只有某些帐户类型才支持自动答复（外出）功能。 如果没有“自动答复”按钮，则电子邮件帐户不支持此功能。 但是，如果在外出期间让 Outlook 继续运行，则可使用规则自动答复电子邮件。 通过规则还可将电子邮件转发到另一帐户、将邮件标记为已读或自动将其移动到文件夹。 有关使用规则的详细信息，请转到 使用规则管理电子邮件。
外出时使用规则答复收到的电子邮件
选择“在 Outlook 中 文件 ”时，应该会看到如下所示的屏幕：
如果有显示 “自动答复”的按钮，请转到 “从 Outlook 发送自动外出答复”。 或者，使用下列步骤创建模板以答复邮件，并设置 Outlook 以答复收到的所有邮件。
创建外出模板
在 Outlook 中，新建电子邮件。
为外出模板输入主题和邮件正文。
选择 “文件>”“另存为”。
为模板命名，并在“保存类型”下拉菜单中选择“Outlook 模板(*.oft)”。
用户可更改模板位置，也可选择默认位置（通常为 c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates）。 选择“保存”。
可在每次外出时创建新的模板，也可重复使用现有模板。 现在，使用此模板创建外出规则。
创建外出规则
- 在 “文件 ”选项卡上，选择“ 管理规则”&“警报”。
- 在“ 规则和通知 ”对话框中的“ 电子邮件规则 ”选项卡上，选择 “新建规则”。
- 在“ 从空白规则开始”下，选择 “对我收到的邮件应用规则” ，然后选择 “下一步”。
- 若要答复收到的每封电子邮件，请保留 “步骤 1 ”和 “步骤 2 ”框不变，然后再次选择 “下一步 ”。 当 Outlook 询问是否希望将此规则应用到所有邮件时，选择“是”。
- 在“如何处理邮件?”下的“步骤 1: 选择操作”中，选择“使用特定模板答复”。
- 在 “步骤 2：编辑规则说明”下，为 特定模板选择带下划线的文本。
- 在“选择答复模板”框顶部的“查找”框中，选择“文件系统中的用户模板”。
- 选择上面创建的模板，然后选择“打开”和“下一步”。
- 添加必要的例外，然后选择“下一步”。
- 为规则命名，例如“外出”。
默认情况下，已选中“启用此规则”。 准备好启用外出答复后，请选择“完成”。 否则，请取消选中此框。 可稍后再启用规则。
注意
若要让规则在你离开时自动答复电子邮件，你必须让 Outlook 保持运行状态。
启用规则
如果提前创建了外出模板和规则，请使用以下步骤启用规则。
- 选择“管理规则”&“警报”文件>。
- 在“规则和通知”对话框的“电子邮件规则”选项卡中，找到创建的规则，然后选中该规则左侧的框。 然后，选择“确定”。