了解在 Outlook 中进行专业电子邮件通信的基本注意事项。
本文内容
可以执行的操作
以下规则将帮助您的电子邮件看起来很专业并传达您的信息。
在发送邮件之前先阅读。
保证你的主题说明清晰，并且以行动为导向。 例如：“经理：请发送您的董事会务虚会日期”包含组的名称和操作，以便收件人可以快速了解他们需要做什么。 其他有用的前缀包括“仅供参考：”和“需要采取的行动”。
如果需要采取行动，请在主题行说明你想要的内容。
如果会话主题更改，请更改邮件的主题。
所有邮件都要保持简明扼要。
从重要到最不重要的顺序整理邮件内容。
重要信息应考虑 加粗 。
将操作项目或问题放在单独的行中，以便它们脱颖而出并引起注意。
提问时粗体显示人名。 例如：“Ryan：项目的状态如何？” 如果你正在将 Outlook 2016 与 Microsoft 365 一起使用，consider using @Mentions则 .
将发送消息的人数限制为需要阅读消息的人员。
- 将需要通知的人放在 抄送 热线上。
- 将需要响应或采取行动的人员放在 “收件人 ”行上。
在适当的时候使用签名，但要保持签名简单、简短、专业，并且尽可能避免图形。
如果希望立即得到回复，请不要发送电子邮件。 改为拨打电话或发送即时消息。
如果正在进行的电子邮件对话包含 10 多封邮件 而没有解决方案，请考虑致电或安排会议来讨论此问题。 电子邮件并不总是解决复杂的问题有效媒介。
确认需要更为广泛响应的邮件。 如果你太忙而不能立即给出一个完整的答案作为响应，应让寄件人知道你在研究这个问题，并将在一定的时间或日期之前作出响应。 标记邮件以 提醒自己稍后回复。
) 谨慎使用 Outlook 中的高重要性 (
。注意
即使设置了延迟发送规则，将邮件标记为 “高重要性 ”也会导致立即发送邮件。
如果您要提问并且有几个人可以回答，请 只选择一个人 ，而不是将您的问题发送到一个群组。
撰写好电子邮件的关键是同情收件人。
当你向某人发送邮件征求响应时，请执行以下操作：
- 发送时为自己标记。
- 将 To-Do 栏中已标记电子邮件任务的名称更改为以 跟进开头。
- 将其标记为“@等待”类别。
当您执行这三个步骤时，您知道您的下一步操作是发送另一封邮件或寻找回复。
提示
提醒自己发送另一封邮件通常比为收件人标记邮件更为有效。 同样，当你在邮件中承诺做某事时，也请将其标记出来，这样你的“待办事项栏”中就会增加一项任务以提醒你。
禁止事项
- 不要 使用信纸。
- 不要 在发送的每条消息中都包括您的经理。
- 不要在生气时发送消息。 最好是先写好，然后将其保存到“草稿”文件夹中，稍后再回过头来查看。
- 发送 (两段以上) 的长邮件时，不要期望快速响应。
- 不要在发送第一条消息后不到一天发送后续消息。 如果您没有及时收到回复，请尝试使用电话或即时通讯。
- 不要 在发送的每封邮件上都使用已读回执或送达回执。 仅当你不确定收件人是否收到邮件时使用。
-
不要 向发送的每封邮件附加标记或高重要性 。 这只会让你的收件人习以为常，视而不见。
- 不要 全部使用大写字母。
- 不要 发送附件，而是发送链接。
- 不要 展开通讯组列表或联系人组。 展开通讯组列表会使邮件更难阅读，并导致邮件进入错误的邮件文件夹。
- 不要 使用讽刺。 你的幽默可能会被误解。
- 不要 写一些你不希望公司里每个人都读的东西。 你永远不知道电子邮件最终会去哪里。
- 请勿 使用难以阅读的草书或极具艺术性的字体。
- 请勿 使用红色字体，因为它们难以阅读，并且可能被解释为具有批判性意义。
- 不要 向要求删除的通讯组列表或联系人组发送“ 全部答复 ”。 永远不要。
联系人组和通讯组列表 (DL 的规则)
- 如果要回复大型联系人组，请遵守所有电子邮件注意事项。
- 如果需要某个人提供更多信息或正在单独调查问题，请回复整个通讯组列表，让每个人都知道你正在回复，然后分别回复该个人。 确保在解决问题并制定解决方案后回复通讯组列表。 这样做可使通讯组列表中的其他人引用该解决方案。
如何重定向人员
如果有人将邮件发送到你所属的通讯组列表，而其他人或其他通讯组列表最好答复这封邮件，请执行以下操作：
- 在“ 收件人 ”行中使用正确的通讯组列表或人员进行回复。
- 将回复发送到 正确的通讯组列表或人员。
- 不要将原始通讯组列表放在密件抄送行上， 因为你的邮件不会被其他人的规则过滤。 而是将通讯组列表保留在“ 收件人 ”或“ 抄送 ”行上。
如何从 DL 中删除
如果你收到来自你不想加入的通讯组列表的邮件，请向网络管理员或通讯组列表的所有者发送邮件，并要求将其删除。 不要答复整个通讯组列表。 要查找 DL 列表的所有者，请双击通讯组列表名称。
如何使用内嵌批注
在收到的电子邮件中添加内联评论是回答问题和直接回复问题的便捷方式。 最佳做法是执行以下操作：
在邮件中，提到你正在内联批注。 例如，包括“请参阅下面的其他注释”。
从原始邮件中区分你的文本。 建议包括：
- 更改字体颜色
- 在括号前面加上你的姓名或姓名缩写，例如 [Melissa]、[MM]
- 将字体更改为斜体或粗体或两者兼有
不要删除你没有写入的任何内容。
使用“密件抄送”时
当你认为人员不再需要额外的电子邮件或对话主题已更改时，请使用 密件抄送 功能从电子邮件对话中删除人员。
例如，如果你是收到问题的五个人之一，并且想要回答该问题，请将其他四个人移到 密件抄送 行，并声明类似“密件抄送乔、杰夫、詹姆斯和詹妮弗。 答案是这样的......”届时，将来的邮件将仅在您和原始发件人之间发送。
不要使用 密件抄送 让第三方 (（例如经理）) 了解敏感邮件。 密件抄送收件人可能没有意识到他或她已收到密件抄送，并且可能会回复每个人，暴露他或她收到了密件抄送。 这可能会被认为是你的偷偷摸摸的行为。
不要使用 密件抄送 通知第三方存在问题，而是在发送邮件后转发邮件。
为假期做准备
如果将 Outlook 与 Microsoft 365、Outlook.com、Hotmail.com 或 Live.com 帐户或 Microsoft Exchange 帐户一起使用，则可以设置外出邮件，让组织内部的人员知道你已离开。
作为最佳做法，请遵循“将离开办公室的时间添加到同事的 Outlook 日历”中的建议。
如果您或您的管理员创建了共享假期日历，请务必在此处发布您的假期。 如果每个人都在使用共享日历，则无需像前面引用的文章所示，发送单独的会议请求来让每个人都知道你离开了，但电子邮件可以起到很好的提醒作用。