总结： 了解 SharePoint 2013 中文档管理解决方案的元素和文档管理规划过程。
本文简要介绍了基于 SharePoint 服务器 2016 的文档管理解决方案的各种元素。
文档管理控制组织中文档的生命周期 -- 如何创建、审阅和发布文档，以及如何最终处置或保留文档。 尽管“管理”一词意味着信息是从组织顶部控制的，但有效的文档管理系统应反映使用它的组织的文化。 用于文档管理的工具应足够灵活，以便能够严格控制文档的生命周期（如果这符合企业的文化和目标），还可以让你实施结构更松散的系统（如果这更适合你的企业）。
文档管理系统的元素
有效的文档管理解决方案指定以下内容：
- 可以在组织中创建哪些类型的文档和其他内容。
- 要用于每种类型的文档的模板。
- 要为每种文档提供哪些元数据。
- 文档在其生命周期的每个阶段的存储位置。
- 如何在文档生命周期的每个阶段控制对文档的访问。
- 当团队成员参与文档的创建、审阅、审批、发布和处置时，如何在组织内移动文档。
SharePoint Foundation 2013 包括实现文档管理的所有这些方面的功能。 SharePoint 服务器 2016 包括相同的功能，还添加了以下内容：
- 要对文档应用哪些策略，以便审核与文档相关的操作、适当地保留或处置文档，以及保护对组织很重要的内容。
- 如何将文档作为公司记录进行处理，必须根据法律要求和公司准则保留这些记录。
为了确保信息工作者可以轻松利用这些功能，而无需离开日常操作和熟悉的工具，Microsoft Office 系统中的应用程序（如Microsoft Outlook 和 Word）还包括支持文档生命周期中每个阶段的功能。
规划过程
文档管理规划过程包括以下主要步骤：
标识文档管理角色 确保计划包含组织主要利益干系人的反馈，拥有实施解决方案的最佳团队，并且知道谁将参与文档管理流程。
分析文档使用情况 确定谁处理文档后，确定他们处理的文档类型及其使用方式。 有关详细信息，请参阅 在 SharePoint 服务器 2010) (标识用户和分析文档使用情况 。
规划文档的组织 可以在网站集、网站和库中组织文档。 SharePoint 服务器 2016 提供了一系列功能来帮助组织和存储文档，从专用网站到松散结构化的文档库，以便快速创建和协作文档。 在库中，还可以将内容组织到文件夹和子文件夹中。 有关详细信息，请参阅 文档库规划 (SharePoint 服务器 2010) 。
规划内容如何在位置之间移动 可能需要在其生命周期的不同阶段将文档从一个网站或库移动或复制到另一个站点或库。 有关详细信息，请参阅文档库规划 (SharePoint 服务器 2010) 中的“规划内容流”。
规划内容类型 使用内容类型来组织有关文档的信息，例如元数据、文档模板和工作流。 这是帮助你组织文档并在组织中强制实施一致性的重要步骤。 有关详细信息，请参阅 内容类型和工作流规划 (SharePoint 服务器 2010) 。
规划工作流 为组织规划工作流时，当每个参与者在文档生命周期中协作时，可以控制和跟踪文档如何从一个团队成员移动到另一个团队成员。 SharePoint 服务器 2016 包括用于常见团队任务的工作流，例如审阅和批准文档。 SharePoint 服务器 2016 还支持创建和安装自定义工作流。 有关详细信息，请参阅 内容类型和工作流规划 (SharePoint 服务器 2010) 。
规划内容治理 可以根据内容类型或存储位置规划适当的控制程度。 例如，可能需要先签出特定库中的文档，然后才能对其进行编辑。 有关详细信息，请参阅版本控制、内容审批和检查计划 (SharePoint 服务器 2010) 。
计划策略 对于每种内容类型，请规划信息管理策略，以确保根据组织的制度和法律要求审核、保留和处理文档。 SharePoint 服务器 2016 包括实施审核、文档保留和条形码 (的策略，以确保打印内容能够与相应的电子版本关联) 。 有关详细信息，请参阅 信息管理策略规划 (SharePoint 服务器 2010) 。
注意
策略在 SharePoint Foundation 2013 中不可用。
(SharePoint 服务器 2010) 标识用户并分析文档使用情况
内容类型和工作流规划 (SharePoint 服务器 2010)
SharePoint 服务器 2010) (版本控制、内容审批和检查计划