刷新 Excel 中的外部数据连接

您可以在打开工作簿时自动刷新外部数据区域。 或者，您可以保存工作簿而不保存外部数据，以缩减文件的大小。

1. 单击外部数据区域中的某个单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”，然后单击“连接属性”。

   

1. 单击“使用状况”选项卡。

2. 在“刷新控件”下，选中“打开文件时刷新数据”复选框。

3. 如果要在保存工作簿时保存查询定义，但不保存外部数据，请选中“保存工作簿前，删除来自外部数据区域中的数据”复选框。

1. 单击外部数据区域中的某个单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”，然后单击“连接属性”。

   

3. 单击“使用状况”选项卡。

4. 选中“刷新频率”复选框，然后输入每次刷新操作之间的分钟数。

存储的密码未经加密，因此我们不建议您使用。 如果您的数据源需要密码才能连接，则可以要求用户在输入密码之后才能刷新外部数据区域。 以下过程不适用于从文本文件 (.txt) 或 Web 查询 (.iqy) 检索的数据。

使用由大写字母、小写字母、数字和符号组合的强密码。 弱密码不混合使用这些元素。 例如，强密码：Y6dh!et5。 弱密码：House27。 密码应至少包含 8 个字符。 最好使用包含 14 个或更多字符的密码。

务必记住密码。 如果您忘记了密码，Microsoft 无法为您找回。 请将记好的密码保存在安全位置，远离密码所要保护的信息。

1. 单击外部数据区域中的某个单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”，然后单击“连接属性”。

   

3. 单击“定义”选项卡，然后取消选中“保存密码”复选框。

对于非常大的数据集，请考虑运行后台刷新。 这会将 Excel 的控制权返回给您，以便您不必等待数分钟或更长时间来让刷新完成。

1. 单击外部数据区域中的某个单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”，然后单击“连接属性”。

   

   注意: 不能在后台运行 OLAP 查询。

   注意: 不能为任何连接类型运行检索数据模型数据的查询。

3. 单击“使用状况”选项卡。

4. 选中“允许后台刷新”复选框以在后台运行查询。 清除此复选框可在您等待时运行查询。

   当你录制包含查询的宏时，Excel 不会在后台运行查询。 若要更改录制的宏以使查询在后台运行，请在 Visual Basic 编辑器中编辑宏。 将查询表对象的刷新方法从 BackgroundQuery := False 更改为 BackgroundQuery := True。

如果您的工作簿连接到较大数据源，则刷新它所花的时间可能比预期要长。 若要检查刷新或将其取消，请执行下列操作之一：

• 检查查询的状态    Excel 状态栏上将显示一条消息以指明查询正在运行。 双击该消息以检查查询的状态。

• 停止后台刷新    要停止后台运行的查询，请双击状态栏上的查询状态消息以显示“外部数据刷新状态”对话框，然后单击“停止刷新”。

• 停止查询    若要阻止查询在后台刷新关闭时运行，请按 Esc 键。

如果使用“获取 & 转换”来查询文本文件，则无需执行进一步步骤。 如果导入了文本文件，刷新步骤如下：

1. 单击包含导入文本文件链接的区域或表格中的任一单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“Connections”组中，单击“全部刷新”。

   

   要仅更新所选的数据，请单击“刷新”。

   您也可以右键单击区域或表格中的某个单元格，然后单击“刷新”。

3. 在“导入文本文件”对话框中，通过浏览找到你的文本文件，然后单击“导入”。

刷新脱机多维数据集文件（即，使用服务器多维数据集中的最新数据重新创建该文件）不仅耗时，而且需要大量的临时磁盘空间。 请在不需要在 Excel 中立即访问其他文件时启动该过程，并确保有足够的磁盘空间来重新保存文件。

1. 单击连接到脱机多维数据集文件的数据透视表。

2. 在“数据”选项卡上的“Connections”组中，单击“全部刷新”，然后单击“刷新”。

   

1. 在工作表上，单击映射的单元格以选择要刷新的 XML 映射。

2. 如果“开发工具”选项卡不可用，请通过执行下列操作来显示该选项卡：

   1. 单击“文件”>“选项”>“自定义功能区”。

   2. 在“主选项卡”下，选中“开发工具”复选框，然后单击“确定”。

3. 在“开发工具”选项卡上的“XML”组中，单击“刷新数据”。

   

• 在“数据”选项卡上的“Connections”组中，单击“全部刷新”。

如果有多个连接，并且只想更新某个连接，请选择该数据范围内的任意单元格，单击“ 全部刷新”旁边的箭头，然后单击“ 刷新”。

使用 Power Pivot 加载项刷新以前导入的数据时，可以查看刷新是成功、失败还是已取消。

在 Power Pivot 中，单击“ 开始 > 获取外部数据 > 刷新 ”或 “全部刷新” 以重新导入数据模型中的当前表或所有表。

针对数据模型中使用的每个连接指示刷新状态。 有三种可能的结果。

“成功”报告导入到每个表中的行数。

如果数据库处于脱机状态、不再具有权限，或者在源中删除或重命名表或列，则可能会出现“错误”。 验证数据库是否可用，可能是通过在不同的工作簿中创建新连接。

“已取消”表示 Excel 未发出刷新请求，可能是因为连接上禁用了刷新。

使用 Power Query 编辑器，可以刷新查询以将最新数据导入表中，而无需重新创建查询。

刷新查询：

1. 单击“ 获取 & 转换 > 显示查询”。

2. 在 “工作簿查询 ”窗格中，选择要刷新的查询。

3. 在Power Query 编辑器功能区中，单击“开始 > 查询 > 刷新预览”。

当用于地图的数据发生更改时，可以在 3D 地图中手动刷新它。 更改随后会反映在地图中。 操作方法如下：

• 在 3D 地图中，单击“ 开始 ”> 刷新数据。

将数据添加到 Power Map

若要将新数据添加到 3D 地图Power Map ：

1. 在 3D 地图中，转到要向其添加数据的地图。

2. 保持 3D 地图窗口打开状态，在 Excel 中单击并选择要添加的工作表数据。

3. 在 Excel 功能区上，单击“插入”>“地图”箭头 >“将选定数据添加到 Power Map”。

3D 地图将自动更新以显示其他数据。

已在 Excel Services 中显示的 Microsoft Office Excel 工作簿中的数据可能来自两个不同的位置。 数据可以直接存储在工作簿中，也可以存储在外部数据源中，例如数据库或联机分析处理 (OLAP) 多维数据集中。

如果数据来自外部数据源，则工作簿作者或管理员已定义连接信息，通常位于 Office 数据连接 (.odc) 文件中，该文件介绍如何查找、登录、查询和访问外部数据源。

连接到外部数据源后，可以执行刷新操作来检索更新的数据。 每次刷新数据时，都会看到最新版本的数据，包括自上次刷新以来对数据所做的任何更改。

1. 单击包含外部数据链接的区域或表格中的任一单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“Connections”组中，单击“全部刷新”。

   

   要仅更新所选的数据，请单击“刷新”。

   您也可以右键单击区域或表格中的某个单元格，然后单击“刷新”。

   注意: 如果有多个打开的工作簿，则需要在每个工作簿中重复上述操作。

1. 单击包含导入文本文件链接的区域或表格中的任一单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“Connections”组中，单击“全部刷新”。

   

   要仅更新所选的数据，请单击“刷新”。

   您也可以右键单击区域或表格中的某个单元格，然后单击“刷新”。

3. 在“导入文本文件”对话框中，通过浏览找到你的文本文件，然后单击“导入”。

刷新脱机多维数据集文件（即，使用服务器多维数据集中的最新数据重新创建该文件）不仅耗时，而且需要大量的临时磁盘空间。 请在不需要在 Excel 中立即访问其他文件时启动该过程，并确保有足够的磁盘空间来重新保存文件。

1. 单击连接到脱机多维数据集文件的数据透视表。

2. 在“数据”选项卡上的“Connections”组中，单击“全部刷新”，然后单击“刷新”。

   

1. 在工作表上，单击映射的单元格以选择要刷新的 XML 映射。

2. 如果“开发工具”选项卡不可用，请通过执行下列操作来显示该选项卡：

   1. 单击“文件”>“选项”>“自定义功能区”。

   2. 在“主选项卡”下，选中“开发工具”复选框，然后单击“确定”。

3. 在“开发工具”选项卡上的“XML”组中，单击“刷新数据”。

   

• 在“ 数据 ”选项卡上，单击“ 全部刷新”。

如果有多个连接，并且只想更新某个连接，请选择该数据范围内的任意单元格，单击“ 全部刷新”旁边的箭头，然后单击“ 刷新”。

控制刷新连接的方式或时间

1. 单击包含已连接数据的任何单元格。

2. 在“ 数据 ”选项卡上，单击“ 全部刷新”旁边的箭头，然后单击“ 连接属性”。

   

3. 在“用法”选项卡上设置要更改的任何选项。

   对于非常大的数据集，请考虑选中 “启用后台刷新” 选项。 这会将 Excel 的控制权返回给你，而不是让你等待刷新完成。

取消或检查刷新的状态

如果您的工作簿连接到较大数据源，则刷新它所花的时间可能比预期要长。 若要检查刷新或将其取消，请执行下列操作之一：

• 检查查询的状态    Excel 状态栏上将显示一条消息以指明查询正在运行。 双击该消息以检查查询的状态。

• 停止后台刷新    要停止后台运行的查询，请双击状态栏上的查询状态消息以显示“外部数据刷新状态”对话框，然后单击“停止刷新”。

• 停止查询    若要阻止查询在后台刷新关闭时运行，请按 Esc 键。

使用 Power Pivot 加载项刷新以前导入的数据时，可以查看刷新是成功、失败还是已取消。

• 在 Power Pivot 中，单击“ 开始 > 获取外部数据 > 刷新 ”或 “全部刷新” 以重新导入数据模型中的当前表或所有表。

  针对数据模型中使用的每个连接指示刷新状态。 有三种可能的结果。

  

“成功”报告导入到每个表中的行数。

如果数据库处于脱机状态、不再具有权限，或者在源中删除或重命名表或列，则可能会出现“错误”。 验证数据库是否可用，可能是通过在不同的工作簿中创建新连接。

“已取消”表示 Excel 未发出刷新请求，可能是因为连接上禁用了刷新。

表属性显示数据刷新中使用的查询

数据刷新只是重新运行最初用于获取数据的同一查询。 可以通过查看 Power Pivot 窗口中的表属性来查看查询，有时也可以对其进行修改。

1. 要查看数据刷新期间使用的查询，请单击“Power Pivot”>“管理”以打开 Power Pivot 窗口。

2. 单击“ 设计 > 表属性”。

3. 切换到 查询编辑器 以查看基础查询。

对于每种类型的数据源，查询都不可见。 例如，不显示数据馈送导入的查询。

取消数据刷新的连接属性

在 Excel 中，可以设置确定数据刷新频率的连接属性。 如果特定连接上不允许刷新，则运行 “全部刷新” 或尝试刷新使用该连接的特定表时，将收到取消通知。

1. 若要查看连接属性，请在 Excel 中单击“数据 > Connections查看工作簿中使用的所有连接的列表。

2. 选择一个连接，然后单击“ 属性”。

3. 在 “使用情况”中的 “刷新控件”下，如果在 “全部刷新”窗口中清除了“刷新此连接”复选框，则当你在 Power Pivot 窗口中尝试 “全部刷新 ”时，你将获得取消。

刷新 SharePoint Server 2013 上的数据

在 SharePoint Server 2013 中，您可以在服务器上安排无人参与的数据刷新，但是这样做需要在 SharePoint 环境中安装和配置 Power Pivot for SharePoint 2013。 请与您的 SharePoint 管理员联系，了解计划的数据刷新是否可用。

使用 Power Query，可以刷新查询以将最新数据导入表中，而无需重新创建查询。

刷新查询：

1. 在查询编辑器功能区中，单击“刷新预览”。

如果您的 Excel 工作簿具有到 Access 数据库中的表或查询的连接，您可以确保其显示最新信息。 使用“刷新”命令（在“数据”选项卡上）执行此操作。

1. 在工作表上，单击包含 Access 数据的任意单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”旁边的箭头，然后单击“刷新”。

要控制刷新连接的方式或频率，请执行以下操作：

1. 单击包含 Access 数据的任意单元格。

2. 在“连接”组中，单击“全部刷新”旁边的箭头，然后单击“连接属性”。

对于非常大的数据集，请考虑运行后台刷新。 这会将 Excel 的控制权返回给您，以便您不必等待数分钟或更长时间来让刷新完成。

1. 在“用法”选项卡上设置要更改的任何选项。

检查状态或取消刷新

如果您的工作簿连接到较大数据源，则刷新它所花的时间可能比预期要长。 若要检查或取消刷新，请执行下列一项或多项操作：

• 检查查询的状态    Excel 状态栏上将显示一条消息以指明查询正在运行。 双击该消息以检查查询的状态。

• 停止后台刷新    要停止后台运行的查询，请双击状态栏上的查询状态消息以显示“外部数据刷新状态”对话框，然后单击“停止刷新”。

• 停止查询    若要阻止查询在后台刷新关闭时运行，请按 Esc 键。

如果 Excel 工作簿连接到了 SQL Server 数据库中的表或查询，则可确保其显示最新信息。 请使用“数据”选项卡上的“刷新”命令执行此操作。

1. 在工作表上，单击包含 SQL Server 数据的任意单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”旁边的箭头，然后单击“刷新”。

要控制刷新连接的方式或频率，请执行以下操作：

1. 单击包含 SQL Server 数据的任意单元格。

2. 在“连接”组中，单击“全部刷新”旁边的箭头，然后单击“连接属性”。

对于非常大的数据集，请考虑运行后台刷新。 这会将 Excel 的控制权返回给您，以便您不必等待数分钟或更长时间来让刷新完成。

1. 在“用法”选项卡上设置要更改的任何选项，例如启用后台刷新。

取消或检查刷新的状态

如果您的工作簿连接到较大数据源，则刷新它所花的时间可能比预期要长。 若要检查刷新或将其取消，请执行下列操作之一：

• 检查查询的状态    Excel 状态栏上将显示一条消息以指明查询正在运行。 双击该消息以检查查询的状态。

• 停止后台刷新    要停止后台运行的查询，请双击状态栏上的查询状态消息以显示“外部数据刷新状态”对话框，然后单击“停止刷新”。

• 停止查询    若要阻止查询在后台刷新关闭时运行，请按 Esc 键。

如果 Excel 工作簿连接到了 OLE DB 数据源中的表或查询，则可确保其显示最新信息。 请使用“数据”选项卡上的“刷新”命令执行此操作。

1. 在工作表上，单击包含 OLE DB 数据的任意单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”旁边的箭头，然后单击“刷新”。

要控制刷新连接的方式或频率，请执行以下操作：

1. 单击包含 OLE DB 数据的任意单元格。

2. 在“连接”组中，单击“全部刷新”旁边的箭头，然后单击“连接属性”。

对于非常大的数据集，请考虑运行后台刷新。 这会将 Excel 的控制权返回给您，以便您不必等待数分钟或更长时间来让刷新完成。

1. 在“用法”选项卡上设置要更改的任何选项。

检查或取消刷新

如果您的工作簿连接到较大数据源，则刷新它所花的时间可能比预期要长。 若要检查或取消刷新，请执行下列操作之一：

• 检查查询的状态    Excel 状态栏上将显示一条消息以指明查询正在运行。 双击该消息以检查查询的状态。

• 停止后台刷新    要停止后台运行的查询，请双击状态栏上的查询状态消息以显示“外部数据刷新状态”对话框，然后单击“停止刷新”。

• 停止查询    若要阻止查询在后台刷新关闭时运行，请按 Esc 键。

当用于地图的数据发生更改时，可以在 3D 地图中手动刷新它。 更改随后会反映在地图中。 操作方法如下：

• 在 3D 地图中，单击“ 开始 ”> 刷新数据。

将数据添加到 Power Map

若要将新数据添加到 3D 地图Power Map ：

1. 在 3D 地图中，转到要向其添加数据的地图。

2. 保持 3D 地图窗口打开状态，在 Excel 中单击并选择要添加的工作表数据。

3. 在 Excel 功能区上，单击“插入”>“地图”箭头 >“将选定数据添加到 Power Map”。

3D 地图将自动更新以显示其他数据。

手动刷新

1. 单击数据透视表中的任意位置。

   这将显示 数据透视表工具，并添加 “选项” 和“ 设计 ”选项卡。

2. 在“ 选项 ”选项卡上的“ 数据 ”组中，执行以下操作之一：

3. 若要更新信息以匹配数据源，请单击“ 刷新 ”按钮，或按 Alt+F5。

   还可以右键单击数据透视表，然后单击“刷新”。

4. 若要刷新工作簿中的所有数据透视表，请单击“ 刷新 ”按钮箭头，然后单击“ 全部刷新”。

   

   如果刷新时间超过预期，请单击“选项”>“刷新 > 刷新状态”以检查刷新状态。

   要停止刷新，请单击“取消刷新”。

防止调整列宽和单元格格式

如果在刷新数据透视表数据时，数据的列宽度和单元格格式违背你的意愿进行了调整，请确保检查以下选项：

1. 单击 “选项” > “选项”。

   

2. 在“布局和格式”选项卡上，选中“更新时自动调整列宽”和“更新时保留单元格格式”框。

打开工作簿时自动刷新数据透视表数据

1. 单击数据透视表中的任意位置。

2. 在“选项”选项卡的“数据透视表”组中，单击“选项”。

   

3. 在“数据透视表选项”对话框中的“数据”选项卡上，选择“打开文件时刷新数据检查”框。