下面是为邮件合并准备 Excel 电子表格的一些提示。 确保：
- 电子表格中的列名与要在邮件合并中插入的域名匹配。 例如，若要按照文档中读者的名字来称呼他们，则需要让姓氏和名字各使用单独的列。
- 要合并的所有数据都位于电子表格的第一个工作表中。
- 电子表格中正确设置了包含百分比、货币和邮政编码的数据条目的格式，以便Word可以正确读取其值。
- 邮件合并中使用的 Excel 电子表格存储在本地计算机上。
- 在电子表格连接到 Word 中的邮件合并文档之前，将完成对电子表格的更改或添加。
注意
- 可以通过从逗号分隔值 (.csv) 或文本 (.txt) 文件导入信息，并使用文本导入向导生成新的电子表格，从 Excel 电子表格中导入信息。
- 有关详细信息，请参阅准备 Excel 数据源，以便在 Word 中进行邮件合并。
连接和编辑邮寄列表
连接到数据源。 有关详细信息，请参阅可用于邮件合并的数据源。
编辑邮寄列表
选择“编辑收件人列表”。
如果不希望某人收到邮件，可在“邮件合并收件人”中取消选中其姓名旁边的复选框。
注意
还可对列表进行排序或筛选，以便更容易找到姓名和地址。 有关详细信息，请参阅对用于邮件合并的数据进行排序或筛选用于邮件合并的数据。
插入合并域
可以插入一个或多个邮件合并域，将电子表格中的信息提取到文档中。
在信封、标签、电子邮件或信函上插入合并域
- 转到 “邮件>地址块”。
有关详细信息，请参阅插入地址块 - 若要添加问候语，请选择“问候语”。
有关详细信息，请参阅插入问候语。 - 若要添加其他合并域（例如发票编号），请参阅插入邮件合并域。
- 选择“确定”。
- 选择 “文件>保存”。
如果想要深入了解设置电子邮件的选项，请参阅 Word 中的电子邮件合并。
预览并完成邮件合并
插入所需的合并域后，预览结果，确认内容是否正常。 然后，你就可以完成合并过程了。
- 转到 “邮件>预览结果”。
-
，请选择“下一个下一
，以在数据源中移动记录并查看它们在文档中的显示方式。 - 转到 “完成”& 合并>打印文档 或 发送电子邮件。
保存邮件合并
保存邮件合并文档时，该文档会保持连接到数据源。 下次群发邮件时可以再次使用该邮件合并文档。
- 打开邮件合并文档，并在Word提示保持连接时选择“是”。