规划如何收集记录

手动创建记录

如果为文档库启用了就地记录管理，用户可以通过编辑文档的符合性详细信息，将库中的文档显式声明为记录。 当网站集管理员启用现场记录管理时，网站集管理员指定谁应能够声明和取消声明记录，以及用户是否应该在成为记录后编辑或删除文档。

如果创建了与记录中心网站的连接，用户可以使用"发送到"命令手动将文档 发送到记录 中心网站。 当场管理员配置与记录中心网站的连接时，此命令在所有活动文档上变为可用。 根据连接的配置方式，可以将文档复制到记录中心网站、移动到记录中心网站，或者移动到具有文档链接的记录中心网站。

虽然手动将记录发送到记录中心网站不是实际的大规模解决方案，但您可以使用它来补充创建记录的其他方法。

定义策略

保留策略指定在特定的时间点对文档采取的操作。 策略操作会自动发生。 用户不需要启动该操作。

两个策略操作专门与管理记录相关：将文档传输到另一个位置，以及将文档声明为记录。 如果与记录中心网站存在连接，可以创建将文档发送到记录中心网站的策略。 该策略还指定是将文档复制到记录中心网站、移动文档，还是移动该文档，并保留文档库中的链接。 如果为网站启用了现场记录管理，您可以创建一个策略，将文档声明为记录。 还可使用 SharePoint 对象模型创建自定义操作。

保留策略可以有多个阶段。 例如，可以创建保留策略，在文档上次更改一年后删除文档的所有早期版本，在上次更改文档五年后将文档转移到记录中心网站。

如果为网站启用了现场记录管理，则该网站可以包含活动文档和记录。 在这种情况下，可以针对活动文档和记录指定不同的保留策略。 例如，可以创建一个策略，将活动文档声明为创建文档两年后的记录，并创建第二个策略，在将记录声明为记录七年后删除该记录。

创建工作流

创建工作流时，可以添加一个操作，用于将项发送到存储库。 通过使用此操作，可以创建将文档发送到记录中心网站的工作流。 还可以在工作流中包括其他操作。 例如，您可以创建一个工作流，用于向文档的作者发送电子邮件请求审批，然后将文档发送到记录中心网站。 可以通过创建保留策略来组合策略和工作流，该策略在创建文档一年后运行新工作流。

还可使用SharePoint模型创建自定义工作流，将文件复制到记录中心网站。 将文件发送到记录中心网站的工作流可以集成到文档管理系统中，作为指导文档生命周期的工作流的一部分。 对于具有可预测的生命周期的文档类型（例如费用报表），可以实施一个工作流来引导文档完成其各个阶段，最后一步将文档的副本发送到记录中心网站。 可以通过创建新文档来触发工作流。

使用自定义解决方案

可以开发自定义解决方案，这些解决方案使用 Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy 命名空间中的对象将内容从其他数据源发送到记录中心网站。 有关如何使用对象模型实现自定义解决方案 SharePoint ，请参阅 SharePoint软件开发工具包 (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788) 。