作为项目经理，你与许多项目利益干系人（从执行项目任务的团队成员到组织高管和项目客户）进行沟通。 由于沟通对于项目的成功至关重要，并且你向不同类型的利益干系人传达不同类型的信息，因此你需要一个可靠的项目沟通计划。 可以通过Project Online订阅使用Project Web App来实现通信计划的许多方面，并与正确的人员交换正确的信息类型。
本文内容
为什么项目沟通如此重要？
由于有这么多人参与单个项目，无论大小，沟通在项目成功或失败方面都有着巨大的作用。 当缺乏沟通时，你的项目可能会遇到错误，如假设、重复工作或其相反的、工作差距。 此外，利益相关者可能会觉得他们处于孤立的孤岛中，闻所未闻，不受支持，这可能导致士气不佳和生产力下降。
另一方面，当沟通良好时，项目可以在流程、识别和预防问题和风险、创新问题解决以及基于事实的决策方面体验效率。 在项目中促进良好的沟通可以提高项目按计划且在预算范围内保持的可能性。
无论如何，什么是良好的沟通？ 它正在与合适的人交换正确的信息。 确保听取各级利益干系人的意见。 为正式和非正式对话提供渠道，将项目推向其目标。
项目中通信的最佳做法
考虑项目沟通的正确时机是处于项目的规划阶段。 事实上，在项目的前几个任务中添加通信过程开发可以向团队发出信号，即有效沟通是每个团队成员的工作，是项目成功的关键。
以下部分详细介绍了要考虑的四个问题，即如何在项目的整个生命周期内处理通信，以及如何将答案编译为适用于每个人的通信计划。
你需要与谁沟通？
你需要与对项目成功有利益或有利益关系的每个人（即项目利益干系人）进行沟通。 想想这些利益干系人是谁。 它们可能位于组织中的不同级别，其中一些可能位于组织外部。 下面是一些可能的项目利益干系人：
- 项目团队成员。 这些人正在执行项目的实际工作。
- 项目组合经理。 如果你的组织是同时运行大量项目的较大组织，则可能需要与项目组合经理沟通。
- 资源管理器。 与项目组合经理一样，如果组织主要基于项目，则可能需要与资源管理器密切合作，该经理确保为各种项目提供具有适当技能集的人员。
- 执行管理。 高层管理人员通常需要知道项目进展如何，特别是在计划和成本方面。
- 发起人或客户。 可能有一位发起人或客户与管理层不同，他们正在为项目付费。
- 最终用户代表。 此人表示项目完成后可能会受益或以其他方式影响的人。
他们需要哪些类型的信息？
由于沟通的第一条规则是了解受众，因此当你根据每组利益干系人需要了解的内容定制通信时，可以获得最大的通信投资回报。
例如，项目团队成员需要知道他们分配到的任务，以及谁取决于他们的任务，进而完成他们的工作。 他们可能还需要偶尔看到完整的项目计划，以保持良好的范围感和重点方向。
与需要重要细节的团队成员不同，高管或项目发起人需要对项目进行情况的非常高级摘要。 他们最关心的是项目日程和预算的性能，并想知道项目是否有望实现其目标。
查看利益干系人列表，并从他们的角度考虑项目。 这将帮助你确定要与他们交换哪些信息，以及应采用何种形式的通信。 此外，请与利益干系人交谈，了解他们喜欢沟通的内容和方式。
不同类型的通信需要多久发生一次？
尝试取得适当的平衡：沟通太少，项目风险比应该的要大：太多的沟通和恼怒的利益相关者认为工作繁忙，干扰了项目实施或监督的时间。
每周状态报告和时间表是项目团队更新日程的标准，尽管通常首选每天 20 分钟的“站立”会议。 同样，赞助商和客户可能还需要每周项目计划和成本效益摘要。 如果你正在与项目组合经理或最终用户代表签入，则通信可能是每月甚至每季度一次。
每个项目及其通信需求都不同。 仔细考虑与项目上不同利益干系人的通信频率。 同样，请与利益干系人讨论他们需要的内容，并愿意做出调整，以适应项目及其人员。
将使用什么技术来交换信息？
了解组织可供你和利益干系人使用的技术资源。 定期面对面会议和通过电子邮件交换信息通常是常态。 但是，使用 Skype for Business 等工具进行会议对于地理位置分散的利益相关者来说可能至关重要，可以包括音频、视频、屏幕共享和虚拟白板。 即时消息 (即时消息) 比电子邮件更直接、更直接，可以帮助利益干系人更快地获取所需的信息。 使用 Yammer 等工具，你的团队可以在专用社交网络中相互连接。 你可以共享信息、聊天过程、解决问题和做出决策。
无论你决定什么，请尝试使用每个人都熟悉的技术工具。 但是，如果新技术符合项目和团队的需求，也不要不愿意尝试新技术，如果最好的话，也不要不愿意回到“老式”的沟通方法。 关键是促进项目团队中更好的协作。
创建项目通信计划
确定利益干系人并确定需要与利益干系人进行哪些类型的信息交换以及多久进行一次交换后，就可以创建项目沟通计划了。 它不需要详细说明。 它可能只是一页的摘要或一个简单表，它提炼出你学到的知识，并为整个项目生命周期的良好沟通设定了阶段。
将通信计划与项目一起发布，以便所有利益干系人可以随时访问该计划。 定期重新访问它。 更改项目中的条件可能需要更改常规通信策略。 在项目阶段之间移动（例如，从计划到执行或从执行到结束），也可能需要不同的通信需求。
在 Project Online 中发布通信计划
在 Project Online 中使用Project Web App时，有许多促进良好沟通的选择。 首先，可以将通信计划以及与项目关联的任何其他文档添加到项目的文档库。
- 在“快速启动”中，选择“ 项目”。
- 在 项目中心，选择要向其添加通信计划的项目的名称。
- 在“快速启动”中，选择“ 文档”。 此时会打开项目的 “文档 ”页。
- 在菜单栏上，选择 “上传”。
- 在文件系统中导航以查找并选择通信计划，然后选择“ 打开”。 文件将添加到项目的文档库中。
向团队成员展示如何访问项目计划
团队成员主要使用Project Online提交其时间表或输入任务的进度。 但是，他们还可以访问完整的计划，这对于了解项目大局以及了解谁正在等待任务完成至关重要。
- 在“快速启动”中，选择“ 项目”。
- 在 项目中心，选择项目的名称。 项目将打开并显示分配给任务的所有任务、计划开始和完成的时间、彼此依赖的任务等。
确定并设置正确的报表
项目沟通的一个主要方面是报告。 可以识别、设置和定期运行团队成员、项目组合经理、资源管理器、高级管理层、客户和其他利益干系人所需的报表。
Project Web App附带一组示例报表，可帮助你开始使用一些报告基础知识。 这些示例报告包括：
- 项目概述仪表板
- 项目概述
- 资源概述
- 若要查看示例报表，请在“快速启动”中选择“ 报表”。
- 在显示的 “PWA 报告 ”页中，选择你的语言。 列出了三个示例报表。
- 若要在 Excel 网页版 中打开报表，请单击报表名称。