记录 是 组织中充当组织执行的活动或事务的证据且需要保留一段时间的文档或其他电子或物理实体。 记录管理是组织执行以下操作的过程：
-
确定哪些类型的信息应视为记录。
-
确定在记录被使用时应如何处理将成为记录的活动文档，并确定在声明为记录后应如何收集这些文档。
-
确定每种记录类型的保留方式和保留时间，以满足法律、业务或法规要求。
-
研究并实施技术解决方案和业务流程，帮助确保组织以经济高效且非侵入性的方式遵守其记录管理义务。
-
执行与记录相关的任务，例如释放过期的记录或定位和保护与外部事件（如诉讼）相关的记录。
确定组织中哪些文档和其他物理或电子项目是记录由公司合规部主管、记录经理和管理人员负责。 通过仔细对组织内的所有企业内容进行分类，这些人员可帮助确保文档保留适当的时间。 设计良好的记录管理系统有助于从法律上保护组织，帮助组织证明符合法规义务，通过促进对非记录过期项目的处置，提高组织效率。
记录管理系统包括以下元素：
-
一种 内容分析，用于描述企业中可成为记录的内容并进行分类，提供源位置，以及内容将如何移动到记录管理应用程序。
-
一个文件计划，用于指示企业中每种记录应保留为记录的位置、对其应用的策略、必须保留的保留时间、处置方式以及负责管理这些记录的人。
-
合规性要求文档 ，其中定义了组织的 IT 系统为确保合规性而必须遵循的规则，以及用于确保企业团队成员参与的方法。
-
用于从所有记录源 （例如协作服务器、文件服务器和电子邮件系统）收集不再处于活动状态的记录的方法。
-
一种在记录处于活动状态 时用于审核记录的方法。
-
用于捕获记录的元数据和审核 历史记录以及用于维护它们的方法。
-
当发生诉讼等 (暂停其处置) 记录的过程。
-
用于监视和报告 记录处理情况的系统，确保员工根据定义的策略和流程进行归档、访问和管理。
SharePoint 包括可帮助组织实施集成式记录管理系统和流程的功能。
记录管理规划概述
本主题介绍你应执行的计划步骤，以帮助确保你基于记录而实施的记录管理系统 SharePoint 组织的记录管理目标。 下面是记录管理规划过程的预览：
-
标识记录管理角色 成功的记录管理需要专门的角色，例如：
-
记录经理和合规官对组织中记录进行分类，并运行记录管理流程。
-
IT 人员实施高效支持记录管理的系统。
-
内容管理器：查找组织信息的保存位置，并确保其团队遵循记录管理做法。
-
-
分析组织内容 在创建文件计划之前，记录经理和内容管理器会调查组织中文档使用情况，确定哪些文档和其他项目可成为记录。
-
制定文件计划 分析组织内容和确定保留计划后，请填写文件计划的其余部分。 文件计划因组织不同而不同，但通常描述企业确认为记录的项目类型、指明存储位置、描述其保留期，并提供其他信息，例如谁负责管理它们，以及它们属于哪个更广泛的记录类别。
-
制定保留计划 对于每个记录类型，确定它何时不再处于活动状态 () 、此后应保留多久，以及最终应如何处理它。
-
评估和改进文档管理实践 确保在文档存储库中应用所需的策略。 例如，请确保对内容进行适当的审核，以便将适当的审核与记录一起保留。
-
设计记录管理解决方案 确定是创建记录存档、就地管理记录，还是结合使用这两种方法。 根据文件计划，设计记录存档，或确定如何使用现有网站来包含记录。 定义内容类型、库、策略，以及确定文档路由到的位置的元数据（如果需要）。
-
规划内容如何成为记录 如果对活动 SharePoint 和记录管理使用自定义工作流，可以将文档移动到记录存档。 如果您使用的是 SharePoint 或外部文档管理系统，您可以计划和开发将内容从这些系统移动到记录存档的界面，或者将文档声明为记录但不移动文档的界面。 还可以创建一个培训计划，教用户如何创建和处理记录。
-
规划电子邮件集成 确定是否将在电子邮件应用程序中管理 SharePoint 记录，或者是否要在电子邮件应用程序本身内管理电子邮件记录。
-
规划社交内容的符合性 如果您的组织使用博客或 Wiki 等社交媒体，请确定此内容如何成为记录。
-
规划符合性报告和文档 若要验证组织是否正在执行其所需的记录管理做法并传达这些做法，应记录记录管理计划和流程。 如果企业参与记录相关诉讼，可能需要制定这些记录管理指南、实施计划和有效性指标。
