创建用于管理记录的文件计划

文件计划是文件中的主要记录管理 SharePoint 。尽管文件计划可能因组织不同而不同，但通常：

描述组织确认为记录的项目类型。
描述项目所属的更广泛的记录类别。
指示存储记录的位置。
描述记录的保留期。
描述谁负责管理各种类型的记录。

本文介绍文件计划的内容，并汇总了如何为组织创建文件计划。本文还会将你引导至一个工作表，可在其中记录文件计划。

识别记录类型

确定组织中哪些活动文档可声明为记录需要记录管理员、管理人员、合规部主管和内容经理的协作。请注意，即使企业不是高度管控的行业，也有一般法律可能规定企业有保留记录的权利。除了一般业务法律外，还必须评估特定于企业的法律要求。

提供更多常规信息来了解如何确定组织中记录的信息超出了本文的范围。最有可能的是，企业已经执行某种形式的记录管理，并填充了所需的大多数记录管理角色，并且您可能已经拥有记录分类。

通常，若要确定组织中记录是什么，请：

了解企业的法律责任和业务需求。
在组织中各个部门开展协作，分析活动文档的使用方式。
开发应成为记录的文档类型的列表。例如，可以确定以下内容应保留为记录：
- 租赁公司空间的合同。
- 与员工福利相关的文档。
- 与产品研究和开发相关的文档。
对记录进行分类。同一类别中的记录通常具有相同的保留期，并且可能需要以其他方式进行类似的处理。

记录收集的信息。记录记录类型、此类记录所属的类别，以及记录类型的简要说明。

下面是一个示例工作表：

记录类型	记录类别	说明
福利计划、保险计划、保险公司计划	员工福利说明	所有员工福利计划的说明。
工资单时间表、补充工资单信息	工资单记录	工时、加班和支付薪金的摘要。
供应商发票	发票	从供应商处购买的商品或服务的记录。
产品调查、调查问卷、培训手册、培训视频	培训材料	提供内部或外部培训。
发货单、发货报告	寄送记录	记录发货材料。
新闻稿、报纸文章	新闻稿	有关产品和服务的公共服务信息。
紧急联系人表、医疗计划登记表、简历、福利状态报告	人员记录	个人雇佣历史记录和相关人员操作的记录。

完成文件计划

确定哪些文档应保留为记录后，创建一组记录类别后，通过提供有关每种记录的其他信息来完成文件计划。指示以下内容：

每种记录应保留多久。
保留期到期时如何处理记录。
Who是此类记录的主要记录管理器。
此类记录存储在哪种媒体中。

下面是已完成的示例文件计划：

记录	说明	媒体	记录类别	保留	Disposition	联系人
401k 个计划	员工福利计划的说明。	网页	员工福利计划	X 年	无	卡西斯泛洪
保险计划	员工保险计划说明。	打印	员工福利计划	X 年	无	Reshma Patel
规划规划	员工离职计划说明。	打印	员工福利计划	X 年	无	Reshma Patel
工资单时间表	工时、加班和支付薪金的摘要。	电子文档	工资单记录	X 年	销毁	Reshma Patel
补充工资单信息	病假、休假时间和其他非薪金工资单项目的摘要。	电子文档	工资单记录	X 年	销毁	Reshma Patel
供应商发票	从供应商处购买的商品或服务的记录。	打印	发票	X 年	销毁	Eric Lang
产品调查	客户满意度调查。	网页	调查材料	X 年	存档	钱霞
调查问卷	用于确定客户统计数据的调查问卷。	打印	调查材料	X 年	存档	钱霞
培训手册	硬复制训练内容。	打印	培训材料	X 年	销毁	钱霞
培训视频	视频培训内容。	视频	培训材料	X 年	销毁	钱霞
寄送表单	材料发货配置	打印	发货材料	X 年	销毁	Eric Lang
寄送报表	发货材料的文档。	电子电子表格	发货材料	X 年	销毁	Eric Lang
新闻稿	有关产品和服务的发布。	电子文档	公共关系信息	X 年	存档	钱霞
报纸文章	有关产品和服务的新闻。	打印	公共关系信息	X 年	存档	钱霞
紧急联系人工作表	员工信息。	电子文档	人员记录	X 年	销毁	Reshma Patel
医疗计划注册表单	员工健康计划的注册表单。	电子文档	人员记录	X 年	销毁	Reshma Patel
简历	收到的恢复。	混合	人员记录	X 年	销毁	Reshma Patel

注意: 本部分前面的示例是一个示例。这不是任何特定文件计划设置的建议。为了强调这是一个示例，而不是任何记录管理策略的建议，不会提供保留期。

创建用于管理记录的文件计划

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完成文件计划

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