使用表、查询、窗体或报表保存排序顺序

应用对象

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对 Access 表、查询、窗体或报表中的数据进行排序时，可以使用对象保存排序顺序。如果对其中一个对象中的数据进行排序，然后保存对象，则保存对象时生效的排序顺序将自动与对象一起保存。可以指定下次打开对象时保存的排序顺序是否有效。

对于查询和报表，还可以定义默认排序顺序。如果未指定其他排序顺序，则默认排序顺序将应用于查询或报表中的数据。

您要做什么？

保存的排序顺序有两种：

在对数据进行排序时保存表、查询、窗体或报表时，会在保存对象时自动保存排序顺序。这称为上次应用的排序顺序。创建排序顺序时，实际上是在更改对象的设计。

如果希望在下次打开对象时自动应用上次应用的排序顺序，请将对象的 Order By Load 属性设置为 “是”。若要设置此属性，请在对象在 “设计”视图中打开时执行以下步骤。

按 F4 显示属性表。
如果已显示属性表，则不需要执行此步骤。
执行下列操作之一：
- 如果对象是表或查询，请在属性表的“ 常规 ”选项卡上，将 “Order By Load ”属性设置为 “是”。
- 如果对象是窗体或报表，请在属性表的“ 数据 ”选项卡上，将 “Order By Load ”属性设置为 “是”。

注意

通过将 Order By On Load属性设置为 No，可以阻止应用上次应用的排序顺序。

由于每当某人对对象进行排序并保存对象时，最后应用的排序顺序可能会更改，因此可能需要定义默认排序顺序。默认排序顺序是对象设计的一部分，在应用其他排序顺序时不会更改。

只能为查询或报表指定默认排序顺序。尽管默认排序顺序不会被当前或上次应用的排序顺序覆盖，但只有在删除当前或上次应用的排序顺序时才生效。

在“设计”视图中打开查询。
双击要用于排序的字段。
字段将显示在设计网格中。
在设计网格中，清除所添加字段的 “显示 ”行中的框。
在 “排序” 行中，指定是否要先按最小值 (升序对字段进行排序;A-to-Z) 或降序 (最大值优先;Z 到 A) 。
如果要按多个字段排序，请通过重复步骤 2 到 4 添加其他排序字段。

注意

按多个字段排序时，结果最初按指定的第一个字段排序，然后按指定的下一个字段排序，依此类说。例如，如果按姓氏排序，然后按 Birthdate 排序，则所有姓氏值为 Dow 的记录都显示在姓氏值为 Stevens 的记录之前，而不考虑 Birthdate 的值。然后，根据 Birthdate 字段中的值对每个“姓氏”字段中的记录进行排序。
按 Ctrl+S 保存该查询。

注意

若要从查询中删除默认排序顺序，请从查询设计网格中删除排序字段。

在报表视图或布局视图中打开报表。
在“ 开始 ”选项卡上的“ 排序 & 筛选器 ”组中，单击“ 高级 ”，然后单击快捷菜单上的“ 高级筛选/排序 ”。
此时将显示一个新的文档选项卡，其中包含一个设计网格和一个窗口，你可以在其中选择要排序的字段。
在窗口中，双击要用于排序的字段。
字段将显示在设计网格中。
在设计网格的 “排序” 行中，指定是否要先按升序 (最小值对字段进行排序;A-to-Z) 或降序 (最大值优先;Z 到 A) 。
如果要按多个字段排序，请通过重复步骤 2 到 4 添加其他排序字段。

注意

按多个字段排序时，结果最初按指定的第一个字段排序，然后按指定的下一个字段排序，依此类说。例如，如果按姓氏排序，然后按 Birthdate 排序，则所有姓氏值为 Dow 的记录都显示在姓氏值为 Stevens 的记录之前，而不考虑 Birthdate 的值。然后，根据 Birthdate 字段中的值对每个“姓氏”字段中的记录进行排序。
在“ 开始 ”选项卡上的“ 排序 & 筛选器 ”组中，单击“ 切换筛选器”。

注意

若要从报表中删除默认排序顺序，请从设计网格中删除排序字段。