需要执行交互式数据分析或创建动态交互式图表时，可以使用数据透视表和数据透视图。 本文介绍创建和自定义每个视图所需的步骤。
想进行什么操作？
了解数据透视表视图
数据透视表是一种交互式表，可快速合并和比较大量数据。 可以旋转其行和列以查看源数据的不同摘要，还可以显示感兴趣区域的详细信息。 当您想要分析相关总计时，请使用数据透视表，尤其是当您有一长列图表要求和，并且想要比较每个图表的几个事实时。
示例数据透视表视图
下图显示了数据透视表视图中的发票数据的查询。 此视图只显示汇总值。
" 国家 /地区"字段经过筛选，只显示美国的数据。
" 自定义区域" 字段是自定义组字段。 使用自定义组字段可以按想要的方式对项进行分组，以便进行更好的数据分析。 在这里， 城市 项目分为两个类别 ： 西海岸和 国家/地区的其余部分。
总转 值值以百分比值表示两个区域中销售人员处理的事务总数。
不。of Trans 显示两个区域中每个区域的销售人员处理的事务数。
在上图中，可以轻松比较不同销售人员和地区的数据。 由于该表是交互式的，因此可以快速更改筛选器、总计和显示的详细信息级别，以便以不同方式分析数据。
查看明细数据
可以单击销售人员 () 区域下方的加号+加号以查看各个明细记录。 下图显示了 Anne Dods以详细数据。
这些详细信息字段存在于基础记录源中。
计算明细字段使用基于其他明细字段的表达式。
这些单独事务由位于西海岸地区的 Anne Dods分处理。
摘要字段和数据显示在视图底部。
可以单击销售人员或 () 的减号以隐藏相应的明细数据。
注意: 隐藏详细信息数据可以提高数据透视表视图的性能。
查看单个项目
当列区域具有多个字段时，可以单击项目左侧的加号 (+) 或减号 (-) 以显示或隐藏较低级别的项目。 例如，若要显示西海岸每个城市的汇总或详细信息数据，请单击" (+) 左侧的加号。
下图显示了"西海岸"组中每个城市的汇总值。
在自定义 组" 西海岸"下分组的"城市" 字段的项。
Elgin 的摘要数据。
单击此处可显示基于 Elgin 的客户以及每个客户的汇总数据。
单击此处显示 Elgin 的详细信息数据。
创建数据透视表视图
还可以为 Access 查询、表和窗体创建数据透视表和数据透视图。 本文介绍如何为 Access 查询创建数据透视表视图和数据透视图。
步骤 1：创建查询
如果还没有要用于数据透视表视图的查询，请创建一个新查询：
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在"创建"选项卡上的"查询"组中，如果希望使用向导帮助生成查询，请单击"查询向导";如果希望自己生成查询，请单击"查询设计"。
将字段添加到查询网格时，请确保包括：
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包含要汇总的数据的字段 (例如，货币金额或其他数值) 。
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要比较数据（例如员工、区域或日期）的字段。
如果计划对数据透视表中的项目进行计数，则还应包括要计数的项目的唯一 ID 字段。 例如，要计算发票数，查询应包括发票表的 ID。
有关创建查询的详细信息，请参阅查询简介一文。
步骤 2：在数据透视表视图中打开查询
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如果查询尚未打开，请在导航窗格中双击查询。
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在"开始"选项卡上的"视图"组中，单击"视图"，然后单击"数据透视表视图"。
Access 会显示一个空白数据透视表视图，没有任何字段或数据。
步骤 3：将数据字段添加到数据透视表视图
在此步骤中，添加包含数据透视表视图的行标题和列标题的字段，以及详细信息和筛选字段。 为此，字段列表必须可见。
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如果字段列表不可见，请在"设计"选项卡上的"显示/隐藏"组中单击"字段列表"。
添加行字段
行字段是组成数据透视表行的字段。 在本文开头的插图中，销售人员是行字段。
添加行字段：
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将字段从"字段列表"拖动到数据透视表中标记为"放置 行 字段"的区域。
或者，可以使用以下过程添加筛选器字段：
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选择字段列表中的字段。
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在字段列表的底部，从下拉列表中选择"行区域"，然后单击"添加到"。
添加列字段
如名称所示，列字段是组成数据透视表列的字段。 在 本文开头的插图中，" 城市 "和 "CustomerID" 是列字段。
添加列字段：
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将字段从"字段列表"拖动到数据透视 表中 标记为"将列字段拖放到此处"的区域。
或者，可以使用以下过程添加筛选器字段：
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选择字段列表中的字段。
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在字段列表的底部，从下拉列表中选择"列区域"，然后单击"添加到"。
添加详细信息字段
详细信息字段是组成数据透视表的详细信息单元格的字段。 在本文开头的插图中，"产品名称"、"单价"和"数量"字段都是详细信息字段。
添加详细信息字段：
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将字段从字段列表拖动到数据透视表中标记为"删除总计"或" 详细信息 字段"的区域。
或者，可以使用以下过程添加筛选器字段：
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选择字段列表中的字段。
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在字段列表的底部，从下拉列表中选择"详细信息区域"，然后单击"添加到"。
添加筛选器字段
筛选器字段是可选的。 添加筛选器字段允许您按值筛选整个数据透视表。 例如，在本文开头的第一个插图中，国家/地区字段已添加为筛选器字段。 因此，可以针对特定国家/地区筛选整个数据透视表。
添加筛选器字段：
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将字段从"字段列表"拖动到数据透视表中标记为"将 筛选字段 拖放到此处"的区域。
或者，可以使用以下过程添加筛选器字段：
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选择字段列表中的字段。
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在字段列表的底部，从下拉列表中选择"筛选区域"，然后单击"添加到"。
移动字段
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将字段名称拖动到想要的位置。 请确保将字段名称本身拖动 (例如，销售人员) ，而不是字段值之一。
删除字段
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选择要删除的字段名称，然后在"设计"选项卡上的"活动字段"组中单击"删除字段"。
注意: 此操作从视图中删除字段，但该字段在基础数据源中仍然可用。
步骤 4：向视图添加计算详细信息字段和总计字段
添加计算详细信息字段
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在"设计"选项卡上的"工具"组中，单击"公式"，然后单击"创建计算详细信息字段"。
Access 会显示" 属性" 对话框。 -
在 "名称 "框中，键入计算字段的名称。
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在"名称"框下方的较大框中，键入要执行的计算，例如：
单价 * 数量提示: 键入计算时，可以使用下拉列表和"属性"对话框底部的"插入引用对象"按钮向计算添加字段。
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单击“更改”。 Access 会将计算字段添加到字段列表。
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对要创建的其他计算字段重复步骤 2 到步骤 4。
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关闭"属性"对话框。
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按照"添加详细信息字段"部分中的说明将计算字段添加到 数据透视表。
添加总计字段
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确保显示详细信息单元格：选择列标题标签，然后在"设计"选项卡上的"显示/隐藏"组中单击"显示详细信息"。
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选择要添加其总计的详细信息值之一。
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在"设计"选项卡上的"工具"组中，单击"自动计算"，然后单击要添加的总计类型。
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对要添加的其他类型的总计重复步骤 3。
步骤 5：更改字段标题和设置数据格式
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在数据透视表中，选择要更改的字段的标签。
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在"设计"选项卡上的"工具"组中，单击"属性"。
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在" 属性 "对话框中，单击" 题注" 选项卡。
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在" 题注 "框中，键入要键入的题注，然后按 Enter。
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设置标题需要的其他格式设置选项。
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在" 属性" 对话框中，单击"格式 " 选项卡。
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使用" 格式"选项卡 上的命令对数据进行排序并设置文本和单元格的格式。
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如果数据透视表包含总计行，请单击"设计"选项卡上的"隐藏详细信息"以隐藏明细字段，并只显示总计字段。
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重复步骤 3 到步骤 7，为总计字段设置题注和格式。
提示: 若要将总计显示为总计的百分比，请选择其中一个总计，然后在"设计"选项卡上的"工具"组中单击"显示为"，然后选择要与 (行总计、列总计等进行比较的总计。)
步骤 6：筛选、排序和分组数据
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若要筛选数据，请单击任何字段名称旁边的向下箭头，然后选中或选中复选框以获取想要的筛选。
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对数据进行分组：
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在数据透视表中，单击要分组的值。 例如，若要将多个城市组合在一起，请单击第一个城市，然后在按住 Ctrl 键的同时单击要分组的其他城市。
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右键单击所选值之一，然后单击"分组项"。
Access 创建自定义组级别。 可以使用步骤 5：更改字段标题和设置数据格式部分中的过程更改组的题注和格式。
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添加分组级别后，可以选择该组，然后使用"设计"选项卡上的"展开字段"和"折叠字段"命令分别查看或隐藏该组中的单个字段。
设计数据透视图
数据透视表视图与数据透视图之间的差异
数据透视图的布局与数据透视表视图的布局类似，只不过默认情况下，数据透视表视图显示数据详细信息，而数据透视图显示数据总计或 (通常采用总和或) 。
此外，数据透视图显示系列和类别区域，而不是行和列区域。 序列是一组相关的数据点，通常以特定颜色在图例中表示。 类别由每个系列中的一个数据点组成，通常由 x 轴 (标签) 表示。
在其他视图中对表格、查询或窗体所做的更改与数据透视表或数据透视图中对象的布局无关。 但是，在数据透视表视图中进行布局更改（例如，将字段从行区域移动到列区域）会反映在数据透视图中，反之亦然。
数据透视图示例
第一个数据透视图示例演示了在 1996 到 1998 年 (美国总单价) 销售额最高的五名销售人员。 每个数据标记扩展到 y 轴 (表示) 价格之和的值。
在筛选区域中，"国家/地区"字段经过筛选，只显示美国单价。
数据区域显示所售单价的总计。
绘图区提供数据标记的背景。
网格线可更轻松地查看数据标记在数值轴上的位置。
此数据标记表示一个类别点 (，在这种情况下，销售人员) 由三个系列点 (（本例中为 1996 年、1997 年、1998 年）) 。
序列区域包含序列字段"订单日期"。 图例已添加到此图表右侧，并直接显示在系列字段下方。
类别区域由类别标签组成;在这种情况下，类别标签是销售人员的姓名。
轴值标签提供每个数据标记的引用框架。
可以"透视"或操作同一个图表，以演示不同的分析集，如下一个示例，该示例比较了所下订单的排名前五的国家/地区。 (请注意，此示例中的"销售人员"字段现在位于筛选区域中，而"国家/地区"字段位于"国家/地区") 。
创建数据透视图
以下说明基于你已完成上述步骤来创建数据透视表视图的假设。
步骤 1：切换到数据透视图
在"设计"选项卡上的"视图"组中，单击"视图"，然后单击"数据透视图"。
步骤 2：在数据透视图中添加和删除字段
在此步骤中，可以在图表中添加或删除字段。 从图表中删除字段时，数据仍可通过字段列表使用，但不显示在图表中。
添加字段
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若要添加字段，请将其从字段列表拖动到图表上的"拖放区域"之一。 或者，可以选择字段列表中的字段，然后在字段列表的底部选择要添加字段的区域，然后单击"添加到"。
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如果看不到拖放区域，请在"设计"选项卡上的"显示/隐藏"组中单击"拖放区域"。
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如果看不到字段列表，请在"设计"选项卡上的"显示/隐藏"组中单击"字段列表"。
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删除字段
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若要删除字段，请在图表上选择其标签，然后按 DELETE。 或者，可以将字段拖离图表。
步骤 3：对数据进行分组、筛选和排序
若要使图表更具可读性，通常建议对数据进行分组、筛选和排序。 例如，在本部分 开头的插图中，订单日期按年份分组，以便一目了然地查看每年摘要，而不必查看每个订单日期。 此外，还会筛选数据，查看销售金额最高的五个销售人员。 最后，每个数据标记按其总计值按升序排序，因此很容易看到五个销售人员中哪些销售额最高，哪些销售人员销售额最低。
数据分组
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在图表中选择字段名称。
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如果尚未显示"属性"对话框，请右键单击字段名称，然后单击"属性"。
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在" 属性" 对话框中，单击" 筛选器和组" 选项卡。
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在 "分组"下的"按 列表分组 项"中，选择想要的分组选项。 例如，在日期字段中，可以单击"年"。 在文本字段中，可以按前缀字符分组，例如，名称的前 3 个字符。
筛选数据
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选择图表中的数据标记。
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如果尚未显示"属性"对话框，请右键单击数据标记，然后单击"属性"。
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在"属性"对话框的"筛选和组"选项卡上的"筛选"下，选择要显示的筛选类型和项目数。 例如，若要查看前 5 个项目，请在"显示列表"中选择"顶部"，然后在"项目"框中键入5。
对数据进行排序
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右键单击图表中的数据标记，指向 "排序"，然后单击想要的排序选项。
步骤 4：更改图表类型
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右键单击图表中的空白区域，然后单击"更改图表类型"。
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在 " 属性"对话框中的左侧列表中，选择常规图表类型。
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在右侧列表中，选择想要的特定图表类型。
步骤 5：添加图例
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单击图表的空白区域。
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在"设计"选项卡上的"显示/隐藏"组中，单击"图例"。
步骤 6：编辑文本并设置文本格式
坐标轴标题
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选择要设置格式的坐标轴标题。
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如果尚未显示"属性"对话框，请右键单击标题，然后单击"属性"。
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在"属性"对话框中，单击"格式"选项卡，在"题注"框中键入要显示的文本。
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在同 一选项卡 上的"文本格式"下，选择想要的格式设置选项。
数据标签
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单击数据标签 (例如，沿 x 轴的类别 () 标签之一。
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再次单击标签以选择沿轴的所有标签。
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如果尚未显示"属性"对话框，请右键单击其中一个标签，然后单击"属性"。
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在" 属性 "对话框中，单击"格式 "选项卡， 然后选择需要的格式设置选项。
步骤 7：设置绘图区的格式
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单击绘图区将其选中。 绘图区是包含数据标记的框。
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如果尚未显示"属性"对话框，请右键单击绘图区，然后单击"属性"。
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在" 属性" 对话框中，单击 "边框/填充" 选项卡。
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选择绘图区需要的格式设置选项。
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在图表中选择网格线。
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在" 属性" 对话框中，单击" 行/标记" 选项卡。
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选择网格线需要的格式设置选项。
