Outlook 中的 Microsoft 365 组管理员指南

Outlook 中的 Microsoft 365 组提供了强大的解决方案，用于与公司内外的人员进行通信和协作。创建组以共享收件箱、日历、OneDrive、SharePoint 站点、OneNote 笔记本等。还可以邀请来自公司外部的来宾，以便他们可以使用相同的资源进行协作。

创建 Microsoft 365 组时，Outlook 会自动创建共享 Outlook 收件箱、共享日历和文档库，以便协作处理文件。还可以创建 Microsoft 团队，并将任务与 Teams 中的 Planner 集成。您不必担心手动为所有这些资源分配权限，因为将成员添加到组会自动为他们提供组提供的工具所需的权限。

Microsoft 365 组为成员提供：

共享收件箱 - 通讯组列表中传统上的对话发生的地方。这个共享收件箱是完全可搜索的，因此它创建了该组消息的动态存档。组的新用户可以搜索或向后滚动浏览历史记录，以快速了解之前在组中发布的内容。有关详细信息，请参阅在 Outlook 中向组发送电子邮件。
共享文件库 - 用户可以在此处存储、共享和协作处理文档、工作簿、演示文稿、图像或他们需要处理的任何其他类型的文件。有关详细信息，请参阅在 Outlook 中与组共享文件。
共享日历 - 你的组将获得一个共享日历来发布与组相关的事件。每个订阅了该群组的成员都会自动被邀请参加发布到日历的事件，因此如果他们愿意，这些事件也可以显示在他们的个人日历上。有关详细信息，请参阅在 Outlook 中使用组日历安排和编辑事件。
共享 OneNote 笔记本 - 组自动具有共享 OneNote 笔记本，组成员可在其中收集信息并协作处理信息。许多组使用笔记本创建包含常见问题和其他资源的动态 Wiki。
来宾访问 - 以前可以将外部联系人添加到通讯组，但他们只能接收电子邮件。通过组，你可以向来宾提供对电子邮件、对话、文件甚至共享 OneNote 笔记本的访问权限。有关详细信息，请参阅 “将 Outlook 中的组用作来宾”。
内容可发现 - Outlook 中的组默认为公开的，这意味着组织中的其他人可以轻松发现和加入它们，也可以轻松查看组的内容和共享材料。如果群组的内容更敏感，您可以将群组切换为私人群组，这样会向非成员隐藏内容，并要求群组所有者批准任何加入请求。
自助创建 - IT 不必因用户创建组的请求而陷入困境。用户可以根据需要创建自己的组。若要控制组织中的哪些用户可以创建组，请参阅管理可以创建 Microsoft 365 组的用户。

组管理

Microsoft 365 提供了许多有用的工具和功能，可让你更轻松地管理和管理组。

提示

将 Microsoft 365 组添加为书签 - 用于轻松访问有关组创建、委派、电子邮件管理、邮件流、还原和有用脚本的管理员信息的常见任务。

目录管理

控制目录是每个管理员都关心的问题。以下是 Microsoft 365 提供的一些工具，可帮助简化此操作：

命名策略 - 命名策略允许你定义组可接受的名称和不可接受的名称。这可以防止用户向组提供亵渎或禁止的名称。此外，还可以对组名称强制使用公司标准前缀或后缀。
动态成员身份 - 动态成员身份允许你按规则设置组成员身份，该规则根据元数据 (（如 Active Directory 中的部门或角色) ）添加 (或删除) 组成员。有关创建动态成员资格的更多信息，请参阅使用属性创建高级规则。
隐藏成员身份 - 如果你有理由希望对组的成员身份保密，例如，如果成员是学生，则可以对外部方隐藏成员身份。
创建权限 - 你的组织中可能有一些人不希望他们创建新组。有几种方法可用于管理目录中的创建权限。请参阅管理 Microsoft 365 组创建。
审核日志 - 你可以放心地允许用户创建组和管理组成员身份，因为 Microsoft 365 组审核日志使你能够跟踪创建或删除组的人，以及对其成员身份进行更改的人。有关详细信息，请参阅在 Microsoft 365 安全 & 合规中心搜索审核日志。

交付管理

传递管理提供了一些方法来处理组应如何发送或接收消息。此外，还有一些工具可以监控这些消息的流。有关详细信息，请参阅 Microsoft 365 组 - 常见任务。

作为或代表 发送 - 这些设置允许指定用户发送电子邮件，就好像他们来自或代表该组一样。
发件人限制 - 这些设置允许你控制允许谁向组发送邮件。可以将该组配置为允许来自外部各方的电子邮件，但你可能希望将其限制为仅特定的外部各方。
外部用户支持 - 通过邀请来宾加入组，可以选择将其包含在组中的电子邮件对话中。请参阅将来宾添加到 Outlook 中的组，了解如何添加来宾。
传输规则 - 传输规则适用于组，就像它们适用于 Exchange 服务器一样。这些规则可以查找满足特定条件的邮件，然后可以对这些邮件执行操作。
邮件提醒 - 邮件提醒是在用户撰写邮件时显示给用户的信息性邮件。如果用户的消息可能发送给外部方或超过消息配额，它们可以通过警告用户来帮助降低 NDR。
多个代理地址 - 组可以具有别名，就像用户邮箱一样。额外的代理地址可以方便地接受发送到这些其他别名的消息，或者更容易到达名称很长或难以拼写的组。有关详细信息，请参阅创建 Microsoft 365 组时选择要使用的域。
最大发送/接收大小 - 这些配额有助于减少组接收 (或发送) 超大消息的问题，以便更好地管理存储和带宽要求。

内容策略

Microsoft 365 还提供了一些工具，用于管理组中共享的内容类型。有关详细信息，请参阅 Microsoft 365 组 - 常见任务。

使用指南 - 你将能够为 Microsoft 365 组定义使用指南，以向用户介绍有助于保持其组有效的最佳做法，并对其进行内部内容策略方面的培训。
数据分类 - 你将能够为Microsoft 365 组创建一个可自定义的数据分类系统，允许按策略类型 (例如，“未分类”、“公司机密”或“绝密”) 。通过这种方式，您的组可以展示组织中其他内容的策略。可扩展策略允许组织配置在创建或更改组时调用的终结点，然后你可以实现自己的组创建或更改策略。

帐户要求

任何具有 Exchange Online 和 SharePoint Online 的 Microsoft 365 订阅都将支持组。包括商业协作版和商业高级版计划以及企业版 E1、E3 和 E5 计划。

如果拥有仅限 Exchange 的计划，你仍然可以获取 Outlook 中的组的共享收件箱和共享日历功能，但不能获取文档库、Planner 或任何其他功能。

管理对 Microsoft 365 组的更改

用户有时对更改感到不舒服，因此请务必与通讯组列表的现有成员沟通，让他们知道会发生什么。以下是您应该在此消息中包含的一些信息，以及一些您可能觉得有帮助的答案：

Outlook 中的组是什么？

Outlook 中的 Microsoft 365 组是一个单一协作解决方案，适用于希望有一个位置以易于查找的统一方式共享讨论、文件、日历和笔记的团队/组。可能最好的功能是该组的收件箱会保留讨论的历史记录，从而可以轻松搜索以前的讨论。

有关详细信息，请参阅 Outlook 中的组体验。

我们为什么进行此更改？

People 经常要求能够搜索发布到通讯组列表的邮件，以查找过去讨论过的信息。将通讯组列表升级到组意味着人们不必一遍又一遍地提出或回答相同的问题。

此外，新组还将包括我们组活动的日历、共享文件库和 OneNote 笔记本，我们可以在其中协作和收集信息以供将来参考。

如果我已经是通讯组列表的成员，是否需要执行任何操作才能加入此组？

否，如果你已经是通讯组列表的成员，你将自动成为新组的成员。

如何实现访问 Outlook 中的新组？ Outlook 网页版怎么样？

若要访问 Outlook 中的新组，只需转到左侧导航窗格底部的“组”类别。如果您经常使用此组，请考虑右键单击它并选择“ 显示为收藏夹”将其固定为收藏夹。

此外，iOS、Android 等每个移动平台 (都有免费的Microsoft 365 组移动客户端 ) 因此您可以随时随地轻松访问该群组。

我不能只发送电子邮件吗？

当然可以。用于通讯组列表的相同电子邮件别名仍然适用于 Outlook 中的组。

同时...

请记住告诉他们何时发生此更改，以及如果他们有其他问题，他们应该联系谁。

将通讯组列表迁移 (联系人列表)

Microsoft 不提供将共享邮箱转换为 Microsoft 365 组（反之亦然）的工具。但是，你可以将通讯组列表升级到 Microsoft 365 组。这是为组织的通讯组列表提供 Microsoft 365 组的所有特性和功能的好方法。有关详细信息，请参阅 Microsoft 365 组 - 常见任务。

哪些通讯组列表无法升级到 Microsoft 365 组？

只能将云托管的简单非嵌套通讯组列表升级到 Microsoft 365 组。请参阅无法将通讯组列表升级到 Microsoft 365 组。

迁移联系人列表后

将通讯组升级到 Microsoft 365 组后，可能需要执行一些后续任务以确保其顺利进行。

跟进用户 - 升级完成后立即与他们联系，并在几天后再次签到。表明您正在倾听并回应他们可能提出的任何问题，这将大大有助于让他们对这种变化感到满意和舒适。
监视参与度报告 - Microsoft 365 管理门户有一些不错的报告，可以显示有多少用户在使用该组，以及他们使用的频率和功能。这些报告可以帮助您设计后续和用户培训，并突出您的用户从新组中获得最大价值的位置。有关详细信息，请参阅 Microsoft 365 管理中心中的活动报告。
分享经验 - 让你公司的其他团队知道你升级了通讯组，以及为使其成功采取了哪些步骤！共享这些信息可以帮助其他团队效仿你的榜样，并成功升级他们自己的团队。

从 Microsoft 365 组技术社区学习

对 Microsoft 365 组有疑问？访问 Microsoft 365 组技术社区。

从不同应用创建组

提示

默认情况下，所有用户都可以创建 Microsoft 365 组。有关详细信息，请参阅管理可以创建 Microsoft 365 组的人员。

你可以使用各种工具创建 Microsoft 365 组，包括 Outlook、Outlook 网页版、Outlook Mobile、SharePoint、Planner、Teams 等。您选择从哪种工具开始取决于您正在使用的团队类型。例如，在 Microsoft，当我们创建围绕电子邮件和日历组织的组时，我们倾向于从 Outlook 开始。如果组用于公司范围内的通信，我们倾向于从 Viva Engage 开始。对于基于聊天的协作，我们将从 Microsoft Teams 启动组。

组织外部的人员无法看到或访问公用组和专用组的内容，除非这些人已特别受邀为来宾。有关详细信息，请参阅将来宾添加到 Outlook 中的组。

Microsoft 365 组的最佳做法

管理所有者、成员和来宾

组所有者是组的审阅人。他们可以添加或删除成员，并且具有独有权限，例如从共享收件箱中删除对话或更改有关该组的不同设置。组所有者可以重命名组、更新说明或图片等。如果你熟悉 SharePoint 角色，则组所有者是网站集管理员。

提示

如果可以的话，最好的做法是为一个网上论坛至少拥有两个所有者。这样，如果一个所有者不可用，则另一个所有者可以更改组。

组成员是组织内使用组进行协作的普通用户。他们可以访问组中的所有内容，但不能更改组设置。在 SharePoint 环境中，他们是网站成员。有关添加或删除组成员的信息，请参阅在 Outlook 中添加、编辑和删除组成员。

来宾与组成员类似，但他们不属于你的组织。默认情况下，用户可以邀请来宾加入组，并且可以控制该设置。有关详细信息，请参阅在 Outlook 中将来宾添加到组。

将 Microsoft Teams 用于基于聊天的持久工作区

与团队保持联系的绝佳方式是 Microsoft Teams。 Microsoft Teams 是团队的内部循环 – 这是一个持久、基于聊天的工作区，其中包含组内关注的主题或特定子组的相关非正式、实时对话。虽然 Teams 集成不会自动提供，但你可以基于 Microsoft 365 组轻松创建 Teams 组。

在组实现了预期用途之后，可将其删除以释放系统资源，并且不再列出或显示组。有关详细信息，请参阅在 Outlook 中编辑或删除组。如果你希望无须记住删除过期的组，则可让管理员设置过期策略，这些策略将导致旧组过期并在指定的时间段后自动删除。另请参阅： Microsoft 365 组过期策略。

预配、命名和信息保护

预配 Microsoft 365 组有三种主要模型：开放、IT 主导或受控。每种模式都有各自的优点。

模式	优点
开放（默认）	用户可以根据需要创建自己的组，而无需求助于或打扰 IT
IT 领导	用户从 IT 部门请求组。 IT 部门可以指导他们选择最适合其需求的协作工具
受控	组创建仅限于特定人员、团队或服务 (请参阅：控制谁可以创建Microsoft 365 组)

如果要控制 Microsoft 365 组的命名方式，可以使用命名策略强制组名称遵循某些标准，包括前缀或后缀，以及阻止有异议的名称。有关详细信息，请参阅 Microsoft 365 组命名策略。

每个组至少有一名所有者，他可以添加或删除成员，并对组及其内容进行一些基本管理。如果组的所有者 (或所有者) 因任何原因离开组织，管理员可以为该组分配新的所有者。

此外，如果你具有Exchange Online管理员权限，则可以从 Microsoft 365 管理 Center 管理组， (请参阅 Microsoft 365 管理中心) 中的管理组成员身份，或从 PowerShell (请参阅管理Microsoft 365 组PowerShell) 。

有时，你可能希望从租户中删除组。有关如何删除组的信息，请参阅：在 Outlook 中删除组。如果意外删除了某个组，管理员可以在最多 30 天内还原该组。有关详细信息，请参阅还原已删除的 Microsoft 365 组。

如果喜欢使用更自动化的方式来管理 Microsoft 365 组的生命周期，可以使用过期策略按特定时间间隔使组过期。该组的所有者将在组过期前 30、15 和 1 天收到一封电子邮件，以便他们能够根据需要轻松续订该组。请参阅： Microsoft 365 组过期策略。

Microsoft 365 组限制

在面向管理员的 Microsoft 365 组概述中查找组限制。

如果你计划使用 Azure Active Directory Connect 工具的“组写回”功能，则最大长度为 448 个字符（与“说明”属性相关）。

有关 SharePoint Online 存储的详细信息，请参阅 SharePoint Online 限制。

如果拥有有关组使用情况的可操作信息，则管理 Microsoft 365 组将更有效。 Microsoft 365 管理中心有一个报告工具，可让你查看存储使用情况、活动组数，甚至用户使用组的方式等信息。有关详细信息，请参阅管理中心中的 Microsoft 365 报表。

Microsoft 365 组为你提供了许多用于合规性、信息保护和电子数据展示的工具。