InfoPath 和 InfoPath Forms Services 的使用方案
应用对象
本文讨论组织可能使用 Microsoft Office InfoPath 和InfoPath Forms Services来改进业务流程的方案，例如费用报销或保险索赔报告。
本文中讨论的方案和公司是虚构的，仅用于说明目的。 若要了解如何在实际业务环境中使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services，可以参考实际案例研究。 在“ 另请参阅 ”部分中找到有关案例研究的详细信息的链接。
本文内容
方案 1：费用报表
A. Datum Corporation 是一家全国性的计算机设备和 IT 服务提供商，销售计算机、网络硬件和 IT 服务合同。
A. Datum Corporation 中的许多团队（包括营销、销售和支持顾问）产生并报告与工作相关的费用。
A. Datum Corporation 的 IT 专业人员希望使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 来简化公司内的费用报告流程。 具体而言，他们希望防止数据输入错误，并消除管理人员将数据从费用报表重新输入到另一个单独的数据库中的需要。 A. Datum Corporation 还希望为员工提供在线查看其费用报表状态的方法。
Before InfoPath
尽管 A. Datum Corporation 使用 Microsoft Office Excel 工作簿来生成费用报表，但员工仍使用手动过程来提交费用报表。 例如，一名员工在 Excel 工作簿中输入了她的支出，然后打印了该工作簿。 她把一张纸张传送单附在打印的报告上，然后通过办公室间邮件将报告发送给她的经理。
批准报告后，经理在路由单上检查了她的姓名，然后通过办公室间邮件将报告发送给会计部门。 如果会计经理批准了报告，则会发出报销支票。 对于区域办事处，在提交初始报告的时间到员工收到报销检查之间可能会有几周的时间。
After InfoPath
由于从基于纸张的流程切换到使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services的自动化流程，A. Datum Corporation 减少了处理员工费用报表所花费的时间和金钱。 员工现在可以在线填写其表单，并通过电子方式将其提交给经理。 经理批准报告后，可以以电子方式将其发送给会计部门进行最终审批和报销。
切换到基于 InfoPath 的系统的好处包括：
- 在线便利 在其计算机上安装了 InfoPath 的员工可以使用 InfoPath 填写并提交费用报表表单。 计算机上未安装 InfoPath 的员工可以使用 Web 浏览器填写并提交其费用报表。
- 脱机支持 如果员工在 InfoPath 中填写了费用报表窗体，他们可以将其部分填写的表单保存到计算机，脱机处理表单，然后在重新连接时将已完成的表单提交到公司网络。 这对于对网络资源或 Internet 具有间歇性或有限访问权限的员工（例如经常出差的员工）尤其有用。
- 提高准确性 由于表单模板旨在帮助确保数据完整性，因此出现无效条目更少。 例如，员工使用下拉列表框从支出类别的标准化列表中进行选择，而不是在窗体中记住并手动输入支出类别。
- 效率员工可以通过查看Microsoft Windows SharePoint Services网站上的页面来查看审批过程的状态。
方案 2：保险索赔
Humongous Insurance 是一家大型跨国公司，向船、汽车和房主销售保险产品。 这些产品销售给消费者和企业客户。
Humongous Insurance 拥有 10,000 多人的大型移动员工队伍，其中包括销售人员、理赔员、律师、IT 人员、人力资源人员和财务人员。
Humongous Insurance 希望使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services，以允许客户、保险代理和相关企业使用在线表单来处理其保险索赔。
Before InfoPath
在使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services之前，Humongous Insurance 的员工使用了手动的、基于纸张的理赔流程。 在与客户面谈后，代理会手动填写索赔表，然后将索赔表传真给理算员。 当理算员审查信息时，她通常需要致电代理进行澄清，具体取决于传真的打印质量。
After InfoPath
从基于纸张的理赔流程切换到 InfoPath 和InfoPath Forms Services使 Humongous Insurance 能够在线连接客户、代理和理算员。
例如，Humongous Insurance 客户现在可以通过填写启用浏览器的表单通过 Internet 提出索赔。 客户可以转到 Humongous Insurance 网站，建立她的帐户，登录并提交索赔。 客户提交表单后，将通过电子邮件将其发送给调整器，并将电子邮件的副本发送给代理。 如果需要其他信息，调整器会将表单返回给代理。 自动化系统降低了处理成本，缩短了处理索赔所需的时间，提高了整体客户满意度。
切换到基于 InfoPath 的系统的好处包括：
- 方便 除了通过电话提交索赔外，客户还可以通过在网上填写表单来提交索赔。 这允许客户在方便时提交表单，而不仅仅是在标准营业时间提交表单。
- 提高准确性 由于表单模板旨在帮助确保数据完整性，因此出现无效条目更少。 例如，客户或代理使用下拉列表框从声明类型的标准列表中进行选择，而不是在表单中查找并手动输入声明类型。
- 效率 此外，通过使用集成的审批工作流，代理或调整器可以快速查看处理声明的其他各方的状态。 尽管 Humongous Insurance 的员工以前使用过明确定义的工作流，但他们的流程是基于纸张的。 因此，如果不拨打电话，代理和理算员无法快速确定声明的状态。 例如，现在，代理可以在存储表单的 SharePoint 网站上检查工作流状态页，以查看调整器是否已完成审批过程。
方案 3：允许申请
建筑检查部是斯普林菲尔德市市政府的一个100人机构。
该机构负责审查电气承包商提交的许可证申请，然后批准或拒绝这些请求。
建筑检查部希望承包商能够在 Web 浏览器中填写许可证申请，以便许可过程更轻松、更方便。
Before InfoPath
在使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services之前，建筑检查部使用了手动的、基于纸张的申请流程，导致数据输入冗余。 承包商在政府办公室填写了书面表格。 然后，书记员将手写表单发送给接待员，接待员将数据输入数据库系统。 输入数据后，生成的条目与纸张表单进行比较，以确保准确性。 如果遇到无效或无法理解的数据，则会通过邮件将表单连同第二个包含更正无效条目的说明的表单一起退回给承包商。
承包商提交经修订的表格后，随后将更新输入数据库，并检查新条目与原始和第二份表格的准确性。 数据被视为有效后，审批过程开始。 在审批阶段，检查员根据各种条件批准或拒绝了许可请求。 审批工作流完成后，通过邮件通知承包商决定。
After InfoPath
通过从基于纸张的许可流程迁移到使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services的自动化流程，建筑检查部能够在线连接承包商、职员和检查员。
例如，当承包商在建筑检查部网站上提交许可证申请时，表单数据将提交到位于建筑检查部网络上的数据库。 提交申请后，新的许可请求将自动显示在 SharePoint 网站中，接收代理将检查信息的完整性，并对申请表单进行数字签名以确认收到。
切换到基于 InfoPath 的系统的好处包括：
- 在线便利 承包商不再需要前往政府办公室申请许可证。 承包商现在可以通过 Web 提交其许可请求，方法是在浏览器中填写启用了浏览器的表单，例如 Firefox、Safari 或 Internet Explorer。
- 提高准确性 由于许可表单模板旨在帮助确保数据完整性，因此减少无效条目的发生。 例如，承包商在选择所寻求的许可证类型时，使用下拉列表框从标准类别列表中进行选择，而不是在表单中查找并手动输入许可证类型。
- 更好的用户体验 提交数据后，新的许可证申请表将自动显示在建筑检查部 Intranet 网站上。 当职员打开表单时，他会看到承包商的公司数据，并允许在表单中申请数据。
方案 4：库存管理
Wide World Importers 是一家总部位于马里兰州巴尔的摩的国际公司。 该公司进口纺织品、手工艺品和易耗品，特别注重从北非进口商品。
Wide World Importers 从 12 个国家/地区的 70 多家供应商处进行购买。 由于这些供应商持有的库存是动态的和季节性的，Wide World Importers 希望设计 InfoPath 表单模板，使他们能够轻松有效地查询供应商的库存。
Before InfoPath
在使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 之前，Wide World Importers 使用了手动的、基于纸张的调查过程，这导致了冗余的数据输入。 买家向海外供应商发送了全球快递保证邮件的调查。 供应商将寄回填写的调查表或传真。 有时，他们会给广世界进口商打电话，提供他们的回复。 在极少数情况下，销售人员亲自从供应商那里收集调查结果。 一般来说，在宽世界进口商收到最终调查结果之前，可能要过几个月。
几乎每个调查都会导致冗余的数据输入。 这些纸面调查由 Wide World Importers 的一位秘书输入数据库。 生成的数据库记录与纸张形式进行比较，以确保准确性。 如果有任何无效或难以理解的信息，将通过电话与供应商进行后续访谈。 如果不可能，则通过邮件或传真发送澄清请求。 在 Wide World Importers 收到更正的信息后，数据已最终确定。
After InfoPath
供应商现在通过在 Web 上填写启用浏览器的表单来提交调查，而不是通过邮件向 World Wide Importers 提交调查。 供应商在表单中输入的数据会立即填充到库存数据库中。 由于切换到 InfoPath 和 InfoPath Forms Services，Wide World Importers 现在具有以下优势：
- 在线便利 使用基于 InfoPath 的系统，供应商可以使用浏览器完成调查。 供应商不再需要将调查邮寄或传真回 Wide World Importers。
- 及时在以前的基于纸张的系统中，从供应商填写调查的时间到将其答复输入到 Wide Word Importer 数据库中，往往有一个重大延迟。 因此，库存估计往往过期。 使用启用了 InfoPath 浏览器的表单模板，供应商在表单中输入的数据会立即填充到库存数据库中。
- 提高准确性 由于表单模板旨在帮助确保数据完整性，因此出现无效条目更少。 例如，供应商在选择产品类型时使用下拉列表框从标准类别列表中进行选择，而不是在窗体中查找并手动输入产品类型。
方案 5：市场研究
Proseware， Inc. 是一家总部位于加拿大的软件公司，为印刷出版行业开发产品。
Proseware， Inc. 正在开始其旗舰产品的下一版本的开发周期。 开发团队决定使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 来帮助开展市场研究活动。 在与客户会面期间，开发团队计划使用表单模板来收集和记录客户反馈。 表单的目的是记录与客户的所有交互，以便更好地了解客户需求，并帮助确保收集的数据易于发现和可重用。
表单模板会将数据直接提交到数据库，使员工能够检索和分析从许多不同的会议收集的数据。 Proseware， Inc. 希望将已完成的表单存储在 SharePoint 网站上的库中。
Before InfoPath
尽管开发团队成员过去曾使用 Microsoft Office Word 或 Microsoft Office Excel 在收集客户和合作伙伴的反馈时做笔记，但分析和传播这些数据通常会导致数据输入冗余。 团队成员会以任意格式撰写笔记，相关信息往往分散在文档内和文档之间。 当团队成员想要将收集的信息合并到技术规范中时，他们花费大量时间搜索非标准文档，以查找所需的内容。
After InfoPath
切换到使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services的标准数据收集过程，使 Proseware， Inc. 开发团队能够减少在内部收集、分析和传播数据所花费的时间和金钱。
在与现有和潜在客户会面时，开发团队的成员现在使用 InfoPath 表单来收集有关客户需求和想法的数据。 团队使用 SharePoint 网站上的库来存储和共享表单。 在此库中，团队成员可以填写新的客户数据表单、查看现有表单中的数据、将数据从已完成的表单导出到 Microsoft office Excel 2003 或 Microsoft Office Excel 2007，或将多个表单中的数据合并为一个表单。
切换到基于 InfoPath 的系统的好处包括：
- 一致信息 表单模板旨在帮助确保信息的组织和形式化保持一致。 表单上的列表中显示的数据来自标准化的 SharePoint 列表和 .xml 文件。 例如， 业务类型 列表中的条目直接来自预定义的 XML 架构，该架构在整个 Proseware， Inc. 中用于标准化不同系统之间的业务数据交换。
- 与现有系统集成 提交表单后，该表单会自动存储在 SharePoint 网站上的库中。 每个窗体内的数据显示在窗体外部的库中的列中。 这使团队成员可以轻松地在库中查找和排序表单数据，而无需单独打开每个表单。
- 多个视图 客户数据表单包含满足不同需求的视图，包括用于记录客户信息、团队发现、研究方法和其他资源的单独视图。 窗体还包括一个专用的打印视图，该视图以一种方便的打印友好格式汇总来自其他视图的数据。