将表或查询用作邮件合并数据源

您可以使用 Microsoft Word 邮件合并向导创建邮件合并操作。 此向导也可用于 Access ,并允许你设置邮件合并过程,该过程在 Access 数据库中使用表格或查询作为套用信函、电子邮件、邮件标签、信封或目录的数据源。

本主题介绍如何从 Access 启动邮件合并向导,以及如何在表格或查询与 Microsoft Word 文档之间创建直接链接。 本主题介绍了编写信函的过程。 有关如何设置邮件合并过程的分步信息,请参阅 Microsoft Word 帮助。

将表或查询用作数据源

  1. 打开源数据库,然后在导航窗格中,选择要用作邮件合并数据源的表或查询。

  2. 在 "外部数据" 选项卡上的 "导出" 组中,单击 " Word 合并"。 

    "Microsoft Word 邮件合并向导" 随即启动。

  3. 选择是要在现有文档还是在新文档中创建链接,然后单击"确定"

  4. 如果您选择链接到现有文档,请在 "选择 Microsoft Word 文档" 对话框中,找到并选择该文件,然后单击 "打开"。

    启动 Word。 Word 将打开您指定的文档或新文档,具体取决于您的选择。

  5. 在 "邮件合并" 窗格中的 "选择文档类型" 下,单击 "信函",然后单击 "下一步:正在启动文档" 以继续执行步骤2。

  6. 在步骤2中,单击 "下一步:选择收件人"。

    在步骤3中,你可以在 Access 和 Word 文档中创建数据源之间的链接。 由于您从 Access 启动了向导,此链接会自动创建。 在 "选择收件人" 下,请注意已选中 "使用现有列表",并且数据源的名称显示在 "使用现有列表" 下。

    邮件合并数据源

  7. 如果要自定义表或查询的内容,请单击 "编辑收件人列表"。

    编辑收件人列表

    可以对数据进行筛选、排序和验证。 单击“是”以继续。

  8. 单击 "下一步:撰写信函" 以继续。 按照 "邮件合并" 窗格中的剩余说明操作,然后在步骤5中单击 "下一步:完成合并"

将表或查询用作数据源的其他方法

你可以采用其他方式将表或查询指定为数据源。 例如,可以将表或查询从 Access 导出到 ODBC 数据库、Microsoft Excel 文件、文本文件或与 Word 兼容的任何其他文件格式,然后使用 "Word 邮件合并向导" 链接到生成的文件。

  1. 如果尚未导出表或查询,请执行此操作。 在 Access 中的 "导航窗格" 中,选择要使用的表或查询,然后在 "外部数据" 选项卡上的 "导出" 组中,单击要导出到的格式,然后按照说明进行操作。

  2. 在 Word 中,如果未显示 "邮件合并" 窗格,请在 "邮件" 选项卡上的 "开始邮件合并" 组中,单击 "开始邮件合并" 下的箭头,然后单击 "邮件合并分步向导"。 将显示 "邮件合并" 窗格。

  3. 在 "邮件合并" 窗格的步骤3中,在 "使用现有列表" 下,单击 "浏览" 或 "编辑收件人列表"。

  4. 在 "选择数据源" 对话框中,指定在 Access 中创建的数据文件,然后单击 "打开"。

  5. 按照随后的任何对话框中的说明进行操作。 在 "邮件合并收件人" 对话框中,查看并自定义文件的内容。 在继续之前,您可以对内容进行筛选、排序和验证。

  6. 单击"确定",然后单击 "下一步:邮件合并窗格中撰写信函"。 有关自定义邮件合并的详细说明,请参阅 Word 帮助。

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