想使用“报表”工具或“报表向导”，可以使用“空白报表”工具从头开始生成报表。 这可能是生成报表的快速方法，如果计划只在报表上放置几个字段。
- 在“创建”选项卡上的“报表”组中，单击“空报表”。 空白报表将显示在布局视图中，“ 字段列表 ”窗格显示在 Access 窗口的右侧。
- 在“ 字段列表 ”窗格中，单击包含要在报表上显示的字段的一个或多个表旁边的加号。
- 一次将每个字段一个拖动到报表上，或按住 Ctrl 并选择多个字段。 然后将它们同时拖动到报表上。
- 使用“报表设计”选项卡上“页眉/页脚”组中的工具向报表添加徽标、标题、页码或日期和时间。
了解报表节
在 Access 中，报表的设计划分为多个节。 可在“设计”视图中查看报表，了解各节。 若要创建有用的报表，需了解每节的工作原理。 例如，选择放置计算控件的节决定 Access 计算结果的方式。 下表是节类型及其用途的摘要：
报表标题：此部分仅打印一次，在报表开头。 将其用于通常可能出现在封面上的信息，例如徽标、标题或日期。 在报表标题中放置使用
Sum聚合函数的计算控件时，计算的总和适用于整个报表。 报表页眉打印在页眉之前。页眉：此部分打印在每页的顶部。 例如，使用页眉在每一页上重复报表标题。
组标题：此部分打印在每个新记录组的开头。 使用它打印组名称。 例如，在按产品分组的报表中，使用组标题打印产品名称。 在组标题中放置使用
Sumaggregate 函数的计算控件时，总和为当前组计算。详细信息：此部分为记录源中的每一行打印一次。 将构成报表主体的控件放在此处。
组页脚：此部分打印在每组记录的末尾。 使用它来打印组的摘要信息。
页面页脚：此部分打印在每页末尾。 使用它打印页码或每页信息。
报表页脚：此部分仅打印一次，在报表末尾。 使用它来打印整个报告的报告总计或其他摘要信息。
注意
在“设计”视图中，报表页脚显示在页面页脚下方。 但打印或预览报表时，报表页脚显示在页面页脚的上方，紧接在最后一个组页脚或最后页上的主体行之后。
了解控件
控件是显示数据、执行操作以及查看和处理强化用户界面的信息（例如标签和图像）的对象。 Access 支持 3 类控件：绑定控件、未绑定控件和计算控件：
- 绑定控件：数据源为表或查询中的字段的控件。 使用绑定控件可以显示数据库中字段的值。 这些值可以是文本、日期、数字、是/否值、图片或图表。 文本框是最常见的绑定控件类型。 例如，窗体上显示员工姓氏的文本框可能会从 Employees 表的“姓氏”字段获取此信息。
- 未绑定控件：没有数据源（如字段或表达式）的控件。 使用未绑定控件来显示信息、线条、矩形和图片。 例如，显示报表标题的标签是未绑定控件。
-
计算控件：数据源为表达式而非字段的控件。 通过将 表达式 定义为控件的数据源，来指定控件中所需的值。 表达式是运算符（例如
=and+、控件名称、字段名称、返回单个值的函数和常量值）的组合。 例如，表达式=[Unit Price] * 0.75通过将“单价”字段中的值乘以 (0.75) 的常数值来计算折扣为 25% 的商品的价格。 表达式所用数据可来自报表的基础表或查询中的字段，或者报表中的控件。
创建报表时，最高效的方法可能是先添加和排列所有绑定控件，特别是在报表中大多数控件均为绑定控件的情况下。 然后，可以使用“报表设计”选项卡上“控件”组中的工具添加未绑定控件和计算控件，以完成设计。
通过识别控件从中获取数据的字段，将控件绑定到该字段。 通过将字段从“字段列表”窗格拖动到报表，可创建绑定到选定字段的控件。 “字段列表”窗格显示报表基础表或查询的字段。 若要显示 “字段列表 ”窗格，请在 “报表设计 ”选项卡的“ 工具 ”组中，单击“ 添加现有字段”。
或者，可以通过在控件本身或控件属性表中的值框 ControlSource 中键入字段名称来将字段绑定到控件。 属性表定义控件的特征，如其名称、数据源和格式。
创建控件的最佳方式是使用“字段列表”窗格，这主要有以下两个原因：
- 绑定控件具有附加标签，该标签默认使用字段名称，或在基础表或查询中为该字段定义的描述文字。 这意味着您不必自己键入描述文字。
- 绑定控件继承了许多与基础表或查询中的字段相同的设置，例如
Format、 和DecimalPlacesInputMask属性。 因此，每当您创建绑定到该字段的控件时，这些属性设置都保持不变。
如果已创建未绑定控件并且想要将它绑定到字段，请将控件的 ControlSource 属性设置为字段名称。 有关该属性的ControlSource详细信息，请搜索“帮助”。ControlSource
在“布局”视图中微调报表
创建报表后，可在“布局”视图中轻松微调报表设计。 以实际报表数据为向导，可调整列宽、重新排列各列，并添加分组级别和总计。 可在报表设计上放置新字段，并设置报表及其控件的属性。
若要切换到“布局”视图，请在“导航窗格”中右键单击报表名，然后单击“布局视图”。
Access 将在“布局”视图中显示报表。
可使用属性表修改报表及其控件和节的属性。 若要显示属性表，请按 F4。
可使用“字段列表”窗格将基础表或查询中的字段添加到报表设计。 若要显示“字段列表”窗格，请执行下列操作之一：
- 在 “报表布局设计 ”选项卡上的 “工具 ”组中，单击“ 添加现有字段”。
- 按 Alt+F8。
然后，可通过将字段从“字段列表”窗格拖动到报表来添加字段。
在“设计”视图中微调报表
还可在“设计”视图中微调报表设计。 若要向报表添加新的控件和字段，可将其添加到设计网格。 通过属性表，可访问大量属性，并可对这些属性进行设置以自定义报表。
若要切换到“设计”视图，请在“导航窗格”中右键单击报表名，然后单击“设计视图”。
Access 将在“设计”视图中显示报表。
可使用属性表修改报表自身及其所含控件和节的属性。 若要显示属性表，请按 F4。
可使用“字段列表”窗格将基础表或查询中的字段添加到报表设计。 若要显示“字段列表”窗格，请执行下列操作之一：
- 在 “报表设计 ”选项卡上的 “工具 ”组中，单击“ 添加现有字段”。
- 按 Alt+F8。
然后，可通过将字段从“字段列表”窗格拖动到报表来添加字段。
从“字段列表”窗格添加字段
- 若要添加单个字段，请将字段从“字段列表”窗格拖动到要在报表上显示的节。
- 若要一次添加多个字段，请按住 Ctrl 并单击所需字段。 然后将所选字段拖动到报表上。
将字段拖放到报表节后，Access 会为每个字段创建绑定文本框控件，并自动在每个字段旁放置一个标签控件。
向报表添加控件
某些控件会自动创建，例如将字段从“字段列表”窗格添加到报表时会创建绑定文本框控件。 使用“报表设计”选项卡上“控件”组中的工具，可在设计视图中创建许多其他控件。
确定工具名称
- 将鼠标指针置于工具上。 Access 会显示该工具的名称。
使用“控件”组中的工具创建控件
单击要添加的控件类型的工具。 例如，要创建检查框，请单击复选框
工具。在报表设计网格中，单击放置控件左上角的位置。 单击一次即可创建默认大小的控件，或单击该工具，然后在报表设计网格中拖动以创建所需大小的控件。
如果首次尝试时未能完美放置控件，可通过以下步骤移动该控件：
- 单击控件将其选中。
- 将鼠标指针放在控件的边缘上，直到指针变成四向箭头 移动
. - 将控件拖至所需位置。
此过程将创建未绑定的控件。 如果控件可以显示数据（如文本框或检查框），则需要在属性中ControlSource输入字段名称或表达式，才能显示任何数据。 有关详细信息，请参阅 了解控件。
显示属性表
若要在“设计”视图中显示属性表，请执行下列操作之一：
- 在 “报表设计 ”选项卡上的 “工具 ”组中，单击 “属性表”。
- 按 F4。
保存工作
保存报表设计后，可根据需要随时运行该报表。 报表设计保持不变，但每次打印或查看报表时均会获取当前数据。 如需更改报表，可修改报表设计或根据原报表创建类似的新报表。
保存报表设计
- 单击“文件>”“保存”或按 Ctrl S+。 或者，单击快速访问工具栏上的“保存”。
- 如果报表未命名，请在“报表名称”框中键入名称，然后单击“确定”。
用新名称保存报表设计
- 单击“文件>”“另存为>”对象另存为“。
- 在“ 另存为” 对话框中，在新报表的 “报表保存到 ”框中键入名称，然后单击“ 确定”。
查看、打印或以电子邮件形式发送报告
保存报表设计后，即可反复使用。 报表设计保持不变，但每次查看或打印报表时均会获取当前数据。 如需更改报表，可修改报表设计或根据原报表创建类似的新报表。
查看报表
可通过多种方式查看报表。 选择何种方法取决于想要如何使用报表及其数据：
- 如果要在打印报表之前暂时更改报表 上显示的数据 ，或者要将报表中的数据复制到剪贴板，请使用报表视图。
- 如果要在查看数据时更改报表 设计 ，请使用“布局”视图。
- 如果要查看报表打印后的外观，请使用“打印预览”。
注意
如果报表格式设置有多列，“打印预览”中只显示列布局。 “布局”视图和“报表”视图将报表显示为单个列。
在“报表”视图中查看报表
在“导航窗格”中双击报表时，默认使用“报表”视图显示报表。 如果报表未打开，请在“导航窗格”中双击报表，即可在“报表”视图中查看该报表。
如果报表已打开，请在“导航窗格”中右键单击报表名称，然后单击“报表视图”。
在“报表”视图中处理数据
在“报表”视图中，可选择文本并将其复制到剪贴板。 若要选择整行，请单击并拖动要选择的行旁边的边距。 随后可通过执行下列操作之一，将这些行复制到剪贴板：
- 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”。
- 右键单击选中的行，然后单击“复制”。
- 按 Ctrl+C。
使用筛选器可仅显示所需行
无需退出“报表”视图，即可直接将筛选器应用到报表。 例如，如果报表中有一列“国家/地区”，而你只想查看国家/地区为“加拿大”的行，请执行以下操作：
- 在报表中找到单词“加拿大”，然后右键单击它。
- 单击“等于“加拿大””。
Access 随即创建并应用筛选器。
打开和关闭筛选器
可在已筛选和未筛选显示结果之间切换，方法是在“开始”选项卡的“排序和筛选”组中单击“切换筛选”。这只是打开和关闭筛选器，而不会将其删除。
删除筛选器
- 右键单击要从中删除筛选器的字段。
- 单击 清除字段名称的筛选器。 (你的实际字段为 fieldname.) 列出
删除筛选器后，使用“切换筛选”命令无法将其切换回打开状态。 必须先重新创建筛选器。
注意
如果将筛选器应用于报表，然后保存并关闭该报表，则会保存该筛选器。 但是，下次打开报表时，Access 不会应用该筛选器。 若要重新应用筛选器，请在“开始”选项卡上的“排序和筛选”组中，单击“切换筛选”。
使用“打印预览”预览报表
在“导航窗格”中，右键单击报表，然后在快捷菜单上单击“打印预览”。
可使用导航按钮按顺序查看报表每一页或跳转到报表中的任意页。
- 单击以显示第一页。
- 单击以显示上一页。
- 单击以显示下一页。
- 单击显示最后一页。
- 在此框中键入页码，然后按 Enter 跳转到特定页。
在“打印预览”中，可放大查看细节，也可缩小查看数据在页面上的位置布局。 将光标放在报表上方，单击一次。 若要使缩放效果相反，则再单击一次。 此外，还可以使用 Access 状态栏上的缩放控件进一步放大或缩小。
若要关闭“打印预览”，请执行下列操作之一：
- 在“打印预览”选项卡上，单击“关闭打印预览”。
- 在导航窗格中右键单击报表，然后单击快捷菜单上的“ 布局视图 ”或“ 设计视图 ”。
提示
预览报表后，您可以将结果导出到 Word、Excel 或其他几个 Office 程序。 在“外部数据”选项卡上的“导出”组中，单击所需格式按钮，并按照说明进行操作。
打印报表
可在报表处于打开状态（任何视图中皆可），甚至关闭状态时，打印报表。 打印前，请务必仔细检查页面设置，例如页边距或页面方向。 Access 将页面设置随报表一起保存，因此只需设置一次。 如果打印需求有变，可在之后再次进行设置。
更改页面设置
- 在“打印预览”中打开报表。 可在任何视图中更改页面设置，但“打印预览”是最佳选择，因为在此视图中可即时查看任何更改效果。
- 在“ 打印预览 ”选项卡的“ 页面布局 ”和“ 页面大小 ”组中，单击“ 纵向
”或“ 横向
”以设置页面方向，单击“ 大小
”以设置纸张大小，单击“ 边距”
以调整页边距等。 - 更改后，使用导航按钮查看多个页面，确保后续页面上未产生任何格式设置问题。
将报表发送到打印机
- 在任意视图中打开报表，或在“导航窗格”中选择报表。
- 单击 “文件>”、“打印>”、“打印”。 Access 随即显示“打印”对话框。
- 在打印机、打印范围和打印份数等选项中输入自己的选择。
- 单击“确定”。
以电子邮件形式发送报告
可以将报表作为电子邮件发送给收件人，而不用打印纸质副本：
- 在“导航窗格”中，单击报表将其选中。 在“外部数据”选项卡上的“导出”组中，单击“电子邮件”。
- 在“对象发送为”对话框的“选择输出格式”列表中，单击要使用的文件格式。
- 完成其余的对话框。
- 在电子邮件应用程序中，键入邮件详细信息并发送邮件。