存档在 Outlook for Windows 中

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在 Outlook 中将邮件存档的方法有多种。 你可使用的方法取决于你在 Outlook 中设置的电子邮件帐户类型。

所有帐户都有权访问“存档”文件夹。 对于 Office 365、Outlook.com 和 Exchange 帐户，“存档”文件夹是 Outlook 的默认文件夹之一（类似于“收件箱”、“已发送邮件”和“已删除邮件”文件夹）。 无法删除此文件夹。 如果通过 Exchange 或 Exchange Online 帐户使用 Outlook，会将保留策略等文件夹策略应用于“存档”文件夹。

对于 POP 和 IMAP 帐户，你可以创建“存档”文件夹，或指定现有文件夹用作“存档”文件夹。 不可以更改 Microsoft 365 或 Exchange 帐户的“存档”文件夹位置。

使用“存档”按钮将邮件移动到“存档”文件夹之后，邮箱大小不会缩减。 如果必须减小邮箱大小，可以使用 Microsoft 365 企业版中的联机存档。

使用“存档”按钮将邮件存档

可以使用功能区上“删除”组中的“存档”按钮将一个或多个邮件移动到“存档”文件夹，而不删除它们。 使用“存档”有以下几个好处。

  • 从搜索框或通过导航到“存档”文件夹可以轻松查找已存档的项。 默认情况下，在搜索框中键入搜索词时，Outlook 会搜索邮箱中的所有文件夹。
  • 项目仍可通过存档文件夹在手机或其他设备上使用。

为正在使用的 Outlook 版本选择以下选项卡选项。 我的 Outlook 是哪个版本​​？

注意

如果“ 新建 Outlook ”选项卡下的步骤不起作用，则可能尚未使用新的 Outlook。 选择 “经典 Outlook ”，然后改为执行这些步骤。

在新 Outlook 中存档项

  1. 选择要存档的电子邮件。

  2. 在工具栏中选择存档按钮图标存档。

  3. 你将收到一条弹出通知，确认操作，并提供 撤消选项。

    已存档的弹出消息

注意

自动存档功能在新的 Outlook for Windows 中不可用。