在 SharePoint 中使用常见问题解答 Web 部件

本文介绍由智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶® (公共预览版) 提供支持的常见问题解答 Web 部件，你可以使用这些部件通过智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®的强大功能在 SharePoint 中生成和管理常见问题解答。

概述

SharePoint 中的常见问题解答 Web 部件是什么？

FAQ Web 部件是一项 AI 驱动的功能，可帮助 SharePoint 内容所有者在其 SharePoint 页面和新闻上创建和维护最新的常见问题解答部分。它利用Word、PowerPoint、PDF、Loop和 Teams 会议) 等地面源 (来生成相关类别、问题和答案，帮助作者完成常见问题的生成、策展和优化过程。

在高级别上，该功能将结构化和非结构化内容作为输入，应用基于 AI 的处理来提取和建议有意义的常见问题解答条目，并生成有条理的、分类的常见问题解答部分作为输出。作者可以手动优化这些条目，确保高质量和可信的内容。

常见问题解答 Web 部件可以做什么？

常见问题解答 Web 部件提供了多种功能：

AI-Assisted 常见问题解答生成：根据所选文件自动生成常见问题解答类别、问题和答案。
人工Loop编辑：内容作者可以在发布页面之前查看、编辑、删除类别、问题和答案并对其进行重新排序。
多源地面：支持多种内容类型， (Word、PowerPoint、PDF、Loop和 Teams 会议) ，以提高准确性和相关性。
可配置的显示选项：支持 (雪佛龙、加/减) 的不同布局，并允许用户自定义扩展行为。

此功能的 Copilot 许可证要求是什么？

- 查看者：无需 Copilot 许可证。

- 创意者 & 编辑器：创建和编辑常见问题解答 Web 部件所需的智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®许可证。

让我们仔细看看这个新体验如何简化和增强 SharePoint 中的常见问题解答创建。

常见问题解答 Web 部件的预期用途是什么？

常见问题解答 Web 部件旨在帮助组织在其 SharePoint 页面上轻松生成准确且可访问的常见问题解答部分。

主要用例包括：

事件 - 例如：事件详细信息、计划和物流

汇总即将召开的会议、培训或公司范围的会议的事件详细信息。
为与会者提供日程安排、演讲者简介、会议概述和后勤信息。
在活动前解决与会者的常见问题，以减少重复查询。

产品 - 例如：产品公告、功能更新和用户指南

直接从简报组、发行说明或技术文档创建产品发布常见问题解答。
支持具有最新产品信息的内部销售支持或面向客户的门户。
生成功能指南和故障排除常见问题解答，以提高用户采用率并减少支持票证。

策略 - 例如：HR、IT、合规性和标准作策略

为休假、权益、入职和混合工作等主题生成 HR 策略常见问题解答。
生成 IT 自助服务常见问题解答，指导员工进行软件设置、安全协议和设备故障排除。
记录合规性过程、公司策略和作指南，以确保一致性。

将常见问题解答 Web 部件添加到 SharePoint 页面

步骤 1：插入常见问题解答 Web 部件

在画布上或内容窗格中打开工具箱。
在 AI 类别下搜索“常见问题解答”。
单击以将常见问题解答 Web 部件添加到页面。

设置常见问题解答

步骤 2：设置常见问题解答 Web 部件

添加常见问题解答 Web 部件后，使用内容窗格对其进行配置：

选择“源文件” - 单击“添加+”以选择地面文件。可以选择多个文件 (受支持的类型：Word、PowerPoint、PDF、Loop、会议、SharePoint 页面) 。将来将支持更多文件类型。

从以下选项中选择“常见问题解答用途 - 选择最相关的常见问题解答类型”：

事件 - 与事件详细信息、日程、物流等相关的常见问题解答。
产品 – 用于产品公告、功能更新、用户指南等。
策略 - 适用于 HR、IT、合规性和标准作策略等。
其他 – 适用于任何其他类型的常见问题解答。

(可选) 提供其他详细信息 - 在提供的字段中添加任何用途、目标受众或关键详细信息。这有助于 AI 更好地了解并生成相关的常见问题解答，以满足你的需求。

生成常见问题解答 - 设置完成后，单击“开始”以生成常见问题解答内容。

常见问题解答 2

注意：还可以从导入现有常见问题解答开始，复制并粘贴以开始使用。

从头开始导入

步骤 3：优化和组织类别

AI 在画布上生成初始常见问题解答类别后，你可以：

手动优化类别以更好地与内容保持一致。
根据需要添加新类别。
删除不需要的类别，使常见问题解答保持专注。
将类别重新排序为首选序列。

对类别设置感到满意后，单击“草稿问题”继续。

常见问题解答 3

步骤 4：生成和优化问题

AI 生成每个类别下的问题后，你可以：

手动优化问题以提高清晰度和相关性。
根据需要添加新问题。
删除不需要的问题以简化常见问题解答。
将问题重新排序为首选序列。
将问题移动到其他类别。

完成后，单击“草稿答案”以允许 AI 为每个问题生成答案，或单击上一步的“返回”按钮。

常见问题解答 4

步骤 5：查看答案并提供反馈

AI 生成每个问题的答案后，你已完成所有步骤，单击“保留”，即可设置常见问题解答！

不要忘记单击“/👎”👍并添加评论，以帮助我们改进 Copilot 的响应并提升体验。

常见问题解答 6

步骤 6：进一步优化常见问题解答

将常见问题解答添加到 Canvas 后，仍可以：

将重写与 Copilot 配合使用，修改答案以提高准确性或语气。
根据需要添加新类别和问题。
自定义常见问题解答的布局。
通过电子邮件共享页面。
通过复制和粘贴导入其他常见问题解答。
通过复制链接，向受众共享特定的 Q&A 对。

复制链接

接收常见问题解答查看者的反馈和其他问题

作为常见问题解答内容所有者，现在可以直接从常见问题解答查看者那里收集反馈。每个常见问题解答 Web 部件下方的新字段允许查看者在当前常见问题解答列表中找不到所需信息时提交其他问题。

工作原理

启用或禁用查看者提交

作为常见问题解答作者，可以使用切换设置在右侧属性窗格中打开或关闭此功能。

查看者提交其他问题

启用此功能后，查看者可以在提供的字段中键入其问题，然后单击“发送给作者”。

输入问题

查看相关问题

当常见问题解答作者进入 “编辑”模式 并选择“ 添加问题”时，所有查看者提交的问题将显示在下拉列表中。不相关的问题会自动按设计筛选掉。

添加其他问题

使用 AI 建议更新常见问题解答

步骤 1：检查可用更新

在编辑模式下打开常见问题解答 Web 部件。
在内容窗格中，选择“ 查看 AI 建议”。 注意：AI 建议仅在检测到更新时显示，例如，如果在引用文件中发现了更改，或者访问者反复提出类似问题。

常见问题解答 - 查看 AI 建议

步骤 2：查看建议的汇报

在面板中查看 AI 建议的更新。
选择 “替换”、“在下方插入”或 “消除 建议”。查看所有建议后，可以根据需要继续手动修改内容。

地址建议的更新

评审并解决所有建议的更新后，将显示一条确认消息，如下所示。

常见问题解答消息

负责任的 AI 说明

FAQ Web 部件是如何评估的？哪些指标用于度量性能？

主要评估方法包括：

手动和自动测试 - 系统利用Microsoft内部数据和实际用例，在不同的常见问题解答方案中接受了广泛的手动评审和自动测试。

自动化质量指标 - 使用关键度量值评估性能，例如：

保留率 - 用户保留或发布的 AI 建议常见问题解答的百分比。
参与指标 - 跟踪用户与常见问题解答的交互方式，包括视图、点击次数和反馈。

用户反馈 & 迭代改进 - Web 部件已经过真实用户测试，收集有关内容准确性、可读性和可用性的反馈，从而推动不断优化。

虽然系统在常见的常见问题解答用例中表现良好，但对于高度专业化的主题，性能可能会有所不同。建议作者在发布之前查看 AI 生成的内容。

常见问题解答 Web 部件有哪些限制？用户在使用系统时如何尽量减少常见问题解答 Web 部件限制的影响？ 

虽然 FAQ Web 部件使用 AI 支持的自动化增强了常见问题解答管理，但应考虑某些限制：

上下文依赖关系 - AI 依赖于上传的文档和会议脚本作为地面源。

用户如何缓解这些限制：

验证和编辑常见问题解答 - 在发布之前，请始终查看 AI 生成的常见问题解答。
使用 High-Quality 源材料 - 确保文档和会议笔记全面且最新，以提高准确性。
对 Compliance-Sensitive 主题使用人工监督 - 应始终验证 AI 生成的内容是否适用于法规或高风险主题。

哪些作因素和设置允许有效和负责任地使用 FAQ Web 部件？

FAQ Web 部件提供了多个内置功能和控件，这些功能和控件支持负责任地使用，并帮助确保整个创作过程中的内容质量：

用于改进相关性的上下文输入：常见问题解答作者可以添加详细说明并选择适当的常见问题解答类型，以指导系统生成与预期方案更一致的问题和答案。
迭代优化和自定义：作者可以在生成器界面中编辑、重新生成、调整类别和优化这两个问题 (，) 画布上的答案 () -- 允许在发布前迭代改进常见问题解答集。
AI-Generated 内容审查提醒：在选择接受并发布建议的常见问题解答之前，系统会明确提醒作者“AI 生成的内容可能不正确”，鼓励经过深思熟虑的审查和人工监督。

如何实现提供有关常见问题解答 Web 部件的反馈？

常见问题解答 Web 部件从创建和管理常见问题解答) 的作者 (收集反馈，以确保持续改进。

来自作者的反馈 & 指标Microsoft：

作者可以提供有关 AI 生成的常见问题解答的直接反馈，以通过各种信号Microsoft，这有助于提高系统准确性和可用性：

大拇指向上/向下评分 - 作者可以对 AI 生成的常见问题解答集进行评分。
通过 Microsoft 365 管理中心或支持渠道向 SharePoint 报告问题或功能请求。