使用三态工作流

三态工作流通过) 的三种状态 (阶段跟踪列表项的状态。 它可用于管理要求组织跟踪大量问题或项目(如客户支持问题、销售线索或项目任务)的业务流程。 例如,项目任务的三个状态可能是 "未开始"、"正在进行" 和 "完成"。

注意: SharePoint 2010 工作流自2020起已停用,自起新租户并已从年11月 1 2020 日的现有租户中删除。  如果您使用的是 SharePoint 2010 工作流,我们建议迁移到 Power 自动化或其他受支持的解决方案。 有关详细信息,请参阅 SharePoint 2010 工作流停用。

本文内容

三态工作流的工作原理是什么?

三态工作流支持需要组织通过三种状态和状态之间的两个转换来跟踪问题或项目状态的业务流程。 每次切换状态时,工作流将任务分配给人员并向该人员发送有关任务的电子邮件通知。 该任务完成后,工作流会更新该项目的状态并进入下一个状态。 三态工作流适用于 " 问题跟踪 " 列表模板。 但是,它可以与任何设置为包含具有三个或更多值的 选项 列的任何列表一起使用。 此 " 选项 " 列中的值用作工作流跟踪的状态。

一个列表可以有多个选项列,并且 "选项" 列可以有三个以上的值。 但是,三态工作流只能配置为使用其中一个选项列和所选 "选项" 列中的三个值。 向列表或库添加三态工作流时,选择 "选项" 列和由 "列" 提供的三个值。

可以使用三态工作流来管理需要组织跟踪大量问题或项目(如客户支持问题、销售线索或项目任务)的业务流程。 例如,小型活动计划公司的员工可以使用问题跟踪列表和自定义三态工作流来管理与他们计划的事件相关的多个任务。 工作流通过三种状态跟踪事件计划任务: " 活动"、" 准备审阅" 和 " 完成"。 与特定事件相关的所有事件准备任务将编译到为该事件创建的问题跟踪列表中,并标记为 " 活动"。 事件协调器将单个任务分配给她的团队成员,然后启动这些项目的工作流,以启动事件任务的工作。

工作流启动时,将为指定的人员创建任务。 当团队成员收到任务时,他或她执行完成任务所需的工作。 这可能是在问题跟踪列表所在的列表或网站之外发生的。 例如,如果团队成员收到一个用于开发餐计划的工作流任务,则他或她将联系一个餐公司,然后与他们协作以制定计划。 当餐计划已草拟时,团队成员将其工作流任务标记为 "已完成"。 在此情况下,该工作流会将问题跟踪列表中的事件任务的状态从 " 活动 " 更新为 " 准备审阅",并为事件协调员创建第二个任务以查看 "餐计划"。 活动协调员审阅并批准 "餐" 计划后,她将其工作流任务标记为 "完成",然后工作流将任务的状态从 " 准备审阅 " 更新为 " 完成"。

注意: 工作流参与者可以通过两种方式在三态工作流中完成工作流任务。 参与者可以编辑工作流任务以将其标记为完成,或者参与者可以在列表中更改工作流项目的状态 (如果参与者有权更改此列表) 。 如果参与者手动更新列表中工作流项目的状态,则工作流任务已完成。 如果参与者编辑工作流任务以将其标记为完成,则列表中的工作流项目的状态将更新为 "已 完成"。

以上示例中三态工作流中的操作使用以下过程:

三态工作流示例的流程图

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设置用于三态工作流的列表

在你可以使用三态工作流之前,你需要设置一个列表,其中包含计划在工作流中跟踪或管理的项目。 问题跟踪列表模板适用于三态工作流。 但是,你也可以创建自定义列表来与这些工作流一起使用。 如果创建自定义列表,请确保该列表包含至少一个包含三个或更多选项值的 选项 栏。 将工作流设置为与列表一起使用时,请指定包含工作流将跟踪的状态值的 " 选项 " 列。

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创建问题跟踪列表

默认情况下,你可以将三态工作流与你从 " 问题跟踪 " 列表模板中创建的任意列表结合使用。

  1. 在 " 设置 " 菜单 Office 365“设置”按钮 上,单击 " 添加应用程序"。

  2. 在 "你的应用" 页面中,单击 " 问题跟踪",然后键入列表的名称。 列表名称是必需的

  3. 如果要提供列表的说明,请单击 " 高级选项"。

    • 在 " 说明 " 框中,键入有关列表用途的说明。 说明为选填项。

  4. 单击“创建”

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创建用于三态工作流的自定义列表

如果要创建用于三态工作流的自定义列表,则必须至少添加一个 " 选项 " 栏,其中包含工作流将跟踪的至少三个状态值。

  1. 在 " 设置 " 菜单 Office 365“设置”按钮 上,单击 " 添加应用程序"。

  2. 在 "你的应用" 页面中,单击 " 自定义列表",然后键入列表的名称。 列表名称为必填项。

  3. 如果想要为列表提供说明,请单击 " 高级选项"。

  4. 在 " 说明 " 框中,键入有关列表用途的说明。 说明为选填项。

  5. 单击“创建”。

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自定义用于三态工作流的自定义列表

  1. 单击您在上一步中创建的自定义列表。

  2. 在功能区上,单击 "列表" 选项卡,然后在 "设置" 组中,单击 "列表设置"

  3. 在 " " 下,单击 " 创建栏"。

  4. 在 " 名称和类型 " 部分中的 " 列名称" 下,键入要用于指定工作流状态值的列的名称。 例如,你可以输入 "名称" 作为工作流状态。

  5. 在 " 此列中的信息类型为" 下,选择 " 选项" (菜单 ,选择 ") "。

  6. 在 " 其他栏设置 " 部分中的 " 说明" 下,键入列的可选说明。

  7. 在 " 要求此栏包含信息" 下,单击 "是"

  8. 在 "在单独的 行上键入每个选项" 下的列表框中,键入要用于此列的三个或更多个选项值。 这些值将成为工作流的状态。 例如,您可以输入 "活动"、"准备好审阅" 和 "完成",这三个选项都是可用的。

  9. 在 " 显示选项使用" 下,选择 " 下拉菜单 " 或 " 单选按钮"。

  10. "允许 ' 填充 ' 选项" 下,单击 " "。

  11. 指定是否需要此列的特定默认值,或者是否要将其添加到列表的默认视图。

  12. 单击“确定”。

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向列表中添加三态工作流

必须先将三态工作流添加到列表中,然后才能将其用于该列表中的项目。 向列表中添加三态工作流时,指定列表中的哪一列包含你希望工作流跟踪的状态值。 你还可以指定有关在工作流的每个阶段要执行的操作的信息。 例如,你可以为任务收件人收到的电子邮件通知指定主题和文本。

默认情况下,在大多数类型的网站上启用三态工作流。 但是,网站集管理员可以禁用该功能。 如果三态工作流不可用,请联系您的网站集管理员。

重要: 您必须具有 "管理列表" 权限才能将工作流添加到列表中。

  1. 打开要向其中添加三态工作流的列表。

  2. 单击 " 列表 " 选项卡> 列表设置,或单击要打开的库类型的设置。 例如,在文档库中,单击“文档库设置”。

  3. 在 " 权限和管理" 下,单击 " 工作流设置"。

  4. 在 "工作流设置" 页面上,单击 " 添加工作流"。

  5. 在 "添加工作流" 页面上的 " 工作流 " 部分中,在 "选择工作流模板" 下,单击 " 三个状态"。

  6. 在 " 名称 " 部分中,为工作流键入一个唯一名称。

  7. 在 " 任务列表 " 部分中,指定要与工作流一起使用的任务列表。

    注意: 

    • 可以使用默认的 " 任务 " 列表,也可以创建一个新列表。 如果使用默认的 "任务" 列表,工作流参与者将能够使用 "任务" 列表的 "我的任务" 视图轻松查找和查看其工作流任务。

    • 如果此工作流的任务将显示要与常规任务列表分开的敏感或机密数据,请创建新的任务列表。

    • 如果您的组织具有多个工作流或工作流将涉及许多任务,请创建新的任务列表。 在这种情况下,你可能需要为每个工作流创建任务列表。

  8. 在 " 历史记录列表 " 部分中,选择要与此工作流一起使用的历史记录列表。 历史记录列表显示在每个工作流实例期间发生的所有事件。

    注意: 可以使用默认历史记录列表,也可以创建一个新的 历史记录 列表。 如果您的组织具有多个工作流,则可能需要为每个工作流创建单独的历史记录列表。

  9. 在 " 启动选项 " 部分中,执行下列操作之一:

    • 如果想要允许手动启动工作流,请选中 " 允许使用参与权限的已验证用户手动启动此工作流 " 复选框。 如果需要其他权限才能启动工作流,请选中 " 需要管理列表权限以启动工作流" 复选框。

    • 如果您希望工作流在创建新项目时自动启动,请选中 " 创建新项目时启动此工作流 " 复选框。

  10. 单击“下一步”。

  11. 在 " 工作流状态 " 部分中的 "选择一个 ' 选项 ' 字段" 下,从包含要用于工作流中的状态的值的列表中选择 " 选项 " 列,然后选择要用于工作流的 初始状态中间状态最终状态 的列值。

  12. 在两个部分中, 指定在启动工作流时要执行的 操作 (工作流中第一个任务的选项) 并 指定当工作流更改为其中间 (状态时要 执行的操作) 指定以下信息:

    任务详细信息

说明

任务标题:

你可以选择修改将在启动工作流或达到中间状态时在任务中显示的消息标题。 如果选中 " 包含列表字段 " 复选框,则所选字段将添加到邮件的末尾。

任务说明:

键入要包括在任务说明中的任何信息。 如果选中 " 包含列表字段 " 复选框,则所选字段将添加到邮件的末尾。 如果选中 " 插入指向列表项的链接 " 复选框,则说明中包含列表项的链接。

任务截止日期:

如果要为任务指定截止日期,请选中 " 包含列表字段 " 复选框,然后从包含要用于截止日期的日期信息的列表中选择 "日期" 列。

任务分配对象:

若要将任务分配给列表中指定的人员,请单击 " 包含列表字段",然后从列表中选择包含要使用的用户信息的列。 启动此工作流时,将向该工作流项目的名称显示在此栏中的人员分配第一项任务。

若要将此工作流的所有实例中的此任务分配给你指定的人员,请单击 " 自定义",然后键入或选择要向其分配任务的人员的姓名。

  1. 如果希望工作流参与者收到有关其工作流任务的电子邮件通知,请选中 " 发送电子 邮件" 复选框。

    注意: 如果你想要确保工作流参与者在开始工作流后收到有关其工作流任务的电子邮件通知和提醒,请联系你的网站集管理员以验证是否已为你的网站启用电子邮件。

    电子邮件详细信息

说明

可以

键入要向其发送有关工作流任务的电子邮件通知的人员的姓名。 如果要向任务所有者发送电子邮件通知,请选中 " 包括分配给的任务 " 复选框。

主题

键入要用于电子邮件通知的主题行。 如果要将任务标题添加到电子邮件的 "主题" 行,请选中 " 使用任务标题 " 复选框。

大量

键入要在电子邮件通知的邮件正文中显示的信息。 如果要在邮件中包括列表项的链接,请选中 " 插入指向列表项的链接 " 复选框。

  1. 单击“确定”。

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对项目手动启动三态工作流

必须先向列表中添加三态工作流,以使其可用于该列表中的项目。 有关详细信息,请参阅前面的部分。

可将三态工作流配置为在将新项目添加到列表时自动启动,或者可以将其配置为允许具有特定权限的用户手动启动工作流。 某些工作流可能允许这两个选项。

若要在列表项上手动启动三态工作流,请按照以下步骤操作。 您必须具有列表的 "编辑项目" 权限。 某些工作流可能需要你拥有 "管理列表" 权限。

注意: 如果你想要确保工作流参与者在启动工作流后收到有关其工作流任务的电子邮件通知和提醒,请联系你的网站集管理员以验证是否已为你的网站启用电子邮件。

  1. 打开包含要对其启动三态工作流的项目的列表。

  2. 单击要在其上启动工作流的项目旁边的省略号,然后在出现的菜单中,单击 " 工作流"。

    注意: 仅当项目所在的列表或库中至少有一个工作流与之关联时," 工作流 " 命令才可用。

  3. 在 " 设置 " 菜单上 Office 365“设置”按钮 ,单击 " 查看所有网站内容"。

  4. 在 " 开始新工作流" 下,单击要开始的三态工作流的名称。

    工作流将立即启动。

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在三态工作流中完成工作流任务

若要在三态工作流中完成工作流任务,您必须至少拥有记录工作流任务的任务列表的 "编辑项目" 权限。

  1. 打开网站的 "任务" 列表,然后选择 "视图" 菜单上的"我的任务",找到您的工作流任务。

    注意: 如果工作流未使用 "默认网站 任务 " 列表,则工作流任务可能不会显示在 " 任务 " 列表中。 若要查找工作流任务,请转到保存工作流项目的列表或库。 指向要完成的项目的名称,单击出现的箭头,然后单击 " 工作流"。 在 "工作流状态" 页面上的 " 正在运行的工作流" 下,单击您在其中作为参与者的工作流的名称。 在 " 任务" 下,单击 "工作流任务",然后跳到步骤3。

  2. 打开包含要标记为 "已完成" 的项目的列表。

  3. 指向要完成的任务的名称,单击出现的箭头,然后单击 " 编辑项目"。

  4. 在 " 任务 " 对话框中,键入或选择为完成任务而请求的信息,然后单击 " 保存"。

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