信息权限管理 (IRM) 可帮助你防止未经授权的人员打印、转发或复制敏感信息。 权限存储在通过 IRM 服务器进行身份验证的工作簿中。
使用 Microsoft 365 中的 IRM，可以权限管理 XML 纸张规范 (.xps) 文件和以下文件类型：
- 工作簿.xls
- 工作簿.xlsx
- 已启用宏的 workbook.xlsm
- Template.xlt
- Template.xltx
- 已启用宏的 template.xltm
- 非 XML 二进制 workbook.xlsb
- 已启用宏的 add-in.xla
- 已启用宏的 add-in.xlam
配置计算机以使用 IRM
若要在 Microsoft 365 中使用 IRM，所需的最低软件是 Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1) 。 RMS 管理员可配置公司特定的 IRM 策略，进而确定可访问信息的人员以及允许的电子邮件编辑级别。 例如，公司管理员可定义名为“公司机密”的权限模板，它可指定使用该策略的电子邮件只能由公司域内的用户打开。
下载权限
首次尝试使用受限权限打开工作簿时，必须连接到许可服务器以验证凭据并下载使用许可证。 使用许可证定义你对某个文件的访问级别。 具有受限权限的每个文件均需要此过程。 换言之，没有使用许可证便无法打开具有受限权限的内容。 下载权限要求 Microsoft 365 向许可服务器发送凭据（包括电子邮件地址）和有关权限的信息。 工作簿中包含的信息不会发送到许可服务器。
限制对文件内容的权限
IRM 允许对每个用户、每个文件或每个组应用限制， (基于组的权限需要 Active Directory 目录服务进行组扩展) 。 例如，在 Ranjit 创建的工作簿中，他可能授予 Helena 读取权限，但不能更改它。 然后，Ranjit 可以授予 Bobby 编辑工作簿的权限。 Ranjit 还可能决定对 Helena 和 Bobby 对工作簿的访问权限应用 5 天限制。
- 保存工作簿。
- 选择“ 文件>信息”。
- 选择“保护工作簿”，指向“通过People限制权限”，然后选择“受限访问”。
- 在“ 权限 ”对话框中，选择“ 限制对此工作簿的权限”，然后为每个用户分配所需的访问级别。
- 若要授予某人完全控制权限，请在“权限”对话框中选择“更多选项”，然后在“访问级别”列中选择箭头，然后在“访问级别”列表中选择“完全控制”。
- 分配权限级别后，选择“ 确定”。
此时会显示消息栏，指示工作簿由权限管理。 如果必须对工作簿进行任何访问权限更改，请选择“ 更改权限”。
如果将具有受限权限的工作簿转发给未经授权的人员，则会显示一条消息，其中包含作者的电子邮件地址或网站地址，以便个人可以请求工作簿的权限。
如果作者选择不包括电子邮件地址，则未授权的用户将收到错误消息。
设置文件的到期日期
- 打开文件。
- 选择“ 文件>信息”。
- 选择“保护工作簿”，指向“通过People限制权限”，然后选择“受限访问”。
- 在“权限”对话框中，选中“限制对此工作簿的权限检查”框，然后选择“更多选项”。
- 在“用户的其他权限”下，选中“此工作簿在检查到期”框，然后输入日期。
- 选择 “确定” 两次。
使用其他 Windows 用户帐户对文件进行权限管理
打开文档、工作表或演示文稿。
转到 “文件>信息”。
选择“保护工作簿”，指向“按People限制权限”，然后选择“管理凭据”。
执行下列操作之一：
- 在 “选择用户 ”对话框中，选择要使用的帐户的电子邮件地址，然后选择“ 确定”。
- 在 “选择用户 ”对话框中，选择“ 添加”，键入新帐户的凭据，然后选择 “确定” 两次。
查看具有受限权限的内容
若要使用 Microsoft 365 查看您有权访问的权限管理内容，只需打开工作簿即可。
如果要查看您拥有的权限，请在消息栏中选择“ 查看权限 ”，或选择“ 此工作簿包含权限策略
