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如果将 Microsoft 365 或 Microsoft Exchange 帐户与 Outlook 配合使用,则可以使用日程安排助理和会议室查找器来帮助安排会议。

注意: 从版本 2012 (内部版本 13530.20316) 开始,Microsoft 365 专属 Outlook首次提供新的会议室查找器。 会议室查找器依赖于 WebView2,WebView2 于 2021 年 4 月 1 日开始向 Microsoft 365 应用程序推出版本 2101, (内部版本 13628.20274) 及更高版本。 有关 WebView2 的详细信息,请参阅管理文档:Microsoft Edge WebView2 和 Microsoft 365 应用版。 

  1. 在新会议中,添加“所需的与会者”、“开始时间和结束时间”,然后单击“位置”字段末尾的“会议室查找器”按钮。

    或者,可以单击“ 位置 ”字段,然后在建议位置列表底部选择“ 使用会议室查找工具浏览 ”。 

    位置按钮下房间查找工具下拉菜单的图像。

  2. 在会议室 查找器上选择聊天室的具体内容。 这些会议室由 Microsoft Exchange 或 Microsoft 365 管理员设置。

    测试

  3. 如果会议有多个与会者和繁忙的会议室,则很难找到适合每个人的时间。 若要查找人员和会议室的可用性,请选择功能区上的 “日程安排助理 ”按钮,然后选择“ 自动选择 ”并选择适当的条件。

    注意: 此功能取代早期版本的 Outlook 中的 “建议时间” 功能。

  4. 找到适当的时间段并将会议室添加到会议后,选择功能区上的“ 会议 ”。 然后,可以关闭会议室查找器。 完成会议设置后,选择“ 发送”。 

使用日程安排助理

  1. “收件箱”中,选择“会议 > 新项目”,或在“日历”中选择“新建会议”。 还可以使用键盘快捷方式 Ctrl+Shift+Q 创建新的会议请求。

  2. 在“ ”框中添加与会者。

  3. 在“ 主题 ”框中,输入会议或事件的说明。

  4. 从功能区选择 “日程安排助理 ”。 你将看到在“收件人”框中输入的每个收件人的行。 如果要添加更多与会者,可以在日程安排助理中的任何空白行中键入他们的姓名。

  5. 与会者忙碌的时间以深蓝色显示。 与会者有暂定约会的时间显示在浅蓝色哈希块中,与会者工作时间以外的时间显示为浅灰色。 为所有与会者选择一个可用时间。

  6. 若要为所有与会者选择最佳时间,请使用右侧列中的 会议室查找器 。 可以查看与会者发生冲突的时间。

使用会议室查找器 

  1. 在新会议中,选择功能区上的“ 日程安排助理 ”按钮。 选择“位置”字段右侧的“会议室查找工具”按钮,或在建议位置列表的底部选择“使用会议室查找工具浏览”。 

  2. 使用 “显示会议室 列表”下拉列表选取会议室列表。 这些列表由 Microsoft Exchange 或 Microsoft 365 管理员设置。 

    使用会议室查找器查看可用于会议的会议室。

  3. 选择一个可用会议室,将会议室添加到 日程安排助理 ,并作为收件人添加到会议。 

  4. 建议时间 ”窗格查找会议的最佳时间,该时间定义为大多数与会者都可用的时间。 最佳会议时间显示在窗格顶部。 若要选择任一建议时间,请单击“ 建议 时间”窗格中的时间建议。 还可以在忙/闲网格上手动选择时间。

    使用“建议时间”选取器查看与会者何时可用。

    1. 如果要使会议重复,请在“ 会议 ”菜单上的“ 选项 ”组中,单击“ 定期”,选择定期模式,然后单击“ 确定”。

      向会议请求添加定期模式时,“ 会议”菜单将更改为 “定期会议”。

  5. 完成会议设置后,单击“ 发送”。

查找会议室查找器

在新会议中,选择“建议的位置”底部的“使用会议室查找工具浏览”。




底部突出显示了“使用会议室查找器浏览”的图像。#x2

接下来,使用“建筑物”字段中的下拉菜单浏览要相遇的城市中的建筑物,或者在“建筑物”字段中键入进行搜索。

选择建筑物后,可以按 类型容量楼层功能浏览和筛选该建筑中的会议室。

使用会议室查找器 

在新会议中,选择“添加位置”部分下的“浏览更多会议室”,然后选择“会议室查找器”。

红色突出显示“浏览更多房间”的图像。

日历和会议室查找器的图像。

接下来,使用“ 建筑物 ”字段中的下拉菜单浏览要相遇的城市中的建筑物,或者在“ 建筑物 ”字段中键入进行搜索。

选择建筑物后,可以按 类型容量楼层功能浏览和筛选该建筑中的会议室。

使用会议室查找器 

使用“浏览会议室 ”从“新建事件” 屏幕中搜索和预订 会议室。

突出显示“浏览会议室”的移动应用的图像。

接下来,使用“ 建筑物 ”字段中的下拉菜单浏览要相遇的城市中的建筑物,或者在“ 建筑物 ”字段中键入进行搜索。

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