Microsoft Office Excel 具有许多功能，可让您轻松管理和分析数据。 若要充分利用这些功能，请务必根据以下准则组织工作表中的数据并设置其格式。
本文内容
数据整理指南
将类似项放在同一列中 对数据进行设计，让所有行的同一列中都包含类似的项目。
保持数据范围分开 在相关数据区域与工作表上的其他数据之间至少保留一列和一行空白。 然后，Excel 可在排序、筛选或插入自动分类汇总时更轻松地检测和选择范围。
将关键数据放在区域上方或下方 避免将关键数据放在区域左侧或右侧，因为筛选区域时该数据可能会隐藏起来。
避免区域内出现空白行和空白列 避免在数据区域内放置空白行和空白列。 这样做可以确保 Excel 可以更轻松地检测和选择相关数据区域。
显示区域内的所有行和列 请确保在更改数据范围之前显示所有隐藏的行或列。 当未显示某个区域中的行和列时，可能会无意中删除数据。 有关详细信息，请参阅 隐藏或显示行和列。
数据格式设置指南
使用列标签标识数据 通过对数据应用不同的格式，在数据区域的第一行中创建列标签。 然后，Excel 可以使用这些标签来创建报表以及查找和组织数据。 列标签使用的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大写样式与分配给区域中数据的格式不同。 键入列标签之前，将单元格格式设置为文本。 有关详细信息，请参阅 设置工作表格式的方法。
使用单元格边框区分数据 若要将标签与数据分隔开来，请使用单元格边框（而不是空白行或虚线）在标签下方插入行。 有关详细信息，请参阅 在工作表上应用或删除单元格边框。
避免使用前导或尾随空格以避免错误 避免在单元格的开头或末尾插入空格来缩进数据。 这些额外的空格可能会影响排序、搜索和应用于单元格的格式。 可以在单元格内使用“ 增加缩进量” 命令，而不是键入空格来缩进数据。 有关详细信息，请参阅 重新定位单元格中的数据。
扩展数据格式和公式 将新的数据行添加到数据区域的末尾时，Excel 会扩展一致的格式和公式。 前面 5 个单元格中的 3 个必须使用相同的格式才能扩展该格式。 上述所有公式必须一致，才能扩展公式。 有关详细信息，请参阅 在工作表单元格中自动填充数据。
使用 Excel 表格格式处理相关数据 可以将工作表上连续的单元格区域转换为 Excel 表格。 表定义的数据可以独立于表外部的数据进行操作，并且可以使用特定的表功能来快速对表中的数据进行排序、筛选、汇总或计算。 您还可以使用表格功能通过将相关数据组织在单个工作表上的多个表中来划分相关数据集。 有关详细信息，请参阅 Excel 表格概述。