Excel 隐私补充

“ 新建 ”选项卡 (单击“ 文件 ”选项卡，然后单击“ 新建 ”) 可以为基于模板的工作簿提供从 Office.com 下载的最新帮助。 还可以发送有关模板的反馈，并为下载的每个模板提供数字分级。

打开基于模板的模板或文件时，Excel (具体取决于联机帮助设置) 联系人 Office.com。 它将该模板的 ID、当前正在使用的程序和版本以及标准计算机信息一起发送。

模板 ID 用于标识从 Office.com 下载或包含在 Excel 安装中的原始模板。 它不会唯一标识你的工作簿。 同一模板的所有用户的 ID 相同。

如果选择在硬盘或服务器上创建指向图像、文件、数据源或其他文档的链接，则该文件的路径将保存到工作簿中。 在某些情况下，该链接可能包含你的用户名或有关网络上的服务器的信息。 如果是数据连接，您可以选择在数据连接链接中保存用户名或密码。

此外，将 XML 架构应用于工作簿时，已创建的 XML 架构的路径将保存到工作簿中。 在某些情况下，该路径可能包括你的用户名。

从外部数据源创建工作表数据函数或数据透视表时，从该数据源请求的数据将存储为工作表的一部分，以及数据源的唯一标识符。 还会存储上次刷新缓存的人员的用户名。

根据工作簿或数据透视表的设置方式，只能显示存储数据的子集。 若要删除所有这些存储的数据，请从工作表数据函数中删除与数据源的连接，并删除引用数据的所有透视表。

在 Excel 中创建图表时，可以筛选为图表选择的数据，以便仅显示部分数据。 但是，所选的所有数据都随图表一起存储。 若要防止其他人更改图表或查看其数据，在将其复制到 Microsoft 程序中时，请将图表粘贴为位图。 如果图表中的数据来自外部数据源，则可以对图表进行密码保护，以帮助防止其他人使用来自外部源的最新数据更新图表。 如果图表基于工作簿中的数据，则对图表进行密码保护有助于防止其他人修改显示在图表中的数据。

打印 Excel 工作簿，然后保存该工作簿时，Excel 会将打印机的路径与文档一起保存。 在某些情况下，路径可能包含用户名或计算机名称。

Excel 允许您为工作簿中的表格、形状、图片、图表、SmartArt 图形和其他对象添加和编辑可选文本。 替代文本随工作簿一起保存，可能包含由演示文稿的任何参与者添加的个人信息。 对于某些对象（例如插入工作簿中的图片），默认可选文本包括插入的对象的文件路径。

辅助功能（如屏幕阅读器）可以使用替代文本。 任何有权访问你的文件的人都可以使用替代文本。

Excel 允许您访问 SharePoint 上的文档工作区。 文档工作区是一个共享空间，你可以在其中与其他团队成员协作处理一个或多个工作簿。

访问文档工作区时，Excel 会从文档工作区网站下载数据，以便提供有关该网站的信息。 此数据包括：

• 网站名称

• 网站的 URL 或地址

• 网站用户的名称、电子邮件地址和权限级别

• Lists网站提供的文档、任务和其他信息

Excel 还会以 Cookie 的形式存储你在计算机上访问的文档工作区网站列表。 此列表用于让你快速访问你以前访问过的网站。 Microsoft 无法访问你访问的网站列表，并且不会向 Internet 公开，除非你选择使列表更广泛地可用。

传真服务允许你通过 Internet 发送传真，并组织在 Microsoft Outlook 中发送的传真。 若要使用传真服务，必须与与 Microsoft 分开的传真服务提供商注册，后者处理传真并通过 Internet 发送传真。 Microsoft 不会通过传真服务功能收集任何数据。

注册传真服务时，传真服务提供商会创建传真服务提供商和 Excel 存储的注册包。 该包包含传真服务提供商网站的地址和确认你访问传真服务提供商的“令牌”。 从 Excel 发送传真时，此注册包将追加到文档。

还可以使用传真服务来计算传真的价格，而无需实际发送传真。 如果选择计算传真的价格，Excel 将使用加密连接来发送注册令牌、发送传真的电话号码以及传真给传真服务提供商的页数。 Microsoft 不会接收或存储此信息。

Excel 允许你向许多高级内容提供商请求有关特定术语或短语的信息。 当您请求对特定字词或短语进行搜索时，Excel 会使用 Internet 发送您请求的文本、您当前使用的软件产品、设置系统的区域设置，以及指示您有权下载研究信息的授权信息（如果第三方需要）。

Excel 会将此信息发送给 Microsoft 或你选择的第三方提供商提供的服务。 此服务返回有关你请求的单词或短语的信息。

通常，你收到的信息包括指向来自服务网站的其他信息的链接。 如果单击此链接，则服务提供商可能会向系统添加 Cookie，以识别将来交易的你。 Microsoft 不对第三方网站和服务的隐私做法负责。 除非你查询过 Microsoft 拥有的服务，否则 Microsoft 不会接收或存储任何此信息。

可以通过执行以下操作来关闭研究和引用：

Excel 允许使用双语词典或机器翻译来翻译文档的全部或部分内容。 你可以选择翻译文档的方式。

可以选择或输入要翻译的字词或短语，也可以通过在“研究和参考”窗格中选择适用的翻译选项来选择翻译整个文档。

如果选择或输入要翻译的字词或短语，则会将输入的短语与双语词典进行比较。 软件中包含一些双语词典，其他词典可从 Office.com 获取。 如果输入的字词或短语不在软件随附的双语词典中，则会将该单词或短语以未加密的方式发送到 Microsoft 或第三方翻译服务。

如果要翻译整个工作簿，则会将其以未加密方式发送到 Microsoft 或第三方翻译服务。 与通过 Internet 发送的任何未加密信息一样，其他人可能会看到你正在翻译的单词、短语或工作簿。

如果您选择使用 Office.com 或第三方翻译服务上可用的词典之一，Excel 将使用 Internet 发送您请求的文本、您拥有的软件类型以及系统设置的区域设置和语言。 对于第三方翻译服务，Excel 可能还会发送以前缓存的身份验证信息，指示你以前注册过访问网站。

Microsoft SharePoint 提供基于 Web 的共享工作区网站，你可以在其中协作处理文档或会议。

当您访问 SharePoint 网站时，通过使用 Web 浏览器或任何 Office 程序，该网站会将 Cookie 保存到您的计算机（如果您有权在该网站上创建新的子网站）。 这些 Cookie 放在一起，就形成了您对其具有权限的网站的列表。 此列表由若干 Office 程序用于让你可以快速访问以前访问过的站点。

Microsoft 无法访问你访问的网站列表，并且不会向 Internet 公开，除非你选择使列表更广泛地可用。

在 SharePoint 中，当您创建新的网站或列表，或者添加或邀请用户加入现有网站或列表时，该网站会为每个人保存以下内容，包括：

• 全名

• 电子邮件地址

你或该站点的其他用户在站点上添加或修改的每个元素中都将添加一个用户 ID。 与 SharePoint 网站上的所有内容一样，只有网站本身的管理员和成员才能访问此信息。

SharePoint 网站的所有元素都包含两个字段： “创建者” 和 “修改者”。 使用最初创建元素的人员的用户名和创建日期填充“ 创建者 ”字段。 使用上次修改工作簿的人员的用户名以及上次修改工作簿的日期填充 “修改 者”字段。

托管 SharePoint 站点的服务器的管理员可以访问这些站点的某些数据，这些数据用于分析该站点的使用模式并改善该站点的可用时间百分比。 此数据仅供服务器管理员使用，除非 Microsoft 承载 SharePoint 站点，否则不会与 Microsoft 共享该数据。 专门捕获的数据包括有权访问网站的每个人的姓名、电子邮件地址和权限。

对特定 SharePoint 网站具有访问权限的所有用户均可搜索和查看该网站上提供的所有内容。

Microsoft SharePoint 提供审核功能，使管理员能够保留用户处理某些内容的可靠审核线索。

当 SharePoint 管理员启用审核功能时，服务器会自动在 SharePoint 内容数据库中记录用户执行的某些操作。 这些操作包括查看、编辑、签入和签出。 对于每项记录的操作，服务器会记录有关文件、操作以及用户 SharePoint ID 的身份识别信息。 在执行此功能的过程中，不会将数据发送给 Microsoft。

此功能默认情况下处于关闭状态，并且仅供存储内容的 SharePoint 站点的管理员使用。

Excel 使你能够从程序内部发送即时消息，并让你能够在用户联机或对共享工作簿或工作区进行某些更改时收到警报。

Excel 可以使用即时消息客户端，让你能够查看其他人的联机状态并向他们发送消息。 Excel 包含一个 Web 控件，该控件允许在网页中显示即时消息状态。 Microsoft SharePoint 页面使用此控件。 这些页面不会将状态数据传输回 Web 服务器。

此 Web 控件可用于将状态数据从即时消息程序传输到 Web 服务器。 默认情况下，状态数据只能发送到本地计算机上的 Intranet 站点、受信任的站点和站点。

Excel 使用基于 XML 的文件格式。 这些 XML 文件格式是可扩展的，也就是说用户可在文件中指定其他架构或标记。 加载项或其他第三方代码还可以将其他元数据信息附加到这些无法在 Excel 中查看的 XML 文件格式。

可以在文本查看器中查看 XML 文件来验证元数据已与该文件关联。

默认情况下，如果将批注保存到文件，Excel 会将你的姓名缩写添加到每个批注中。 之后，有权访问该文件的所有用户都能看到该信息。

可以通过执行以下操作，从这些评论中删除个人信息：

1. 单击“文件”选项卡。

2. 单击“信息”。

3. 单击“ 检查问题”，然后单击“ 检查文档”。

默认情况下，在启用“修订”功能的情况下对文件进行更改时，您的用户名和/或姓名缩写将存储在工作簿中，并与所做的更改相关联。 然后，所有有权访问该文件的用户都能看到该信息，包括原始文本和修订后的文本。

接受或拒绝这些更改后，将删除你的姓名。 还可以执行以下操作，从这些更改中删除个人信息：

1. 单击“文件”选项卡。

2. 单击“信息”。

3. 单击“ 检查问题”，然后单击“ 检查文档”。

在某些情况下，Excel 会存储你的姓名，以便为你提供更好的使用某些功能的体验。 例如，你的姓名存储在以下位置：

• 创作 字段

• AuthorName 文件属性

可以通过执行以下操作，从这些字段和属性中删除你的姓名：

1. 单击“文件”选项卡。

2. 单击“信息”。

3. 单击“ 检查问题”，然后单击“ 检查文档”。

其他公司创建的 Microsoft Office 解决方案也可能在与文件关联的自定义属性中包含你的姓名或其他个人信息。

如果使用 Microsoft Office Web 控件、Microsoft Excel 数据访问、DataCalc 或其他允许直接连接到其他数据源的功能，则您的授权信息 (用户 ID 和密码) 可能会保存在工作簿中。 若要更改或删除此授权信息，需要使用特定于连接方法的方法更改连接的属性。

默认情况下，Excel 保存的每个文件都包含文件属性，如下所示：

• 作者

• 经理

• 公司

• 上次保存者

• 工作簿审阅者的名称

此外，其他属性可能会保存到文件中，具体取决于你使用的功能或第三方解决方案。 例如，如果工作簿是文档工作流的一部分，则会保存用于跟踪工作流的其他文件属性。

之后，有权访问该文件的所有用户都能看到该信息。

可以通过执行以下操作从这些属性中删除名称：

1. 单击“文件”选项卡。

2. 单击“信息”。

3. 单击“ 检查问题”，然后单击“ 检查文档”。

“检查文档”功能还可用于删除可能并非在所有视图中可用的其他类型的数据，例如批注和修订。 Microsoft 建议在计划公开提供的任何工作簿上运行“检查文档”。

通过使用 Microsoft Office 对象模型，还可以将隐藏数据和元数据包含在 Microsoft Office 文件中。 例如，你可以使图片在 Microsoft Office 对象模型中不可见，这意味着在打开文件时看不到它们，但图片存储在文件中，稍后可以变得可见。

通过宏录制，可以录制一系列操作，以便稍后可以重现操作。 如果选择录制宏，则最初创建宏时，用户名将保存为代码中的注释。 可以从此位置手动删除用户名。

数字签名是一项可选功能，可帮助你对发送工作簿的人员的身份进行身份验证。 数字签名是正在签名的工作簿中数据的唯一加密值。 当您发送带有数字签名的工作簿时，签名将发送给收件人，以及工作簿中的数据以及您 (发件人) 的受信任数字证书。 数字证书由证书颁发机构（如 VeriSign）颁发，其中包含对发件人进行身份验证和验证工作簿的原始内容是否未更改的信息。 Excel 可能会自动在线联系证书颁发机构以验证数字签名。

对工作簿进行签名时，会看到一个对话框，其中显示了数字签名中包含的信息，例如系统日期和时间、操作系统版本号、Microsoft Office 版本号和 Excel 版本号。

信息权限管理 (IRM) 允许向某些用户或组授予访问和修改工作簿的权限。 尽管有一些相似之处，但 IRM 与文档保护不同。 IRM 允许你设置对整个工作簿的权限，以便执行非常具体的操作，例如打印文档或将文档转发给其他人，以及阅读或编辑工作簿。

在存储启用了 IRM 的工作簿时，Excel 会将每个有权访问该工作簿的用户及其权限的列表保存到工作簿。 此信息已加密，因此只有工作簿所有者才能访问此信息。

此外，启用了 IRM 的工作簿包含内容许可证。 内容许可证包含电子邮件地址、权限和身份验证信息。 每当有人尝试打开启用了 IRM 的工作簿时，Excel 都会根据用户标识检查工作簿中保存的内容许可证。 如果用户以前从未打开过工作簿，Excel 会联系 IRM 服务器，验证用户的身份，下载用户的新内容许可证 (前提是用户具有) 所需的权限，并将该内容许可证保存到工作簿。

工作簿所有者可以选择避免将内容许可证保存到工作簿。 但是，如果此内容许可证未保存到工作簿，Excel 必须在每次打开工作簿时联系 IRM 服务器。 如果 Excel 未连接到网络或无法联系 IRM 服务器，则无法打开工作簿。

工作簿保护允许你以各种方式保护 Excel 工作簿，例如仅向某些用户授予编辑、批注或阅读工作簿的权限。

使用工作簿保护时，系统会要求输入用户 ID。 这些用户 ID 可能采用Windows NT域帐户的形式， (例如 DOMAIN\user name) 或 Windows Live ID 电子邮件地址 (例如 someone@example.com) 。 只要授予用户阅读或更改文本范围的权限，这些用户 ID 就存储。

无需使用密码即可保护 Excel 工作簿。 如果选择在没有密码的情况下保护工作簿，则读取工作簿的任何人都可以看到已获得访问权限的用户的用户 ID。 此外，如果工作簿保存为 XML 或 HTML，则读取该文件的任何人都可以使用用户 ID。

如果要进一步限制对用户 ID 的访问，可以选择使用密码或信息权限管理保存此文件， (IRM) 。 只有你和已被授予访问权限的其他人才能看到这些用户 ID。

在 Microsoft Office 中打开某些早期版本的 Excel 文件时，Office 文件验证会检查文件结构是否与 Microsoft 针对该文件格式的规范匹配。 如果文件未通过此验证，Microsoft Office 会在受保护的视图中打开它。

退出 Excel 后，将在计算机上保存未通过 Office 文件验证的每个文件的副本。 Microsoft 错误报告会定期询问你是否同意将这些文件的副本发送给 Microsoft。 有关 Microsoft 错误报告的详细信息（包括完整的隐私声明），请参阅 Microsoft 错误报告隐私声明。

编辑工作簿时，Excel 会自动保存工作簿副本。 如果在不保存更改的情况下意外关闭工作簿，这将帮助你恢复工作簿。 可以通过执行以下操作来选择不自动保存工作簿的副本：

可以通过单击“ 文件 ”选项卡，单击“ 信息”，然后在“ 版本”下单击所需的工作簿来访问和删除以前保存的工作簿的最后保存版本。 您可以通过单击“ 文件 ”选项卡、“ 信息”、“ 管理版本”和“ 恢复未保存的工作簿”来访问和删除新创建的工作簿的最后自动保存版本。 如果不打开并使用，Excel 会定期删除自动保存的工作簿。 有关详细信息，请参阅 恢复 Office 文件。

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