在表单模板中添加自定义的“帮助”文本
应用对象
为了帮助用户了解表单的用途，并帮助他们成功填写表单，可以向表单模板添加说明性帮助文本。
本文介绍如何通过考虑以下因素来确定表单模板的最佳帮助文本类型：所创建的表单模板的类型、受众、表单模板的部署范围，以及用户是否会使用 Web 浏览器根据表单模板填写表单。
本文内容
兼容性注意事项
在 Microsoft Office InfoPath 2007 中设计表单模板时，可以选择设计与浏览器兼容的表单模板。 设计与浏览器兼容的表单模板时，某些功能不可用。 例如，自定义任务窗格（通常用于显示自定义帮助文本）在浏览器兼容的表单模板中不受支持。 若要向浏览器兼容的表单模板添加帮助，请考虑添加帮助的替代方法，例如使用条件格式显示上下文帮助。
帮助类型
根据表单模板的复杂性和用户的需求，可以使用不同的过程添加不同类型的帮助文本。 根据表单模板的不同，可以在表单模板中使用多种类型的帮助文本。 下面是在表单模板中显示帮助文本的最常见方法列表：
帮助视图 创建单独的视图，以在想要向用户提供详细说明时显示帮助文本。 可以创建仅包含帮助文本的帮助视图，也可以复制在表单模板的默认视图中添加的控件，并包含随附的帮助文本。 通过添加带有帮助文本的控件，可以提供用于填写表单的备用视图，该视图包含每个部分或控件的上下文帮助。 当受众包含需要额外帮助的新用户和已知道如何填写表单的有经验的用户时，这是一种有用的方法。
提示
由于与浏览器兼容的表单模板不支持自定义任务窗格，因此使用帮助视图显示帮助文本是自定义任务窗格的不错替代方法。
自定义任务窗格 自定义任务窗格是一个 HTML 文件，当用户填写表单时，其内容将显示在 InfoPath 任务窗格中。 只能指定要在表单模板的默认自定义任务窗格中打开的一个 HTML 文件，但可以将其他 HTML 文件作为资源文件添加到表单模板，然后在它们之间创建超链接。 自定义任务窗格中只能显示 HTML 文件。 自定义任务窗格可以提供特定于表单的命令和帮助内容。 可以直接将 HTML 文件添加到表单模板，以便用户可以在脱机填写表单时查看自定义任务窗格“帮助”，也可以将自定义任务窗格链接到存储在其他位置的 HTML 文件。 例如，如果计划经常更新帮助内容，但不希望每次更新 HTML 帮助文件时发布表单模板，则最好将 HTML 文件存储在另一个位置，并从自定义任务窗格链接到它。 请记住，与浏览器兼容的表单模板不支持自定义任务窗格，因此应仅为将在 InfoPath 中填写的表单创建自定义任务窗格。
条件格式设置 可以使用条件格式为控件指定基于窗体上出现的条件的不同格式设置选项。 如果用户填写表单时指定的条件为 true，则应用条件格式。 向表单模板中的分区添加“帮助”文本并向该分区添加条件格式时，用户可根据需要显示或隐藏节或控件的上下文帮助文本，而无需切换视图。 这是为需要帮助的用户提供特定节或控件的内联帮助的有用方法。
外部帮助 可以添加指向外部文件的链接，例如网站上的 HTML 文件。 例如，如果组织的技术支持网站包含用于启动与技术支持工程师的实时聊天会话的网页，则可以向表单模板添加超链接，使用户能够在其 Web 浏览器中打开该页面。 当你为组织中的另一个部门设计表单模板时，此方法非常有用，并且该部门最有资格为用户提供帮助或技术支持。
适用于填写表单的用户的 InfoPath 帮助系统 InfoPath 包含一个专用的帮助系统，供填写表单的用户使用。 通过指示用户在填写表单时按 F1，可以让他们访问有关标准 InfoPath 功能的这些帮助主题。 对于用户仅使用 InfoPath 填写的表单，请使用此方法。
创建视图以显示帮助
若要在表单模板中创建单独的视图，以便用户查看有关填写表单的帮助，首先需要为表单模板创建帮助视图，然后将按钮添加到默认表单视图中，用户可以单击该按钮以访问“帮助”视图。
创建帮助视图
- 在“ 视图 ”菜单上，单击“ 管理视图”。
- 在“视图”任务窗格中的“操作”下，单击“添加新视图”。
- 在 “新建视图名称 ”框中，键入“帮助”视图的名称，然后单击“ 确定”。
例如，键入 “帮助”。 - 在表单模板上，单击刚刚添加的视图，然后键入或粘贴所需的帮助文本。
- 如果看不到“控件”任务窗格，请单击“插入”菜单上的“其他控件”，或按 Alt+I、C。
- 在 “控件 ”任务窗格中，单击“ 按钮”。
- 右键单击添加的按钮，然后在快捷菜单上单击“ 按钮属性 ”。
- 单击“常规”选项卡。
- 在“ 标签 ”框中，键入按钮的标签。 例如，键入 “返回窗体”。
- 单击“ 规则”。
- 在“ 规则 ”对话框中，单击“ 添加”。
- 单击“ 添加操作”。
- 在 “操作 ”框中，单击“ 切换视图”。
- 在“ 视图 ”框中，单击默认视图的名称。
- 单击 “确定” 四次以返回到表单模板。
为表单模板创建“帮助”视图后，需要向默认视图添加一个按钮，以便用户可以在填写表单时轻松访问“帮助”视图。
将按钮添加到默认视图
- 在“ 视图 ”菜单上，单击“ 管理视图”。
- 在 “视图 ”任务窗格中，单击默认视图的名称。
- 如果看不到“控件”任务窗格，请单击“插入”菜单上的“其他控件”，或按 Alt+I、C。
- 在 “控件 ”任务窗格中，单击“ 按钮”。
- 右键单击添加的按钮，然后在快捷菜单上单击“ 按钮属性 ”。
- 单击“常规”选项卡。
- 在“ 标签 ”框中，键入按钮的标签。 例如，键入 “帮助”。
- 单击“ 规则”。
- 在“ 规则 ”对话框中，单击“ 添加”。
- 单击“ 添加操作”。
- 在 “操作 ”框中，单击“ 切换视图”。
- 在“ 视图 ”框中，单击在上一过程中添加的“帮助”视图的名称。
- 单击 “确定” 四次以返回到表单模板。
提示
可以选择将与默认视图中包含的控件相同的控件添加到“帮助”视图。 这样，用户可以选择在不需要帮助时在默认视图中填写表单;如果需要查看帮助文本说明，则使用帮助视图填写表单。
创建自定义任务窗格以显示“帮助”
注意
在创建自定义任务窗格以在表单模板中显示“帮助”之前，请考虑以下事项：
- 与浏览器兼容的表单模板不支持自定义任务窗格。
- 在启用自定义任务窗格之前，必须先使用 HTML 编辑器（如 Microsoft Office SharePoint Designer 2007）为自定义任务窗格创建 HTML 文件。
若要创建并启用自定义任务窗格，请执行以下操作：
在 “工具 ”菜单上，单击“ 窗体选项”。
在 “类别”下，单击“ 编程”。
选中“启用自定义任务窗格检查”框。
在 “任务窗格名称 ”框中，键入要在自定义任务窗格顶部显示的名称。 例如，键入 “帮助”。
若要将文件添加到表单模板，请单击“资源Files”。
注意
若要将文件链接到表单模板，请在 “任务窗格位置 ”框中，键入 HTML 文件位置的绝对路径，然后单击“ 确定”。
注意
建议链接到与表单模板位于同一域中的 HTML 文件。 否则，打开基于表单模板的表单的用户将看到警报。
在“资源Files”对话框中，单击“添加”。
在“ 添加文件 ”对话框中，浏览到并选择所需的 HTML 文件，然后单击“ 确定”。
如果添加的 HTML 文件引用其他文件（例如级联样式表），则也添加这些文件。
提示
只能指定要在表单模板的默认自定义任务窗格中打开的一个 HTML 文件，但可以将其他 HTML 文件作为资源文件添加到表单模板，然后在它们之间创建超链接。
在“ 表单选项 ”对话框中，单击刚添加到 “任务窗格位置 ”框中的 HTML 文件的名称。
要测试所做的更改，请单击“常用”工具栏上的“预览”，或者按 Ctrl+Shift+B。 预览表单模板时，默认应显示刚刚创建的自定义任务窗格。
使用条件格式显示上下文帮助
以下过程介绍如何使用条件格式显示或隐藏上下文帮助。
如果看不到“控件”任务窗格，请单击“插入”菜单上的“其他控件”，或按 Alt+I、C。
在 “控件 ”任务窗格中，单击“ 复选框”，然后单击“ 分区”。
单击刚刚添加到表单模板的部分，并键入一些帮助文本。
删除“检查”框的默认标签文本，然后键入“单击以显示或隐藏帮助”。
单击表单模板上部分的选项卡，然后在“ 格式” 菜单上，单击“ 条件格式”。
单击“添加”。
在“ 如果此条件为 true”下，在第一个框中，单击“ 选择字段或组”。
在“选择字段或组”对话框中，选择与步骤 2 中添加的检查框控件对应的字段，然后单击“确定”。
第二个框中，在“ 条件格式 ”对话框中，单击 等于。
在第三个框中，单击“ FALSE”。
在“然后应用此格式”下，选中“隐藏此控件检查框。
注意
条件现在指出，如果选中了“检查”框，则会显示该部分。
要测试所做的更改，请单击“常用”工具栏上的“预览”，或者按 Ctrl+Shift+B。
创建指向外部帮助文件或网站的超链接
以下过程介绍如何将表单模板中的超链接添加到外部帮助文件（例如 HTML 文件或编译的帮助 (.chm) 文件）或网站（例如技术支持网站）。
注意
- 确保创建链接的外部帮助文件或网站可供用户访问。 如果要在仅与 InfoPath 兼容的表单模板中添加一个 HTML 文件的链接 (，换句话说，用户必须使用 InfoPath 来根据该表单模板) 填写表单，你可以通过将 HTML 文件作为在自定义任务窗格中打开的资源文件添加到表单模板。 对于浏览器兼容的表单模板，应将 HTML 文件发布到可供用户访问的网站，最好是表单模板所在的同一网站，并在表单模板中创建指向外部 HTML 文件的静态超链接。
- 如果决定对帮助文件使用其他格式（例如 .chm 文件），请记得验证用户计算机上的操作系统是否支持你选择的文件格式。
创建指向外部文件的静态超链接
在表单模板上，单击要插入超链接的位置，或选择要转换为超链接的文本或图片。
在Standard工具栏上，单击“插入超链接”
。单击“常规”选项卡。
在“ 地址 ”框中，键入要链接到的 URL。
若要更改表单模板上显示的超链接文本，请在“文本”框中键入所需的 文本 。
注意
如果在步骤 1 中选择了图片，则此选项不可用。
若要分配当用户将指针移到超链接上时显示的屏幕提示，请单击“ 高级 ”选项卡，然后在“ 屏幕提示 ”框中键入要显示的文本。
要测试所做的更改，请单击“常用”工具栏上的“预览”，或者按 Ctrl+Shift+B。
为用户添加说明以查看 InfoPath 帮助系统
InfoPath 包括一个专用的帮助系统，供用户在填写表单时使用。 此帮助系统包含有关常见任务的信息，例如打开或关闭自动完成以及检查表单中文本的拼写。 作为表单设计器，在预览窗口中预览窗体时，可以通过按 F1 为表单用户打开 InfoPath 帮助。
表单用户的帮助仅限于应用于所有表单的任务，因此最好为所设计的表单模板提供自定义帮助。 为了帮助用户在填写表单时查看 InfoPath 帮助系统，可以向表单模板添加说明，说明如何访问 InfoPath 帮助系统。 例如，可以在表单模板中包含以下示例之一：
- 若要打开 InfoPath 帮助，请按 F1。
- 若要打开 InfoPath 帮助，请单击“帮助”菜单上的“Microsoft Office InfoPath 帮助”。