设置数字或货币字段的格式

Access 中的数字、大数和货币数据类型包括多种格式。 对于数字和货币格式，有三种选择：保留默认格式、应用预定义格式或创建自定义格式。 对表字段应用格式时，Access 会自动将同一格式应用于稍后绑定到该表字段的任何窗体或报表控件。 格式设置仅更改数据的显示方式。 它不会影响数据的存储方式或用户输入数据的方式。

本文内容

• 数字和货币格式概述
• 应用预定义格式
• 预定义格式的示例
• 应用自定义格式
• 自定义格式示例
• 自定义格式字符
• 显示 A.D. 或 B.C.

数字和货币格式概述

若要创建自定义格式，请在表字段的 “格式 ”属性中输入各种字符。 这些字符可以是占位符，如 0 和 #;分隔符，如句点和逗号;文字字符;和颜色，具体取决于你希望格式设置的显示方式。 Access 会自动将表字段中使用的自定义格式应用于窗体或报表中的绑定控件。

可以指定四种类型的数值的格式：正数、负数、零 (0) 以及 null (未定义的) 。 如果为每种类型的值创建格式，则将正值的格式放在前面，负值的格式放在第二位，零值的格式放在第三位，null 值的格式放在最后。 每个格式用分号隔开。

自定义格式示例： #,###.##;(#,###.##)[Red];0,000.00;"Undefined"

显示为：

• 1,234.568
• (1,234.568) 红色
• 0,000.00
• Undefined

格式设置的含义如下：

• 数字符号 (#) 是数字的占位符。 如果没有值，Access 将显示空白。 若要显示零而不是空格，请用作 0 占位符。 例如，若要显示 1234 为 1234.00，请使用格式字符串 ####.00。
• 正值显示小数点后两位。
• 负值以两个小数位显示（括号和红色）。
• 零值显示为数字 0，始终保留两位小数。
• Null 值显示为单词 Undefined。

一个字符串最多可以有四个部分，每个部分都用分号 (;) 分隔。 如果表字段接受 Null 值，则可以省略第四部分。

部分	格式说明	示例
如果第一部分包含 #,###.##	显示正值。	1234.5678 显示为 1,234.568. 此格式使用逗号作为千位分隔符，句点用作小数分隔符。 如果记录中的十进制值超过自定义格式中的占位符字符数，Access 会对值进行舍入，并且仅显示格式指定的值数。 例如，如果字段包含 3,456.789，但其格式指定了两个小数位数，则 Access 会将小数值四舍五入为 0.79。 提示： 对于具有较大值或更多小数位数的格式，请为十进制值添加更多占位符，例如 #,###.###.
如果第二部分包含 (#,###.##)[Red]	仅显示负值。 如果数据不包含负值，Access 会将该字段留空。	负值包含在文字字符或括号中。 在此示例中，任何负值都显示为红色。
如果第三部分包含 0,000.00	定义所有零 (0) 值的格式。	当字段包含值零时，将显示。 0,000.00 若要显示文本而不是数字，请使用 "Zero" 双引号括起来的功能。
如果第四部分包含 "Undefined"	定义当记录包含 null 值时用户看到的内容。 在这种情况下，用户会看到单词 Undefined.	还可以使用其他文本，如 "Null" Or "****"。 用双引号括起来的字符被视为文字，并完全按照输入的内容显示。

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应用预定义格式

Access 提供了多种预定义的数字和货币数据格式。 默认格式是显示输入的数字。

在表中

1. 在“设计视图”中打开表。
2. 在设计网格的上半部分，选择要设置格式的“日期/时间”字段。
3. 在下半部分的 字段属性 部分中，单击 格式 属性框中的箭头，然后从下拉列表中选择一种格式。
4. 选择格式后，将显示 “属性更新选项” 按钮。 它允许您将新格式应用于逻辑上继承它的任何其他表字段和表单控件。 若要在整个数据库中应用更改，请单击智能标记，然后单击“在所有使用字段名称>的地方<更新格式”。 在本例中，“字段名称”是数字或货币字段的名称。
5. 要将更改应用于整个数据库，请在出现“更新属性”对话框并显示将继承新格式的窗体和其他对象时单击“是”。 有关详细信息，请参阅传播 字段属性。
6. 保存更改并切换到 “数据表视图 ”以查看格式是否满足你的需求。

在表单或报表中

在表单或报表中，日期通常显示在文本框中。 只需将文本框的 Format 属性设置为所需的日期格式。

1. 打开窗体或报表 布局视图 或 设计视图。
2. 将指针放置在带有数字或货币的文本框中。
3. 按 F4 显示 属性表。
4. 将 Format 属性设置为预定义的日期格式之一。

在查询中

1. 在 “设计”视图中打开查询。
2. 右键单击日期字段，然后单击 “属性”。
3. 在 属性表的“ 格式 ”属性列表中选择所需格式。

在表达式中

• 使用该 FormatDateTime 函数 将日期值格式设置为几种预定义格式之一。 如果在需要表达式（如宏或查询）的领域中工作，这可能会有所帮助。

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预定义格式的示例

下表显示了数字和货币的预定义 格式 属性设置。

设置	说明
常规编号	(默认) 显示输入的数字。
货币	使用千位分隔符，并遵循 Windows 的区域设置中为负数、小数点和货币符号以及小数位数指定的设置。
欧元	使用欧元符号 (€) ，无论在 Windows 的区域设置中指定什么货币符号。
已修复	至少显示一位数字，并遵循 Windows 的区域设置中为负数、小数点和货币符号以及小数位数指定的设置。
标准	使用千位分隔符，并遵循 Windows 的区域设置中为负数、小数符号和小数位数指定的设置。
百分比	将该值乘以 100，并在) (% 附加一个百分号。 它遵循 Windows 的区域设置中为负数、小数符号和小数位数指定的设置。
科学记数	使用标准科学记数法。

以下是预定义数字格式的示例。

设置	数据	显示
常规编号	3456.789 –3456.789 $213.21	3456.789 –3456.789 $213.21
货币	3456.789 –3456.789	$3,456.79 ($3,456.79)
已修复	3456.789 –3456.789 3.56645	3456.79 –3456.79 3.57
标准	3456.789	3,456.79
百分比	3 0.45	300% 45%
科学记数	3456.789 –3456.789	3.46E+03 –3.46E+03

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应用自定义格式

1. 在“设计视图”中打开表。

2. 在设计网格的上半部分，选择要设置格式的“日期/时间”字段。

3. 在“ 字段属性 ”部分中，选择“ 常规 ”选项卡，单击“ 格式 ”框旁边的单元格，然后根据格式需求输入特定字符。

4. 选择格式后， 将显示“属性更新选项” 智能标记。 它允许您将新格式应用于逻辑上继承它的任何其他表字段和表单控件。 若要在整个数据库中应用更改，请单击智能标记，然后单击“ 在所有使用字段名称的地方更新格式”。 在本例中，“字段名称”是日期/时间字段的名称。

5. 要将更改应用于整个数据库，请在出现“更新属性”对话框并显示将继承新格式的窗体和其他对象时单击“是”。 有关详细信息，请参阅传播 字段属性。

6. 保存更改并切换到 “数据表视图 ”以查看格式是否满足你的需求。

7. 通过执行以下操作测试格式：

   • 输入不带千位分隔符或小数分隔符的值，并查看格式如何处理数据。 格式是否将分隔符放置在正确的位置？
   • 输入比预期长或短的值 (带分隔符和不带分隔符) ，并查看格式的行为方式。 格式是否添加不需要的空格或前导零或尾随零？
   • 以正值或负值格式输入零值或 null 值，然后查看结果是否满意。

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自定义格式示例

以下是自定义数字格式的示例。

设置	说明
0;(0);;"Null"	正常显示正值，在括号中显示负值，如果值为 Null，则显示单词Null。
+0.0;–0.0;0.0	显示加 (+) 或减号 (– 带有正负数字) 号，并显示 0.0 值是否为零。

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自定义格式字符

若要创建自定义格式，请使用以下字符作为占位符和分隔符。

字符	说明
#	用于显示数字。 该字符的每个实例代表一个数字的位置。 如果某个位置中不存在任何值，Access 将显示一个空格。 它还可以用作占位符。 例如，如果应用格式 #,### 并在字段中输入值 45 ， 45 则显示。 如果在字段中输入12,145，即使千位分隔符左侧只定义了一个占位符，Access 也会显示。12,145
0	用于显示数字。 该字符的每个实例代表一个数字的位置。 如果位置中不存在任何值，Access 将显示零 (0) 。
小数分隔符 . (期间)	指示希望 Access 将分隔符放置在数字或货币字段的完整部分和小数部分之间的位置。 小数分隔符各不相同，并且在 Windows 的区域设置中设置。
千位分隔符 , (逗号)	指示希望 Access 将分隔符放置在数字或货币字段的千位部分之间的位置。 千位分隔符各不相同，并且在 Windows 的区域设置中设置。
空格， +-$()	用于根据需要插入空格、数学字符 (+) 以及财务符号， (格式字符串中的任何位置) ¥£$ 。- 如果你想要使用其他常见的数学符号（如斜杠 (\ 或 /) 以及星号 (*) ，请将它们括在双引号中。 请注意，可以将它们放置在任何位置。
\	用于强制 Access 显示紧接着的字符。 这与用双引号括住字符有相同的效果。
!	用于强制所有值左对齐。 强制左对齐时，不能使用 # 和 0 数字占位符，但可以对文本字符使用占位符。
*	用于强制紧跟星号后的字符成为填充字符，填充字符是用于填充空白的字符。 Access 通常以右对齐方式显示数值数据，并用空格填充值左侧的任何区域。 可以在格式字符串中任意位置添加填充字符，当添加填充字符时，Access 会使用指定字符填充任何空白空格。 例如，该格式 £##*~.00 将货币金额显示为 £45~~~~~.15. 字段中显示 () ~ 的波形符数取决于表字段中的空格数。
%	用作格式字符串中的最后一个字符。 将值乘以 100，并使用尾随百分号显示结果。
E+, E- - 或 - e+, e-	用于以科学或指数表示法显示值。 当预定义的科学格式未为您的值提供足够的空间时，请使用此选项。 使用 or e+ 将值显示为正指数，或 E+E- or e- 显示负指数。 必须将这些占位符与其他字符一起使用。 例如，假设将格式 0.000E+00 应用于数字字段，然后输入 612345。 Access 会显示 6.123E+05。 Access 首先将小数位数向下舍入为三，即小数分隔符右侧或左侧的零数。 接下来，Access 根据原始值中小数分隔符向右或向左的位数（具体取决于你的语言设置）计算指数值。 在这种情况下，原始值应将 或五位数字放在 612345小数点右侧。 因此，Access 会显示 6.123E+05，生成的值相当 6.123 x 105于。
"Literal text"	使用双引号将希望用户看到的任何文本括起来。
[color]	用于将颜色应用于格式部分中的所有值。 必须用方括号括住颜色的名称，并使用以下名称之一：black、、blue、 redwhitecyangreenmagentayellow或 。

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显示 A.D. 或 B.C.

可以使用自定义格式在一年之前或B.C.之后显示A.D.，具体取决于输入的是正数还是负数。 正数显示为与年份相同的年份 A.D. 。 负数显示为年份之后的年份 B.C. 。

1. 在“设计视图”中打开表。
2. 在设计网格的上半部分，选择要设置格式的“数字”字段。
3. 在下半部分中，单击 “格式” 属性框，然后输入此自定义格式： "A.D. " #;# " B.C."

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