Access 提供了许多工具,可帮助你快速构建具有吸引力且易于阅读的报表,以最适合其用户需求的方式呈现数据。 只需单击一下,即可使用"创建"选项卡上的命令创建简单的报表。 可以使用报表向导创建更复杂的报表,也可以自己添加所有数据和格式元素来创建报表。 无论选择哪种方法,都至少对报表的设计进行一些更改,使其以所需的方式显示数据。 本文讨论设计报表的一般过程,然后演示如何向报表添加特定的设计元素。

本文内容

决定如何设置报表的布局

设计报表时,必须先考虑希望数据在页面上排列方式,以及数据在数据库中存储方式。 在设计过程中,您甚至可以发现表中的数据排列不允许您创建您需要的报表。 这可指示表未规范化 , 这意味着数据不是以最有效的方式存储的。

制作报表的草图

此步骤不是必需的 - 您可能会发现"访问报告向导"或"报表"工具 (两者均位于"创建"选项卡上的"报表"组中) 为报表提供充足的起始设计。 但是,如果您决定设计报表而不使用这些工具,您可能会发现,通过绘制一个框(每个字段将在每个框中写入字段名称)在一张纸上制作报表的粗略草图会很有帮助。 或者,可以使用 Word 或 Visio 等程序创建报表的原型。 无论使用哪种方法,请确保包含足够的行来指示数据的重复方式。

与最初的草图重叠的完成版设计

例如,可以使用一行作为产品信息,然后对该产品的销售使用多个重复行,最后使用产品的销售总额行。 然后,序列将针对下一个产品重复,以此类比,直到报告结束。 或者,你的报表可能是表中数据的简单列表,在这种情况下,草图只能包含一系列行和列。

注意: 如果要为其他人设计报表,此方法也非常有用。 在这种情况下,其他人可以在你开始工作之前绘制草图。

创建草图后,确定包含要显示在报表上的数据的表或表。 如果所有数据都包含在单个表中,可以将报表直接基于该表。 通常情况下,需要的数据存储在多个表中,必须将其提取到查询中,然后才能在报表上显示这些数据。 查询可以嵌入到报表的 RecordSource 属性中,也可以创建单独的已保存查询,并基于该查询生成报表。

确定要放入每个报表节的数据

每个报表都有一个或多个报表节。 每个报告中的一个部分是"详细信息"部分。 本部分针对报表所基于的表或查询中的每条记录重复一次。 其他部分是可选的,重复较少,通常用于显示一组记录、一页报表或整个报表通用的信息。

下表描述了每个节的位置以及该节的一般使用方式。

部分

位置

典型内容

"报表标题"部分

仅在报表第一页顶部出现一次。

  • 报表标题

  • 徽标

  • 当前日期

报表页脚部分

出现在最后一行数据之后,位于报表最后一页的"页脚"部分上方。

报告总计 (、计数、平均值等)

页面页眉部分

显示在报表每页的顶部。

  • 报表标题

  • 页码

页面页脚部分

显示在报表每页的底部。

  • 当前日期

  • 页码

"组标题"部分

显示在一组记录的正前面。

正在分组的字段

组页脚部分

显示在一组记录之后。

对总计 (、计数、平均值等进行分组)

有关添加或删除报表页眉和页脚节或页眉和页脚节的信息,请参阅本文中的"添加 或删除报表或页眉和页脚"部分。 可以使用布局视图或设计视图中的"分组、排序和总计"窗格添加组页眉和页脚节。

决定如何排列详细信息数据

大多数报表采用表格或堆叠式布局, Access 可让你灵活地使用所需的任何记录和字段排列方式。

表格布局    表格布局类似于电子表格。 标签位于顶部,数据在标签下方的列中对齐。 表格是指数据与表格类似的外观。 这是当您在"创建"选项卡的" Access "组中单击"报表"时要创建的报表类型。 如果报表包含以简单列表格式显示的字段相对较少,表格布局是一个很好的使用布局。 下图显示了使用表格布局创建的员工报表。

采用表格式布局的员工报表

堆叠式布局    堆叠式布局类似于在打开银行帐户或从在线零售商处购买时填写的表单。 每个数据段都带有标签,字段彼此堆叠在一起。 此布局适用于包含过多字段的报表,这些字段不能以表格格式显示 - 也就是说,列的宽度将超过报表的宽度。 下图显示了使用堆叠式布局创建的员工报表。

采用堆叠布局的员工报表

注意: 在报表向导中,此布局称为纵栏式布局。

混合布局    你可以混合使用表格和堆叠布局的元素。 例如,对于每个记录,您可以在"详细信息"部分顶部的水平行中排列某些字段,在首行下方的一个或多个堆叠布局中排列同一记录中的其他字段。 下图显示了使用混合布局创建的员工报表。 "ID"、"姓氏"和"名字"字段以表格控件布局排列,"职务"和"商务电话"字段以堆叠式布局排列。 本示例使用网格线来直观分隔每个员工的字段。

使用混合布局的员工报表

两端对齐布局    如果使用报表向导创建报表,可以选择使用两端对齐的布局。 此布局使用页面的完整宽度尽可能紧凑地显示记录。 当然,无需使用报表向导即可实现相同的结果,但完全对齐字段可能很费心。 下图显示了使用报表向导的两端对齐布局创建的员工报表。

使用两端对齐布局的员工报表

如果报表上显示大量字段,则两端对齐的布局是一个很好的布局。 在上例中,如果使用表格布局显示相同的数据,则字段会从页面边缘扩展。 如果使用堆叠式布局,每条记录将占用更多垂直空间,从而浪费纸张,使报表更难阅读。

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使用控件布局对齐数据

控件布局是在布局视图或设计视图中打开报表时可添加到报表的参考线。 Access 报表向导生成报表时,或者通过单击"创建"选项卡的"报表"组中"报表"创建报表时,会自动添加控件布局。 控件布局就像表格,其中每个单元格可以包含标签、文本框或任何类型的控件。 下图显示了报表上的表格控件布局。

基本表格式控件布局

橙色线条表示控件布局的行和列,只有当报表在布局视图或设计视图中打开时,它们才可见。 控件布局可帮助实现行和列中数据的统一对齐方式,并更轻松地添加、调整或删除字段。 通过使用布局视图或设计视图) 中提供的"排列"选项卡 (上的"表格和位置"组中工具,可以将一种类型的控件布局更改为另一种类型的控件布局,并且你可以从布局中删除控件,以便你可以将控件放在报表上所需的任何位置。

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添加或删除报表或页眉和页脚节

如本文前面所述,页眉和页脚是报表节,可用于显示整个报表或报表每页通用的信息。 例如,可以添加页脚节以在每页底部显示页码,也可以添加"报表页眉"部分来显示整个报表的标题。

添加报表或页面页眉和页脚节

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的报表,然后单击 快捷菜单上的 "设计视图"。

  2. 验证报表上已有哪些节。 分区由带底纹的水平条(称为节选择 器)分隔。 每个分区选择器上的标签指示它正下方的分区。

    “设计”视图中的报表

    每个报表都有一个"详细信息"部分,还可以包含"报表页眉"、"页眉"、"页脚"和"报表页脚"部分。 此外,如果报告中有分组级别,则可能会看到组页眉或页脚 (如上图所示的"文件为页眉") 。 默认情况下,组页眉和页脚是使用作为组基础的字段名称或表达式进行命名的。 在这种情况下,分组字段的名称为"文件 AS"。

  3. 若要向报表添加页眉和页脚节或报表页眉和页脚节,请右键单击任何节选择器,然后单击快捷菜单上的"页眉 / 页脚"或"报表页眉 / 页脚"。

    警告: 如果报表上已存在该节,Access 会警告你将删除现有分区及其包含的控件。

    现在,你可以移动现有控件或向新分区添加新控件。

Access 页和报表页眉和页脚部分成对添加。 也就是说,如果不添加相应的页脚节,则不能添加页面或报表页眉节。 如果不需要这两个节,则不能删除节,但可以将未使用的节的大小调整为零 (0) 以避免向报表添加额外的垂直间距。 将指针放在未使用的分区的底部,直到它变为双向箭头 备用文字,然后向上拖动,直到该分区隐藏。 如果分区中有任何控件,必须先删除它们,然后才能完全隐藏该节。

删除报表或页面页眉和页脚节

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的报表,然后单击 快捷菜单上的 "设计视图"。

  2. 右键单击任何分区选择器,然后单击快捷菜单上的" 页眉/页脚 "或"报表页眉 / 页脚"。

如果要删除页眉和页脚对,并且这些节包含控件, Access 警告您删除节也会删除控件,并且无法撤消该操作。 单击 " 是"删除节并删除控件,或单击 "否 "取消操作。

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设置不同数据类型格式的提示

使用"创建"选项卡上提供的"报表"工具 (、"报表"组) 或"报表向导"创建报表时, Access 会将字段添加到报表,并基于字段的 数据类型 创建最适合的控件来显示每个字段。 如果要自己向报表添加字段,首选方法是将每个字段从"字段列表" 拖动 到报表。 与报表向导或报表工具一样, Access 为每个字段创建最合适的控件,具体取决于字段数据类型。 对于大多数数据类型,使用 (控件) 是文本框。

以下部分提供有关如何设置某些特殊情况数据类型格式的提示。

多值字段    多值字段的默认控件是组合框。 对于报表上的控件来说,这似乎是一个奇怪的选择,因为无法单击报告中组合框上的箭头。 但是,在报表的上下文中,组合框的行为类似于文本框。 箭头仅在"设计"视图中可见。

如果字段包含多个值,则这些值以逗号分隔。 如果组合框不够宽,无法显示一行上的所有值,并且组合框的 CanGrow 属性设置为 "是",则值将换行到下一行。 否则,这些值将被截断。 若要设置 控件的 CanGrow 属性,请在"设计"视图或"布局"视图中打开报表,单击该控件,然后按 F4 显示控件属性表。 CanGrow属性同时位于控件的"格式"选项卡和属性表"全部"选项卡上。

格式文本字段    格式文本字段的默认控件是文本框。 如果文本框不够宽,无法显示一行上的所有值,并且文本框的 CanGrow 属性设置为 "是",则值将换行到下一行。 否则,这些值将被截断。 若要设置 控件的 CanGrow 属性,请在"设计"视图或"布局"视图中打开报表,单击该控件,然后按 F4 显示控件属性表。 CanGrow属性同时位于控件的"格式"选项卡和属性表"全部"选项卡上。

格式文本字段可帮助你以各种方式设置文本格式。 例如,一个字段中的几个单词可以带下划线,同一字段中的一些其他单词可以以下划线显示。 但是,仍然可以为包含富文本的文本框设置整体格式样式。 文本框格式仅适用于尚未使用富文本格式专门设置格式的文本。

为显示格式文本字段的文本框设置格式样式

  1. 在导航窗格中右键单击报表,然后单击 快捷菜单上的 "布局视图"。

  2. 单击显示格式文本字段的文本框,然后在"格式"选项卡上的"字体"组中,单击要应用的格式样式。

    Access 格式应用于格式文本字段中尚未应用该类型 (但未在支持数据输入的视图中应用格式设置的值) 的所有文本,例如表或查询的数据表视图,或窗体的窗体视图。 例如,如果字段中文本的一部分格式为红色字体颜色,并且向文本框应用蓝色字体颜色, Access 将全部文本变为蓝色,但单独设置为红色的文本除外。 另举一例,如果字段中文本的一部分格式为 11 点字号,并且向文本框应用 14 点字号,则 Access 将 14 点字号应用于所有文本,但单独设置为 11 分的文本除外。

    附件字段    附件字段使用特殊控件,该控件不用于任何其他数据类型。 可以使用单个"附件"字段将多个文件附加到记录,但该字段一次只能显示有关一个附件的信息。 默认情况下,附件控件显示图标或图像,具体取决于该控件当前显示的附件的文件类型。 如果需要,可以设置附件控件的属性,以便所有附加的文件都显示为图标,或使字段仅显示一个剪贴针图标和附件数。 假设已在报表上使用附件控件,可以使用以下过程来调整控件的属性,以用于控件的不同用途。

设置附件字段的显示属性

  1. 在导航窗格中右键单击报表,然后单击 快捷菜单上的 "布局视图"。

  2. 单击附件控件。 如果尚未显示属性表,请按 F4 显示该表。 在属性表,单击"格式 " 选项卡。

    使用下表作为设置附件控件属性的指南。

    属性

    设置

    显示为

    • 图像/图标 将图形显示为图像,将所有其他文件显示为图标。 这是默认设置。

    • 图标 将所有文件显示为图标。

    • "剪纸 针"显示一个圆针图标,后跟括号中的附件数。

    默认图片

    若要使默认图片在未附加文件时显示在附件控件中,请单击 “生成器”按钮 框中的"图片",浏览到想要的图片,然后单击"打开"。

    注意: 如果"显示方式"属性设置为"剪纸针",则不显示默认图片

    图片对齐方式

    从列表中选择想要的对齐方式。 默认设置为"居中"。 调整此设置可能会产生意外结果,具体取决于"图片大小模式" 属性 的设置。

    图片大小模式

    只有当"显示方式"属性设置为"图像/图标"时,此设置才可用

    • 剪辑 以实际大小显示图像。 如果图像太大,无法容纳在控件内,则图像会被剪裁。

    • 拉伸 拉伸图像,以便填充整个控件。

      注意: 除非附件控件与图像大小完全相同,否则使用此设置会使图像扭曲,使其垂直或水平拉伸。

    • 缩放 显示图像尽可能大,而不会剪裁或扭曲图像。 这是默认设置。

  3. 如果使用该控件显示图形,请调整附件控件的大小,以便查看需要的详细信息量。

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