Access 附带的每个模板都是一个完整的跟踪应用程序，其中包含预定义的表、窗体、报表、查询、宏和关系。 这些模板设计为立即可用，以便你可以创建基于模板的新数据库并快速启动和运行。 但是，有时可能需要修改新数据库，例如，添加或重命名字段或更改报表。
本文介绍如何执行可能要应用于从模板创建的数据库的最常见修改。 有关特定领域的更深入信息，请参阅文章链接。
您要做什么？
了解表和字段的基础知识
创建数据库时，会将数据存储在表中，即基于主题的行和列列表。 在字段中存储要跟踪的信息项 (也称为列) 。 例如，在“联系人”表中，可以创建“姓氏”、“名字”、“电话号码”和“地址”字段。 对于“产品”表，可以创建“产品名称”、“产品 ID”和“价格”字段。
请务必仔细选择字段。 例如，创建字段来存储计算值通常是一个坏主意。 在大多数情况下，可以根据需要 Access 计算值。 选择字段时，请尝试将信息存储在其最小的有用部分。 例如，考虑单独存储名字和姓氏，而不是在单个字段中使用全名。 通常，如果需要对信息项进行报告、排序、搜索或执行计算，请单独将其放在字段中。
有关设计数据库和选择字段的详细信息，请参阅文章数据库设计基础。
字段具有某些定义特征。 例如，每个字段都有一个唯一标识表中字段的名称。 字段还具有选择与要存储的信息匹配的数据类型。 数据类型确定可以存储的值和可对这些值执行的操作，以及要为每个值留出多少存储空间。 每个字段还有一组关联的设置，称为属性，用于定义字段的外观或行为特征。 例如， Format 属性定义字段的显示布局，即在显示时应如何显示字段。
在表中插入、添加或创建新字段
可以轻松地在数据表视图中将字段添加到表。 但是，还可以在“设计”视图中向表添加字段。 在“数据表”视图中，通过在 “单击添加 列”标题下的单元格中键入一些数据来添加字段。 还可以在“设计”视图中向表添加字段。
若要详细了解如何在数据表视图中向表添加字段，请参阅在 数据表中添加或删除列一文。
若要详细了解如何在设计视图中向表添加字段，请参阅 创建表并添加字段一文。
注意: 向表添加新字段时，该字段不会自动添加到现有窗体和报表中。 必须手动将字段添加到这些窗体和报表中，才能在窗体和报表中显示。
从表中删除字段
如果可能，应避免从从提供的模板之一生成的数据库中删除字段， 该字段很可能用于其他数据库对象（例如窗体和报表）。 因此，在尝试使用其他使用字段的数据库对象时，删除字段会产生后果 ， 数据库对象将无法按预期工作。 必须从使用字段的所有对象中删除对字段的任何引用，以使其他这些对象正常工作。
当你决定必须从从模板生成的数据库中删除字段时，可以在“数据表”视图或“设计”视图中执行此操作。 请记住，如果其他数据库对象引用已删除的字段，则必须修改这些其他对象以删除引用。 例如，如果报表包含绑定到已删除字段的控件，并且您运行报表，则将显示一条错误消息，因为 Access 找不到该字段的数据。
删除字段时，将永久删除存储在该字段中的所有信息。 因此，删除字段时应谨慎，并且应在删除字段之前创建数据库的备份副本。
在删除字段之前，必须确保它不参与任何表关系。 如果尝试删除存在关系的字段，Access 会警告必须首先删除这些关系。
有关如何删除表关系的分步说明，请参阅 创建、编辑或删除关系一文。
有关如何从表中删除字段的分步说明，请参阅 删除字段一文。
重命名字段或表
如果可能，应避免重命名数据库中的字段或表，该字段或表是从提供的模板之一生成的 ，而该字段或表很可能用于其他数据库对象（如窗体和报表）。 因此，在尝试使用使用字段或表的其他数据库对象时，重命名字段或表可能会产生后果。 如果其他对象仍引用旧名称，则它们可能无法按预期工作。 若要使其他对象正常工作，必须将旧名称更改为新名称。 如果在“访问选项”对话框的“当前数据库”类别中选择了“执行名称自动更正检查”框，则大部分工作将自动为你完成。
你可能想要更改在数据表视图中的列标题中显示的文本。 无需重命名字段即可执行此操作。 如果只想更改列标题中的文本，并且不想重命名字段，请参阅 更改列标题中显示的文本部分。
如有必要，可以在导航窗格中重命名表，或在数据表视图或设计视图中重命名字段。 在此之前，如果尚未打开 “名称自动更正 ”选项，则应考虑启用该选项。
打开“名称自动更正”选项
重命名数据库对象（如字段、表、窗体或报表）时，通常希望在整个数据库中传播名称更改。 否则，引用旧名称的对象将无法按预期工作。 Access 提供名称自动更正功能，这有助于传播名称更改。 默认情况下，为 Access 中的所有新数据库启用 名称自动更正 。 但是，如果它已关闭，则可以执行以下操作将其打开。
打开“名称自动更正”选项
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单击“文件”>“选项”。
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在“ 访问选项 ”对话框的左窗格中，单击“ 当前数据库”。
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在“名称自动更正选项”下，选中“跟踪名称自动更正信息检查”框，然后选择“执行名称自动更正检查框。
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如果要保留一个表，用于记录“名称自动更正”执行的每个更改，请选择“日志名称自动更正更改检查”框。
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单击“确定”。
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若要保存更改，请单击“快速访问工具栏”上的“保存”。
注意: “名称自动更正”功能与“自动更正”功能不同。 名称自动更正功能可更正对象之间的引用。 自动更正功能可更正经常拼写错误的字词或短语。
在数据表视图中重命名字段
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在导航窗格中，双击要重命名字段的表。
表在数据表视图中打开。
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右键单击要重命名的字段的列标题，然后单击快捷菜单上的“ 重命名字段 ”。
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键入字段的新名称，然后按 Enter。
在“设计”视图中重命名字段
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在导航窗格中，右键单击要重命名字段的表，然后单击快捷菜单上的“ 设计视图 ”。
表在“设计”视图中打开。
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单击要重命名的字段的“ 字段名称” 列中的单元格。
提示: 若要选择整个字段名称，请指向名称中第一个字符的左侧，直到指针更改为箭头，然后单击。
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编辑文本以重命名字段。
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若要保存更改，请单击“快速访问工具栏”上的“保存”。
重命名表
可以直接从导航窗格中重命名表和大多数其他数据库对象。
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在导航窗格中，右键单击要重命名的表，然后单击快捷菜单上的“ 重命名 ”。
注意: 必须先关闭所有引用表的打开对象，然后才能重命名表。
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键入新名称，然后按 Enter。
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若要保存更改，请单击“快速访问工具栏”上的“保存”。
更改列标题中显示的文本
描述文字是可通过设置字段的 Caption 属性分配给字段的标题或标题。 描述文字独立于字段名称 - 每个字段都有一个字段名称，也可以有一个描述文字。 例如，你可能希望字段名称是一个没有嵌入空格的单词。 然后，可以使用 Caption 属性创建包含空格的更具描述性的名称。 Access 显示描述文字来代替数据表视图中的字段名称，并在查询、窗体和报表的标签和标题中显示字段名称。
如果不为 Caption 属性提供文本，则默认使用字段名称。
如果要更改数据表视图中列的标题中显示的名称，可以通过设置字段的 Caption 属性来执行此操作，而无需更改字段名称。 若要更改字段的 Caption 属性，请执行以下操作：
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在导航窗格中，右键单击要更改描述文字的表，然后单击快捷菜单上的“设计视图”。
表在“设计”视图中打开。
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单击要设置 Caption 属性的字段的“字段名称”列中的单元格。
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在底部的“ 字段属性”下的“ 常规 ”选项卡上，单击“ 标题”。
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键入字段的新描述文字。
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若要保存更改，请单击“快速访问工具栏”上的“保存”。
下次在数据表视图中打开表时，列标题中将显示描述文字而不是字段名称。
向窗体或报表添加字段
创建基于模板的数据库时，数据库将包含许多可立即使用的内置、预先设计好的表单和报表。 但是，你可能会发现你想要向窗体或报表添加其他字段。 向窗体或报表添加字段时，将创建所谓的 控件。
控件是显示数据、执行操作以及查看和处理强化用户界面的信息（例如标签和图像）的对象。 控件可以绑定、取消绑定和计算。
有关可在窗体和报表中使用的控件类型的完整列表，请参阅 控件简介一文。
在布局视图中向窗体或报表添加字段
创建窗体或报表后，可以通过在“布局”视图中工作来轻松微调其设计。 通过使用实际实时数据作为指南，可以调整字段宽度并重新排列字段。 可以在窗体或报表上放置新字段，并设置窗体或报表及其控件的属性。
若要切换到布局视图，请在导航窗格中右键单击窗体或报表，然后单击快捷菜单上的“ 布局视图 ”。 或者，可以单击访问状态栏上的 “布局视图 ”按钮，也可以右键单击窗体或报表的文档选项卡，然后单击快捷菜单上的“ 布局视图 ”。
打开属性表
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在“设计”选项卡上的“工具”组中，单击“属性表”。
捷径 按 F4。
可以使用“ 字段列表 ”窗格将基础表或查询中的字段添加到设计中。 若要显示“ 字段列表 ”窗格，请在“ 格式 ”选项卡上的“ 控件 ”组中，单击“ 添加现有字段”。 然后，可以直接将字段从“ 字段列表 ”窗格拖动到设计上。
显示“字段列表”窗格
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在“设计”选项卡上的“工具”组中，单击“添加现有字段”。
从“字段列表”窗格添加字段
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若要添加单个字段，请将字段从“ 字段列表 ”窗格拖动到要显示在窗体或报表上的部分。
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若要一次添加多个字段，请按住 Ctrl 并单击所需字段。 将所选字段拖到窗体或报表上。
将字段拖放到节上时，Access 会为每个字段创建一个绑定文本框控件，并自动在每个字段旁边放置一个标签控件。
有关窗体和报表的详细信息，请参阅文章 向窗体或报表添加字段、 在 Access 中创建窗体和 创建简单报表。
添加用于存储文档、文件或图像的字段
可以使用 Access 添加带有附件数据类型的字段，以存储一个或多个文档、文件或图像。 可以使用附件字段将多个文件存储在单个字段中。 甚至可以在该字段中存储多种类型的文件。 例如，在应聘者数据库中，除了照片外，还可以将一个或多个简历附加到每个联系人的记录中。
将附件字段添加到表中
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在导航窗格中，右键单击要在其中添加字段的表，然后单击快捷菜单上的“ 设计视图 ”。
表在“设计”视图中打开。
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在 “字段名称” 列中，单击第一个空白行，然后键入新字段的名称。
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单击“ 数据类型” 列中的相邻单元格，然后在列表中选择“ 附件 ”。
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若要保存更改，请单击“快速访问工具栏”上的“保存”。
Access 可能会显示一条消息，指出在保存表后无法撤消更改。 这意味着无法将字段转换为另一种数据类型，但可以删除该字段（如果认为自己出错）。
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单击“ 是 ”以确认更改。
将“附件”字段添加到表格后，可以使用“ 附件 ”对话框向记录添加文档、文件或图像。
向字段添加附件
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在导航窗格中，双击要向其添加附件的表。
表在数据表视图中打开。
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在表中，双击附件字段。
将出现“附件”对话框。
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单击“添加”。
将出现“选择文件”对话框。
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使用 “查找范围 ”列表浏览到要附加到记录的一个或多个文件，选择一个或多个文件，然后单击“ 打开”。
请注意，可以选择任何受支持数据类型的多个文件。
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在“附件”对话框中，单击“确定”以将文件添加到表中。
Access 将文件添加到 字段中，并相应地递增指示附件的数字。
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根据需要重复执行上述步骤，将文件添加到当前字段或表中的其他字段。
有关附件字段的详细信息，请参阅将 文件和图形附加到数据库中的记录一文。
更改字段的显示方式
可以自定义字段在显示时显示的方式。 例如，可以设置要在整个数据库中使用的显示格式，例如在窗体和报表中，或者在数据表视图中打开表时。 若要设置显示格式，请设置字段的 Format 属性。 然后，您创建的新窗体和报表会自动继承字段的 Format 属性。
在数据表视图中设置显示格式
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在导航窗格中，双击包含要设置其格式的字段的表。
表在数据表视图中打开。 -
单击要设置其显示格式的字段。
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在“ 字段 ”选项卡的“ 格式” 组中，单击“ 格式”旁边的下拉列表中的箭头，然后选择一种格式。
字段以新的显示格式显示。
在“设计”视图中设置显示格式
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在导航窗格中，右键单击包含要更改其显示格式的字段的表，然后单击快捷菜单上的“ 设计视图 ”。
表在“设计”视图中打开。
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单击要设置其显示格式的字段。
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在 “字段属性”下的“ 常规 ”选项卡上，单击“ 格式 ”框。
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单击下拉列表并选择显示格式。
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若要保存更改，请单击“快速访问工具栏”上的“保存”。
