控制文档协作的一种方法是要求检查文件，尤其是当多个用户有权访问库时。 如果需要图书馆检查，其他人无法覆盖它。 但是，您冒着阻止其他人查看最新更改或自己进行更改的风险。 如果其他人需要处理文档，请务必快速重新签入文件。
注意
如果用户计划在库中共同创作文档，请不要将库配置为要求检查。 打开“需要检查”时，用户无法同时处理文档。
需要检查文件进行编辑
注意
只有具有完全控制或设计权限的用户才能将库设置为要求检查文件。
- 转到你计划使用的库。
- 选择 设置
>库设置。
如果看不到这些菜单项，请在功能区上选择 “库”，然后在“ 设置”组中，选择“ 库设置”。 - 在 “设置 ”页上，选择“ 更多库设置 ” (对于 SharePoint Classic，它位于 “常规设置 ”) 下。 选择“版本控制设置”。
- 在 “需要签出 ”部分的“需要 签出文档后才能进行编辑？”下，选择 “是”。
- 若要保存设置并返回到 “库设置 ”页，请选择“ 确定”。
当图书馆需要检查时会发生什么？
| 如果你这样做...... | 这就是发生的事情...... |
|---|---|
| 创建文件或将文件添加到库中 | 该文件最初会签出给你。 您必须先将其检查到库中，然后其他人才能查看和使用它。 |
| 打开文件进行编辑 | 选择“ 编辑”时，将自动为你签出该文件。 消息对话框会提醒您即将检查该文件，并让您有机会在本地草稿文件夹中编辑该文件。 检查出后，文件图标上覆盖着一个绿色的向下箭头，表示文件现已出库。在您签出文件时，其他人无法更改文件，也没有其他人可以看到您的更改。 |
| 更改有关文件 (属性) 的信息 | 如果尚未签出文件，则必须先检查文件，然后才能更改其属性，例如标题、作者姓名、截止日期、字数统计等。 在重新检查文件之前，更改不会生效。 |
| 尝试打开已向其他人签出的文件 | “Check Out”和“Check In”选项不可用。 您无法检查出其他人已签出的文件。如果您尝试执行此操作，则会出现一个消息对话框，通知您文件已被其他人签出。 若要找出谁已签出文件，请将鼠标悬停在文件图标上。 签出该账号的人员的姓名将显示在工具提示中。 如果您需要，可以联系该人请求检查文件。 |
| 签入文件 | 系统将提示您输入有关所做更改的注释。 如果您的库跟踪版本，则您的注释将成为版本历史记录的一部分。 如果同时跟踪主要版本和次要版本，系统将提示您选择要签入的版本类型。 有关版本控制的详细信息，请参阅另 请参阅。 |
| 长时间保持文件签出状态 | 在您签出文件时，其他人无法查看您的更改或编辑文件。虽然这在您进行更改期间很有帮助，但它也可能阻止其他人执行其分配的任务。 在检查文件后尽快将其重新检查，这既是良好的商业惯例，也是常见的礼貌。在某些情况下，管理员可能必须强制检查文件。 |