在工作表内的数据列表中插入分类汇总

应用对象
Microsoft 365 专属 Excel Excel 2024 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016

可以使用 Subtotal 命令自动计算列表中的列分类汇总和总计。

重要

Excel 表不支持分类汇总。 如果使用 Excel 表格，“ 小计 ”命令将灰显。 若要在表中添加分类汇总，必须先将表转换为正常数据范围，然后再添加小计。 请注意，这将从数据中删除除表格格式之外的所有表格功能。 或者，也可以创建 数据透视表。

插入分类汇总时：

  • 小计 是通过使用 SUBTOTAL 函数通过汇总函数（如 Sum 或 Average）计算的。 可以为每一列显示多个类型的汇总函数。
  • 总计 来自明细数据，而不是小计中的值。 例如，如果使用 平均 汇总函数，则总计行将显示列表中所有详细信息行的平均值，而不是小计行中值的平均值。

自动分类汇总示例

如果将工作簿设置为自动计算公式，则 “小计 ”命令会在编辑明细数据时自动重新计算小计值和总计值。 小计命令还概述了列表，以便您可以显示和隐藏每个小计的明细行。

插入分类汇总

注意

如果过滤包含分类汇总的数据，则分类汇总可能会显示为隐藏。 若要再次显示它们，请清除所有筛选器 有关应用筛选器的详细信息，请参阅 快速入门：使用自动筛选器筛选数据。

  1. 确保要计算分类汇总的数据区域中的每一列的第一行都有一个标签，每列中包含类似事实，并且该区域不包含任何空白行或空白列。

  2. 在区域中选择一个单元格。

  3. 执行下列操作之一：
    插入一级分类汇总
    可以为一组数据插入一个级别的小计，如以下示例所示。
    自动分类汇总示例
    在“体育”栏的每次变化时......
    …小计“销售”列。

    1. 若要对包含要分组依据的数据的列进行排序，请选择该列，然后在 “数据 ”选项卡的“ 排序 & 筛选器 ”组中，单击“ A 到 Z 排序 ”或 “Z 到 A 排序”。
    2. 在 “数据 ”选项卡的“ 大纲 ”组中，单击 “小计”。
      Outlook 功能区图像
      将显示 “小计 ”对话框。
    3. 在“ 每次更改范围 ”框中，单击要小计的列。 例如，使用上面的示例，将选择 “体育”。
    4. 在 “使用函数 ”框中，单击要用于计算分类汇总的汇总函数。 例如，如果使用上面的示例，将选择“ 求和”。
    5. 在“将小计添加到”框中，选中包含要小计的值的每个列的检查框。 例如，使用上面的示例，选择“ 销售”。
    6. 如果希望在每个小计后自动分页符，请选中“组间分页符”检查框。
    7. 若要在详细信息行上方指定汇总行，请清除“数据下方汇总”检查框。 若要在详细信息行下方指定汇总行，请选中“在数据下方汇总”检查框。 例如，使用上面的示例，您将清除检查框。
    8. 或者，您可以通过重复步骤 1 到步骤 7 来添加具有不同汇总函数的更多分类汇总，从而再次使用 分类汇总 命令。 要避免覆盖现有分类汇总，请清除替换当前分类汇总检查框。

    插入小计的嵌套层次
    可以在内部嵌套组的相应外部组内插入分类汇总，如以下示例所示。
    外部分类汇总和嵌套分类汇总示例
    每次更改外部“区域”列...
    …小计该区域的销售额以及内部“体育”列的每次变化。

    1. 若要对包含要分组依据的数据的列进行排序，请选择该列，然后在 “数据 ”选项卡的“ 排序 & 筛选器 ”组中，单击“ A 到 Z 排序 ”或 “Z 到 A 排序”。

    2. 插入外部分类汇总。
      如何插入外部分类汇总

      1. 在 “数据 ”选项卡的“ 大纲 ”组中，单击 “小计”。
        Outlook 功能区图像
        将显示 “小计 ”对话框。
      2. 在“ 每次更改范围” 框中，单击外部小计的列。 例如，使用上面的示例，您将单击 区域。
      3. 在 “使用函数 ”框中，单击要用于计算分类汇总的汇总函数。 例如，如果使用上面的示例，将选择“ 求和”。
      4. 在“将小计添加到”框中，选中包含要小计的值的每个列的检查框。 在上面的示例中，将选择 “销售”。
      5. 如果希望在每个小计后自动分页符，请选中“组间分页符”检查框。
      6. 若要在详细信息行上方指定汇总行，请清除“数据下方汇总”检查框。 若要在详细信息行下方指定汇总行，请选中“在数据下方汇总”检查框。 例如，使用上面的示例，您将清除检查框。
      7. 或者，您可以通过重复步骤 1 到步骤 6 来添加更多具有不同汇总函数的小计，从而再次使用 分类汇总 命令。 要避免覆盖现有分类汇总，请清除替换当前分类汇总检查框。

    3. 插入嵌套小计。
      如何插入嵌套小计

      1. 在 “数据 ”选项卡的“ 大纲 ”组中，单击 “小计”。
        Outlook 功能区图像
        将显示 “小计 ”对话框。
      2. 在“ 每次更改时 ”框中，单击嵌套小计列。 例如，使用上面的示例，将选择 “体育”。
      3. 在 “使用函数 ”框中，单击要用于计算分类汇总的汇总函数。 例如，如果使用上面的示例，将选择“ 求和”。
        选择所需的任何其他选项。
      4. 清除替换当前分类汇总检查框。

    4. 对于更多嵌套的小计，请重复上一步，从最外面的小计开始。

提示

若要仅显示分类汇总和总计的汇总，请单击行号旁边的大纲符号 1 2 3 。 使用加号和减号显示或隐藏单个小计的明细行。

删除分类汇总

  1. 在区域内选择包含分类汇总的单元格。
  2. 在 “数据 ”选项卡的“ 大纲 ”组中，单击 “小计”。
    Outlook 功能区图像
  3. 在 “小计 ”对话框中，单击 “全部删除”。

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