可以更改外部数据区域的属性，以控制通过与外部数据源（如数据库、Web 查询或文本文件）的连接导入到工作表中的数据。
详细了解外部数据区域及其属性
外部数据区域是定义的名称或表名称，用于定义导入工作表中的数据的位置。 连接到外部数据时，Excel 会自动创建外部数据区域。 唯一的例外是连接到数据源的数据透视表 — 数据透视表不使用外部数据区域。 在 Excel 中，可以设置外部数据区域的格式和布局，也可以在计算中使用它，就像处理任何其他数据一样。
外部数据区域属性
外部数据区域具有其他属性， (不要与可用于控制数据的查询或连接属性) 混淆，例如保留单元格格式和列宽。 可通过单击“数据”选项卡上“连接”组中的“属性”来更改这些外部数据区域属性。然后，执行以下操作进行更改：
- 对于从 Microsoft Query 和数据连接向导创建的外部数据区域，请使用 “外部数据属性 ”对话框。
- 对于通过导入的文本文件或检索 HTML 数据的 Web 查询创建的外部数据区域，请使用“ 外部数据区域属性 ”对话框。
- 对于通过检索 XML 数据的 Web 查询创建的外部数据区域，请使用 XML 映射属性对话框 。
查找外部数据区域
- 选择要在其中搜索外部数据区域的工作表。
- 在编辑栏上，单击 名称框旁边的箭头，然后单击所需外部数据区域的名称。
更改外部数据区域的名称
- 选择 “公式>名称管理器”。
- 在 “名称管理器 ”对话框中，单击外部数据区域的名称，然后单击 “编辑”。 也可以双击该名称。
- 在“ 编辑名称 ”对话框中，在“ 名称 ”框中键入引用的新名称。
注意
关闭按钮仅关闭“名称管理器”对话框。 您不必单击 关闭 即可提交已经进行的更改。
更改外部数据区域的基础查询
可以更改从 Microsoft Query、导入的文本文件、Web 查询或数据连接向导创建的外部数据范围的基础查询。
更改从 Microsoft 查询创建的外部数据范围的基础查询
- 在外部数据区域内单击要更改其基础查询的单元格。
- 选择 “数据>属性”。
- 在“ 外部数据属性 ”对话框中，单击 “连接属性”
。 - 在 “连接属性 ”对话框中，单击 “定义 ”选项卡，然后单击“ 编辑查询”。
有关在 Microsoft Query 中构造和编辑查询的详细信息，请参阅 Microsoft Query 帮助。
更改从导入的文本文件创建的外部数据区域的基础查询
- 在外部数据区域内单击要更改其基础查询的单元格。
- 选择“ 数据>连接”&“查询>连接 ”选项卡，右键单击所需的连接，然后选择 “属性”。
- 在 “连接属性 ”对话框中，单击 “定义 ”选项卡，然后单击“ 编辑查询”。
- 在“ 导入文本文件 ”对话框中，单击 “导入”。
- 在文本导入向导中更改导入的文本文件，然后单击“ 完成”。
有关导入文本文件的详细信息，请参阅 导入或导出文本文件。
更改从 Web 查询创建的外部数据区域的基础查询
- 在外部数据区域内单击要更改其基础查询的单元格。
- 选择 “数据>属性”。
- 选择“ 数据>连接”&“查询>连接 ”选项卡，右键单击所需的连接，然后选择 “属性”。
- 在 “连接属性 ”对话框中，单击 “定义 ”选项卡，然后单击“ 编辑查询”。
- 在“ 编辑 Web 查询 ”对话框中对 Web 查询进行更改，然后单击“ 完成”。
有关创建和编辑 Web 查询的详细信息，请参阅 连接到网页。
使用数据连接向导更改外部数据区域的基础查询
在外部数据区域内单击要更改其基础查询的单元格。
选择 “数据>属性”。
在“ 外部数据属性 ”对话框中，单击 “连接属性”
。在 “连接属性 ”对话框中，单击 “定义 ”选项卡。
执行下列操作之一：
在 “命令类型” 框中，单击 “表 ”，然后在 “命令”文本 框中，将值更改为相应表、视图或查询的名称。
在 “命令类型 ”框中，单击“ SQL ”或 “默认值 ”，然后在 “命令”文本 框中编辑 SQL 语句。
注意
根据连接的定义方式， 命令类型 框可能不可用 (显示为灰色) 。
复制外部数据区域及其基础查询
- 在编辑栏上，单击 名称框旁边的箭头，然后选择要复制的外部数据区域的名称。
对于 Excel 表格，请选择区域的名称，然后按 Ctrl+A 选择表格标题。
如果要包含不属于外部数据区域的列标签或公式，请选择包含要复制的列标签或公式的单元格。 单击编辑栏上 “名称”框 旁边的箭头，然后单击要复制的外部数据区域的名称。 - 选择 “主页>复制”。
- 切换到要在其中粘贴外部数据区域的工作簿。
- 单击粘贴区域左上角的单元格。
若要确保外部数据不会替换现有数据，请确保工作表在单击的单元格下方或右侧没有数据。 - 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”。
注意
如果仅复制外部数据区域的一部分，则不会复制基础查询，并且无法刷新复制的数据。
指定如何将新数据添加到外部数据区域
你可以控制如何处理刷新数据时返回到 Excel 的较小或较大的数据集。
选择 “数据>属性”。
在“ 外部数据区域属性 ”对话框的“如果 刷新时数据区域中的行数发生更改”下，单击下列选项之一：
插入新数据的单元格，删除未使用的单元格
注意
- 在数据源中添加一行或多行时，外部数据区域正下方的单元格将向下移动，但外部数据区域右侧的单元格不会移动。
- 删除数据源中的一行或多行时，外部数据区域正下方的单元格将向上移动，但外部数据区域右侧的单元格不会移动。
插入新数据的整行，清除未使用的单元格
注意
- 在数据源中添加一行或多行时，外部数据区域正下方和右侧的单元格将下移。
- 删除数据源中的一行或多行时，外部数据区域正下方和右侧的单元格不会移动。
用新数据覆盖现有单元格，清除未使用的单元格
注意
- 在数据源中添加一行或多行时，将覆盖外部数据区域正下方的单元格，但外部数据区域右侧的单元格不会移动。
- 删除数据源中的一行或多行时，外部数据区域正下方和右侧的单元格不会移动。
指定数据格式和布局
选择 “数据>属性”。
在 “数据格式和布局”下，执行下列一项或多项操作：
若要将字段名称包括为第一行，请选中“包括字段名称”检查框。
若要添加行号列，请选中“包括行号”检查框。
注意
此检查框不适用于导入的文本文件、XML 文件或 Web 查询。
若要保留应用的单元格格式，请选中“保留单元格格式”检查框。
注意
对于 Web 查询，如果在“选项”对话框中选择“完整的 HTML 格式”，则将自动清除此选项。 可从“编辑查询”（Edit Query） 对话框访问“选项”（Options） 对话框。
若要保留设置的列宽，请选中“调整列宽”检查框。
若要保留应用的列排序、筛选和布局，请选中“保留列排序/筛选器/布局”检查框。
注意
此检查框不可用于 Web 查询。
若要保留应用的列筛选，请选中“保留列筛选器”检查框。
注意
此检查框仅适用于基于 XML 数据的 Web 查询。
冻结外部数据区域中的数据
冻结外部数据范围会保留数据，但不保留其基础查询，因此无法刷新冻结的外部数据范围。
冻结 Excel 表格中的数据
- 单击包含要从中删除数据连接的 Excel 表格的工作表。
- 在编辑栏上，单击 名称框旁边的箭头，然后单击要从中删除数据连接的外部数据区域的名称。 然后选择数据区域。
- 在 “工具 ”选项卡的 “外部表数据 ”组中，单击 “取消链接”。 数据区域保持不变且仍具有相同的名称，但连接将被删除。
删除外部数据区域
- 单击包含要删除的外部数据区域的工作表。
- 在编辑栏上，单击 名称框旁边的箭头，然后单击要删除的外部数据区域的名称。
如果外部数据区域是 Excel 表格，请按 CTRL+A 选择整个表格。 - 若要删除外部数据区域，请按 Delete。
- 若要删除基础查询，请在 Excel 提示时单击“ 是 ”。