在 Word for Mac 中使用邮件合并创建表单电子邮件

如果要通过电子邮件向多人发送一封函件，并希望针对每个收件人进行个性化，请使用邮件合并。可以创建一批具有相同格式设置、使用相同文本的个性化电子邮件。电子邮件仅在指定部分有所不同和个性化。邮件合并（与向一组人员广播一封邮件不同）将邮件的每个收件人作为独立收件人。

使用邮件合并流程创建电子邮件涉及三个文件：

主文档 此文档即电子邮件，它包含对于合并文档的每个版本都相同的文本。
邮寄列表 此列表是数据源，通常是 Excel 电子表格，用于在电子邮件中填充信息。例如，邮寄列表中包含多个姓名，而主文档则为要发送至列表中人员的电子邮件。
合并文档 此文档是主文档和邮寄列表的组合。邮件合并将从邮寄列表提取信息并将其置于主文档中，为邮寄列表中的每个人生成个性化的合并文档。

邮件合并流程的第一步是创建主文档。

Excel 电子表格中的第一行为标题记录。此行中的每一列都有一个标签名称，指示信息的类别。例如，列标签可能为“</c0>电子邮件地址”、“姓名”、“街道地址”、“城市”、“省/自治区/直辖市”和“邮政编码</c5>”。后面的每一行中包含了每个收件人的一个数据记录。此列表中不得有任何空白行或空白列。

提示: 要制作 Outlook 通讯簿的 Excel 电子表格，请先将联系人导出到制表符分隔 (.txt) 文件，然后在 Excel 中打开该文本文件。有关详细信息，请参阅导出或手动存档 Outlook 项。

在 Excel 电子表格的第一行中，键入收件人的列标签。例如，在第一列中键入“电子邮件地址”，在第二列中键入“名字”，在第三列中键入“姓氏”。

重要: 建议在第一列中包含每个收件人的电子邮件地址。
在第二行和后续行中键入收件人的“电子邮件地址”、“名字”和“姓氏”。
在“文件”菜单上选择“保存”，并输入文件名。

注意: 请记住电子表格的位置；稍后需要将该位置链接到邮件合并文档。
保存并关闭电子表格。

注意: 如果不关闭包含列表的 Excel 电子表格，或者在完成邮件合并之前重新打开了电子表格，则无法完成合并。

在“邮件”选项卡上，选择“选择收件人”，然后选择一个选项。

在“邮件”选项卡上，突出显示“选择收件人”以及选项列表

选项	说明
创建新列表	在设置邮件合并时启动新的地址列表
使用现有列表	使用 Excel 电子表格或其他类型的数据文件作为地址列表
从 Outlook 联系人中进行选择	直接从 Outlook 联系人中选择姓名作为地址列表
Apple 联系人	直接从 Apple 通讯簿中选择姓名作为地址列表
FileMaker Pro	从 FileMaker Pro 数据库中导入数据

创建新列表

在“编辑列表域”对话框中，Word 会自动为某些基本信息创建域（例如，名字、姓氏和地址）。如果要添加新域（例如，消息域），请立即添加，以便可在键入条目时进行填充。

使用现有列表

浏览到要使用的文件，然后选择“打开”。
在“打开工作簿”对话框中，选择要使用的电子表格，并执行下列操作之一：
- 留白“单元格区域”以使用整个电子表格。
  
  或
- 输入想要使用的数据所在的单元格区域。
选择“确定”。

从 Outlook 联系人中进行选择

Apple 联系人

FileMaker Pro

在“邮件”选项卡上，选择“预览结果”查看电子邮件外观。

注意: 使用“邮件”选项卡上的左右箭头按钮，可以滚动浏览每封电子邮件。
要进行其他格式更改，请再次选择“预览结果”。此操作可添加或删除合并域。
如果对电子邮件外观已经满意，请在“邮件”选项卡上选择“完成并合并”>“合并到电子邮件”，完成邮件合并。

提示: 如果没有选择默认的电子邮件程序，则“合并到电子邮件”选项不可用。

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