使用记录存档或就地管理记录

在 SharePoint 可以管理存档中的记录，也可以将同一文档存储库中的记录作为活动文档进行管理。 通过使用 SharePoint 就地方法，当您声明文档已变为记录时，记录将保留， SharePoint 管理它作为记录。 例如，文档在声明为记录时可能会获得不同的保留策略，或者用户可能无法编辑该文档。

也可以使用混合方法。 例如，您可以使用活动文档保留记录两年，然后在项目完成后将记录移动到记录存档。

在考虑是在单独的记录中心网站还是创建文档的同一协作网站中管理记录时，请考虑以下问题：

• 协作网站的管理是否适合于管理记录？ 您的行业是否受强制记录与活动文档分开的监管要求的制约？ 是否应该信任协作网站的管理员来管理包含记录的网站？ 您可能希望在与协作网站相比具有更多受限访问的网站或根据不同计划备份的网站中存储记录。

• 协作网站将使用多长时间？ 如果记录需要保留的时间超过项目进行的时间，则选择就地记录管理策略意味着即使不再使用协作网站，也仍必须维护协作网站。

• 在文档变为记录后，项目成员是否需要经常访问文档？ 如果您使用现场方法，则项目成员可以相同的方式访问文档，无论该文档是活动状态还是记录。

• 无论是活动状态还是记录，您组织中的记录管理器仅负责记录，还是负责所有信息？ 如果记录管理器只负责正式记录，则拥有单独的记录中心网站可能更方便。

下表描述了对记录中心中的记录可以执行哪些操作与在协作网站中就地管理的记录之间的差异。 记录经理和员工在项目团队中协作时，会从这两个角度来表示这些差异。

下表描述了可能影响 IT 资源的管理方式的两种记录管理方法之间的差异。