总结：了解如何在 SharePoint 2013 中使用版本控制、内容审批和检查在其整个生命周期内控制文档版本。
本文介绍如何在 SharePoint 服务器 2016 中使用版本控制、内容审批和检查，以在其整个生命周期内控制文档版本。
阅读本文之前，应了解 SharePoint 2013 中的文档管理概述中所述的文档管理规划过程。
在本文中：
关于版本控制、内容审批和检查
SharePoint 服务器 2016 包括以下功能，可帮助你控制文档库中的文档：
- 版本控制 是对文档的连续迭代进行编号和保存的方法。
- 内容审批 是具有审批者权限的网站成员控制内容发布的方法。
- 签出和签入是用户可以更好地控制何时创建新版文档的方法，还可以在检查文档时对所做的更改进行注释。
在文档库中为本文中讨论的内容管理功能配置设置。 若要在解决方案中跨库共享这些设置，可以创建包含内容治理设置的文档库模板。 这可确保新库反映内容治理决策。
有关版本控制的详细信息，请参阅“为列表或库启用和配置版本控制”。
计划版本控制
文档库的默认版本控制控件取决于网站集模板。 但是，可以根据特定要求为文档库配置版本控制。 每个文档库可以具有最适合库中文档类型的不同版本控制控件。 SharePoint 服务器 2016 有三个版本控制选项：
- 无版本控制 指定不保存早期版本的文档。 如果未使用版本控制，则无法检索早期版本的文档，并且不会保留文档历史记录，因为不会保存文档每次迭代附带的注释。 对包含不重要内容或永远不会更改的内容的文档库使用此选项。
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创建主版本 指定使用简单的版本控制方案（如 1、2、3) ） (保留文档的编号版本。 若要控制对存储空间的影响，可以指定要保留多少个早期版本，从当前版本计数。
在主版本控制中，每次保存文档的新版本时，对文档库具有权限的所有用户都能够查看内容。 如果不想区分文档的草稿版本和已发布版本，请使用此选项。 例如，在组织中工作组使用的文档库中，如果团队中的每个人都必须能够查看每个文档的所有迭代，则主版本控制是一个不错的选择。 -
创建主要和次要 (草稿) 版本 指定使用主版本和次要版本控制方案 (（例如 1.0、1.1、1.2、2.0、2.1) ）保留文档的编号版本。 以 .0 结尾的版本是主版本，以非零扩展结尾的版本是次要版本。 以前的文档主要版本和次要版本与当前版本一起保存。 若要控制对存储空间的影响，可以指定要保留的以前主要版本数，从当前版本计数。 还可以指定保留的主版本数应包含其各自的次要版本。 例如，如果指定应为两个主要版本保留次要版本，而当前主版本为 4.0，则将保留从 3.1 开始的所有次要版本。
在主要和次要版本控制中，任何具有读取权限的用户都可以查看文档的主要版本。 可以指定哪些用户还可以查看次要版本。 通常，建议向可编辑项目的用户授予查看和使用次要版本的权限，并将具有读取权限的用户限制为仅查看主要版本。
如果要区分可供访问群体查看的已发布内容和尚未准备好发布的草稿内容，请使用主要和次要版本控制。 例如，在描述组织福利的人力资源网站上，使用主要和次要版本控制来限制员工在修订说明时访问福利说明。
注意
创建文档的新版本时，增量更改将存储在 SQL Server 中，而不是文档的全新副本中。 这提供了最有效的存储，并有助于降低总体存储要求。
计划内容审批
使用内容审批来正式化和控制向受众提供内容。 例如，将内容作为其产品或服务之一发布的企业可能需要经过法律审查和批准才能发布内容。
正在等待内容审批的文档草稿处于“挂起”状态。 当审批者审阅文档并批准内容时，具有读取权限的用户将可查看该文档。 文档库所有者可以为文档库启用内容审批，还可以将工作流与库关联以运行审批过程。
提交文档以供审批的方式因文档库中的版本控制设置而异：
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无版本控制 如果未使用版本控制并保存对文档的更改，文档的状态将变为“挂起”。 SharePoint 服务器 2016 保留文档的早期版本，以便具有读取权限的用户仍可查看文档。 审批挂起的更改后，具有读取权限的用户可以使用新版本的文档进行查看，并且不会保留早期版本。
如果未使用版本控制，并且新文档已上传到文档库，则会以“挂起”状态将其添加到库中，在获得批准之前，具有读取权限的用户无法查看该文档。 -
创建主版本 如果使用主版本控制并保存对文档的更改，则文档的状态将变为“挂起”，并且文档的上一个主要版本可供具有读取权限的用户查看。 批准对文档的更改后，将创建文档的新主版本，并将其提供给具有读取权限的用户，并且以前的主版本将保存到文档的历史记录列表中。
如果使用主版本控制，并将新文档上传到文档库，则会以“挂起”状态将其添加到库中，在批准为版本 1 之前，具有读取权限的用户无法查看该文档。 -
创建主要和次要 (草稿) 版本 如果使用主要和次要版本控制并保存对文档的更改，则作者可以选择将文档的新次要版本保存为草稿或创建新的主版本，这将文档的状态更改为“挂起”。 批准对文档的更改后，将创建文档的新主版本，并提供给具有读取权限的用户。 在主要和次要版本控制中，文档的主要和次要版本都保留在文档的历史记录列表中。
如果使用主要和次要版本控制，并将新文档上传到文档库，则可以将其添加到库中，处于“草稿”状态为版本 0.1，或者作者可以立即请求批准。 在这种情况下，文档的状态变为“挂起”。
计划检查和检查
可以要求用户在编辑文档之前从文档库中检查文档。 要求检查和检查的好处包括：
- 更好地控制文档版本的创建时间。 签出文档后，作者无需签入即可保存文档。 文档库的其他用户将无法看到这些更改，并且不会创建新版本。 仅当作者签入文档时，才会创建对其他用户可见的新版本 () 。 这为作者提供了更大的灵活性和控制力。
- 更好地捕获元数据。 签入文档后，作者可以编写描述对文档所做的更改的注释。 这会创建对文档所做的更改的持续历史记录。
如果解决方案要求用户检查并检查文档进行编辑，则可以使用 Office 2016 客户端应用程序中支持这些操作的功能。 用户可以从 Office 2016 客户端应用程序检查文档、撤消检查和检查文档。
签出文档时，会锁定该文档以供用户进行独占编辑。 当用户将编辑内容保存到此文件时，更改将上载并保存到服务器。 这些更改对用户是私有的，对其他人不可见。 当用户准备好在文档中检查时，最新更改对其他人可见并发布。
在 Office 2016 客户端应用程序中，用户还可以通过更改内容编辑选项来选择在服务器上保留签出的文档。
注意
使用共同创作功能时，不应检查文档。