三态工作流通过三种状态跟踪列表项的状态， (阶段) 。 它可用于管理要求组织跟踪大量问题或项的业务流程，例如客户支持问题、销售潜在顾客或项目任务。 例如，项目任务的三种状态可以是“未启动”、“正在进行”和“已完成”。
注意
自 2020 年 8 月 1 日起，新租户的 SharePoint 2010 工作流已停用，并已于 2020 年 11 月 1 日从现有租户中删除。 如果使用的是 SharePoint 2010 工作流，我们建议迁移到 Power Automate 或其他受支持的解决方案。 有关详细信息，请参阅 SharePoint 2010 工作流停用。
本文内容
三态工作流的工作原理是什么？
三态工作流支持业务流程，这些业务流程要求组织通过三种状态和两种状态之间的转换来跟踪问题或项目的状态。 每次在状态之间进行转换时，工作流都会将任务分配给某个人员，并向该人员发送有关该任务的电子邮件警报。 该任务完成后，工作流会更新该项目的状态并进入下一个状态。 三态工作流适用于 问题跟踪 列表模板。 但是，它可以与设置为包含具有三个或更多值的 Choice 列的任何列表一起使用。 此 “选择” 列中的值充当工作流跟踪的状态。
一个列表可以有多个选项列，而选项列可以具有三个以上的值。 但是，三态工作流只能配置为使用一个选择列和所选选项列中的三个值。 将三态工作流添加到列表或库时，可以选择一个选项列和该列提供的三个值。
三态工作流可用于管理要求组织跟踪大量问题或项目（例如客户支持问题、销售潜在顾客或项目任务）的业务流程。 例如，小型事件策划公司的员工可以使用问题跟踪列表和自定义的三态工作流来管理与其计划的事件相关的许多任务。 工作流通过三种状态跟踪事件规划任务：“活动”、“准备审阅”和“完成”。 与特定事件相关的所有事件准备任务都编译到为该事件创建并标记为 “活动”的问题跟踪列表中。 事件协调器将单个任务分配给她的团队成员，然后针对这些项启动工作流，以启动事件任务的工作。
工作流启动时，它会为指定人员创建任务。 当团队成员收到任务时，他或她将执行完成任务所需的工作。 这可能是在问题跟踪列表所在的列表或站点之外进行的工作。 例如，如果团队成员收到制定餐饮计划的工作流任务，他或她会联系餐饮公司，然后与他们合作制定计划。 起草餐饮计划时，团队成员将自己的工作流任务标记为已完成。 此时，工作流会将问题跟踪列表中的事件任务状态从 “活动” 更新为 “已准备好审阅”，并为事件协调器创建第二个任务来查看餐饮计划。 在事件协调者审阅并批准餐饮计划后，她将工作流任务标记为已完成，工作流会将任务的状态从 “准备审阅” 更新为 “完成”。
注意
工作流参与者可以通过两种方式在三态工作流中完成工作流任务。 参与者可以编辑工作流任务以将其标记为完成，或者参与者可以更改列表中工作流项的状态， (如果参与者有权更改此列表) 。 如果参与者手动更新列表中工作流项的状态，则工作流任务将完成。 如果参与者编辑工作流任务以将其标记为完成，列表中工作流项的状态将更新为 “完成”。
上一示例中的三态工作流中的操作使用以下过程：
设置用于三态工作流的列表
在使用三态工作流之前，需要设置一个列表，其中包含计划通过工作流跟踪或管理的项目。 问题跟踪列表模板适用于三态工作流。 但是，还可以创建用于这些工作流的自定义列表。 如果创建自定义列表，请确保该列表至少包含一个 “选项” 列，其中包含三个或更多选项值。 设置工作流以用于列表时，请指定包含工作流将跟踪的状态值的 “选项” 列。
创建问题跟踪列表
默认情况下，可以将三态工作流与从 问题跟踪 列表模板创建的任何列表一起使用。
在“设置”菜单上
上，单击“添加应用”。在“你的应用”页中，单击“ 问题跟踪”，然后键入列表的名称。 列表名称是必需的
如果要提供列表的说明，请单击“ 高级选项”。
- 在“ 说明 ”框中，键入列表用途的说明。 说明为选填项。
单击“创建”。
创建用于三态工作流的自定义列表
如果要创建自定义列表以用于三态工作流，则必须添加至少一个 “选择” 列，其中包含工作流将跟踪的至少三个状态值。
- 在“设置”菜单上上，单击“添加应用”。
- 在“你的应用”页中，单击“ 自定义列表”，然后键入列表的名称。 列表名称为必填项。
- 如果要提供列表的说明，请单击“ 高级选项”。
- 在“ 说明 ”框中，键入列表用途的说明。 说明为选填项。
- 单击“创建”。
自定义用于三态工作流的自定义列表
- 单击在上一步中创建的自定义列表。
- 在功能区上，单击“列表”选项卡，然后在“设置”组中，单击“ 列表设置”。
- 在 “列”下，单击“ 创建列”。
- 在 “名称和类型” 部分的“ 列名称”下，键入要用于指定工作流状态值的列的名称。 例如，可以将名称输入为“工作流状态”。
- 在此 列中的信息类型为 下，选择 “选择 (菜单”，从) 中进行选择。
- 在 “其他列设置” 部分中的 “说明”下，键入列的可选说明。
- 在 “要求此列包含信息”下，单击“ 是”。
- 在列表框中，在 单独的行上键入每个选项，键入三个或更多要为此列选择的值。 这些值将成为工作流的状态。 例如，可以输入“活动”、“准备审阅”和“完成”作为三个选项。
- 在“ 使用显示选项”下，选择 “下拉菜单” 或“ 单选按钮”。
- 在 “允许填写”选项下，单击“ 否”。
- 指定是要为此列指定特定默认值，还是要将其添加到列表的默认视图中。
- 单击“确定”。
将三态工作流添加到列表
必须先将三态工作流添加到列表，然后才能将该工作流用于该列表中的项目。 向列表添加三态工作流时，可以指定列表中的哪一列包含希望工作流跟踪的状态值。还可以指定要在工作流的每个阶段发生的内容的信息。 例如，可以为任务收件人接收的电子邮件警报指定主题和文本。
默认情况下，在大多数类型的站点上启用三态工作流。 但是，网站集管理员可以禁用此功能。 如果三态工作流不可用，请与网站集管理员联系。
重要
必须具有“管理列表”权限才能将工作流添加到列表。
打开要向其添加三态工作流的列表。
单击“ 列表 ”选项卡“>列表设置”，或单击要打开的库类型的设置。 例如，在文档库中，单击“文档库设置”。
在 “权限和管理”下，单击“ 工作流设置”。
在“工作流设置”页上，单击“ 添加工作流”。
在“添加工作流”页上的 “工作流 ”部分的“选择工作流模板”下，单击“ 三种状态”。
在 “名称” 部分中，键入工作流的唯一名称。
在 “任务列表” 部分中，指定用于工作流的任务列表。
注意
- 可以使用默认 任务 列表，也可以创建一个新列表。 如果使用默认任务列表，则工作流参与者将能够使用“任务”列表的“我的任务”视图轻松查找和查看其工作流任务。
- 如果此工作流的任务将显示要与常规任务列表分开保留的敏感数据或机密数据，请创建新的任务列表。
- 如果组织将有许多工作流或工作流将涉及多个任务，请创建新的任务列表。 在这种情况下，你可能希望为每个工作流创建任务列表。
在 “历史记录列表” 部分中，选择要用于此工作流的历史记录列表。 历史记录列表显示工作流的每个实例期间发生的所有事件。
注意
可以使用默认的 历史记录 列表，也可以创建一个新列表。 如果组织将有多个工作流，你可能希望为每个工作流创建单独的历史记录列表。
在 “启动选项” 部分中，执行以下操作之一：
- 如果要允许手动启动工作流，请选择“允许具有参与权限的经过身份验证的用户手动启动此工作流检查框。 如果希望需要其他权限才能启动工作流，请选择“需要管理列表权限才能启动工作流检查”框。
- 如果希望工作流在创建新项目时自动启动，请选择“创建新项目时启动此工作流检查框。
单击“下一步”。
在 “工作流状态 ”部分的 “选择”字段下，从包含要用于工作流中状态的值的列表选择 “选项 ”列，然后选择工作流 的初始状态、 中间状态和 最终状态 所需的列值。
在两个部分中 ， (工作流) 中第一个任务的选项指定启动工作流时要 执行的操作和指定工作流更改为中间状态时要执行的操作 (工作流中第二个任务的选项) 指定以下信息：
任务详细信息
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 任务标题： | 可以选择修改在工作流启动或达到中间状态时将在任务中显示的消息标题。 如果选择“包括列表字段检查”框，则所选字段将添加到邮件末尾。 |
| 任务说明： | 键入要包含在任务说明中的任何信息。 如果选择“包括列表字段检查”框，则所选字段将添加到邮件末尾。 如果选择“插入列表项链接检查”框，说明中将包含指向列表项的链接。 |
| 任务截止日期： | 如果要指定任务的截止日期，请选择“包括列表字段检查”框，然后从包含要用于截止日期的日期信息的列表中选择日期列。 |
| 分配给的任务： | 若要将任务分配给列表中指定的人员，请单击“ 包括列表字段”，然后从列表中选择包含要使用的用户信息的列。 启动此工作流时，第一个任务将分配给该工作流项的此列中显示其名称的人员。 若要将此工作流的所有实例中的此任务分配给指定的人员，请单击“ 自定义”，然后键入或选择要向其分配任务的人员的姓名。 |
如果希望工作流参与者接收有关其工作流任务的电子邮件警报，请选择“发送电子邮件检查”框。
注意
如果要确保工作流参与者在工作流启动后收到有关其工作流任务的电子邮件警报和提醒，请与网站集管理员联系，验证是否已为网站启用电子邮件。
电子邮件详细信息
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 目的 | 键入要向其发送有关工作流任务的电子邮件警报的人员的姓名。 如果要向任务所有者发送电子邮件警报，请选择“包括分配给检查任务”框。 |
| 主题 | 键入要用于电子邮件警报的主题行。 如果要将任务标题添加到电子邮件的主题行，请选择“使用任务标题检查框。 |
| 正文 | 键入要显示在电子邮件警报的邮件正文中的信息。 如果要在邮件中包含指向列表项的链接，请选择“插入指向列表项检查的链接”框。 |
- 单击“确定”。
在项上手动启动三态工作流
必须先将三态工作流添加到列表中，使其可用于该列表中的项。 有关详细信息，请参阅前面的部分。
可以将三态工作流配置为在新项添加到列表中时自动启动，也可以将其配置为允许具有特定权限的用户手动启动工作流。 某些工作流可能同时允许这两个选项。
若要在列表项上手动启动三态工作流，请执行以下步骤。 必须具有列表的“编辑项”权限。 某些工作流可能需要你具有“管理列表”权限。
注意
如果要确保工作流参与者在启动工作流后收到有关其工作流任务的电子邮件警报和提醒，请与网站集管理员联系，验证是否已为网站启用电子邮件。
打开包含要启动三态工作流的项的列表。
单击要启动工作流的项旁边的省略号，然后在出现的菜单中，单击“ 工作流”。
注意
仅当项目位于至少具有一个关联的工作流的列表或库中时， 工作流 命令才可用。
在“设置”菜单上
上，单击“查看所有网站内容”。在 “启动新工作流”下，单击要启动的三态工作流的名称。
工作流会立即启动。
在三态工作流中完成工作流任务
若要在三态工作流中完成工作流任务，必须至少具有记录工作流任务的任务列表的“编辑项”权限。
打开站点的“任务”列表，然后在“视图”菜单中选择“我的任务”以查找工作流任务。
注意
如果工作流不使用默认网站 “任务” 列表，则工作流任务可能不会显示在 “任务 ”列表中。 若要查找工作流任务，请转到保存工作流项的列表或库。 指向要完成的项的名称，单击出现的箭头，然后单击“ 工作流”。 在“工作流状态”页上的“ 正在运行的工作流”下，单击作为参与者的工作流的名称。 在 “任务”下，单击工作流任务，然后跳到步骤 3。
打开包含要标记为已完成的项目的列表。
指向要完成的任务的名称，单击出现的箭头，然后单击“ 编辑项目”。
在“ 任务 ”对话框中，键入或选择完成任务所需的信息，然后单击“ 保存”。