在组或字段中查找具有顶部或底部值的记录

在顶部值查询和筛选器之间进行选择

若要确定是应创建 top 值查询还是应用筛选器，请考虑以下事项：

• 如果要返回包含字段中最高值或最低值的记录，并且不知道 (确切的顶部或底部字段值，或者它们与) 无关紧要，请创建一个 top 值查询。

• 如果要返回字段中的值匹配或小于或大于您感兴趣的值的所有记录，请应用筛选器。 例如，若要查看价格介于 50 美元和 100 美元之间的产品，请应用筛选器。 下图演示了查询“设计”视图中的示例筛选器，以及此类筛选器可以产生的结果：

  

  有关创建和使用筛选器的详细信息，请参阅 应用筛选器以查看 Access 数据库中的选定记录一文。

用于创建和使用最高值查询的规则

继续操作时，请记住，无论选择查询 (查询类型还是总查询) ，都必须使用包含描述性数据的字段（例如员工或产品名称），以及包含要查找的顶部或底部值的字段，例如价格或日期字段。 可以使用多个数据字段，如果使用总计查询，则数据字段通常应包含类别信息，例如城市或国家/地区字段。 仅当创建针对所有记录运行的总计查询时，才能省略类别数据，例如“向我显示最昂贵的订单的前 5%”。 此外，可以使用选择查询或总计查询查找一组记录或属于类别的记录中的顶部和底部值。 有关执行此操作的详细信息，请参阅本文后面的 查找类别或组中记录的顶部或底部值部分。

Create基本顶部值查询

1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。

2. 单击要在查询中使用的表，单击“ 添加 ”将表置于设计网格中，然后单击“ 关闭”。
   -或
   -双击表。
   如果使用示例数据，请将 Employees 表添加到查询。

3. 将要在查询中使用的字段添加到设计网格。 可以双击每个字段，或将每个字段拖放到 “字段 ”行的空白单元格上。
   如果使用示例表，请添加“名字”、“姓氏”和“出生日期”字段。

4. 在包含“出生日期”字段 (顶部或底部值的字段中，如果使用示例表) ，请单击“ 排序” 行并选择 “升序 ”或“ 降序”。
   如果值字段包含数字（如价格或销售数字）， 则升序 排序顺序返回最小值， 降序 排序顺序返回最大值。 如果值字段包含日期， 则降序 排序顺序返回最近的日期，而 Ascending 返回最早的日期。
   

   重要: 必须仅针对包含顶部或底部值的字段将 “排序” 行设置为 “升序 ”或“ 降序 ”。 如果为包含顶部或底部值的字段以外的字段（例如 ProductName 而不是 Price）指定排序顺序，则查询不会返回所需的结果。

5. 在“ 设计 ”选项卡上的“ 查询设置” 组中，单击 返回 (“ 热门值 ”列表) 旁边的向下箭头，然后输入要查看的记录数或百分比，或从列表中选择一个选项。

6. 单击“ 运行 ”以运行查询并在“数据表”视图中显示结果。

7. 保存查询并使其保持打开状态，以便在后续步骤中使用。

可以看到，这种类型的顶级值查询可以回答基本问题，例如谁是公司中最老或最年轻的人。 后续步骤说明如何使用表达式和其他条件为查询增加功能和灵活性。 下一步中显示的条件返回接下来的三个员工生日。

向查询添加条件

1. 在“设计”视图中打开在前面步骤中创建的查询。

2. 在查询设计网格中，在“出生日期”列右侧的列中，复制并粘贴或键入表达式 Expr1： DatePart (“m”，[出生日期]) 。 DatePart 函数提取“出生日期”字段中值的月份部分。

3. 在包含表达式的列右侧，复制并粘贴或键入表达式 Expr2： DatePart (“d”，[出生日期]) 。 在这种情况下， DatePart 函数提取“出生日期”字段中值的日期部分。

4. 清除每个表达式的“显示”行中的检查框，然后单击每个表达式的“排序”单元格，然后选择“升序”。

5. （可选）可以指定条件来限制查询的范围。 指定条件时，查询仅对满足条件的记录进行排序，并从排序列表中标识顶部或底部字段值。
   若要继续使用示例数据，请在“出生日期”字段的 “条件” 行中，键入或复制并粘贴此表达式：

   Month ([Birth Date]) > Month (Date () ) or Month ([Birth Date]) = Month (Date () ) and day ([Birth Date]) >Day (Date () )

   此表达式执行以下操作： Month ([BirthDate]) > Month (Date () ) 部分检查每个员工的出生日期，以查看它是否位于未来月份，如果为 true，则包括查询中的这些记录。 表达式的 Month ([BirthDate]) = Month (Date () ) and Day ([BirthDate]) >Day (Date () ) 部分检查当前月份中出现的出生日期，以查看出生日期是否位于当前日期之前或之后。 如果该条件为 true，则函数在查询结果中包括这些记录。 总之，此表达式将忽略出生日期介于 1 月 1 日和运行查询的日期之间的任何记录。

   若要查看查询条件表达式的更多示例，请参阅 查询条件示例一文。

6. 在“ 设计 ”选项卡上的“ 查询设置” 组中，单击 返回 (“ 热门值 ”列表) 旁边的向下箭头，然后输入要查看的记录数或百分比，或从列表中选择一个选项。

7. 单击“ 运行 ”以运行查询并在“数据表”视图中显示结果。

Create总计查询

1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。

2. 选择要使用的表，单击“ 添加”，然后在添加完表后单击“ 关闭 ”。
   -或
   -双击要使用的表，然后单击“ 关闭”。 每个表都显示在设计网格中。 如果使用上面列出的示例表，请添加“类别”和“产品”表。

3. 双击要在查询中使用的表字段。
   此时，请确保仅将组字段和值字段添加到查询。 如果使用上表中列出的示例数据，请从“类别”表中添加“类别名称”字段，以及“产品”表中的“价格”字段。

4. （可选）可以指定一个条件来限制查询的范围。
   仅对符合条件的记录进行排序，并将在此排序列表中标识顶部和底部字段值。 例如，若要排除“运动”类别中的产品，请将此表达式添加到“类别名称”字段的“条件”行： <>“Sports”。
   若要查看查询条件表达式的更多示例，请参阅 查询条件示例一文。

5. 将查询转换为总计查询。

   1. 在“设计”选项卡上的“显示/隐藏”组中，单击“总计”。

      “总计”行显示在设计网格中。

6. 确保每个组字段的 “Total ”单元格设置为“ 分组依据”，然后将值字段的 “Total ”单元格 (包含) 顶部或底部值的字段设置为 “最大值 ”或“ 最小值”。
   选择 “最大值 ”将返回数值字段中的最大值，并在“日期/时间”字段中返回最近的日期或时间值。 选择 “最小值 ”返回数值字段中的最小值，在“日期/时间”字段中返回最早的日期或时间值。 如果使用示例数据，请将“类别名称”字段的 “汇总 ”单元格设置为 “分组依据”，将“价格”字段的“ 总计 ”单元格设置为 “最大值 ”或“ 最小值”。

7. 在“ 设计 ”选项卡上的“ 工具” 组中，确保“ 返回 ”列表设置为“ 全部”，然后单击“ 运行 ”以运行查询并在“数据表”视图中显示结果。
   

   注意: 根据在步骤 7 中选择的函数，Access 会将查询中值字段的名称更改为 MaxOfFieldName 或 MinOfFieldName。 如果使用示例表，Access 将重命名字段 MaxOfPrice 或 MinOfPrice。

8. 保存查询并转到后续步骤。

查询不返回产品名称或有关产品的任何其他信息。 若要查看其他数据，需要创建第二个查询来合并刚刚创建的查询。 后续步骤说明如何创建第二个查询。

Create第二个查询以查看更多数据

1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。

2. 单击“ 查询 ”选项卡，然后双击在上一部分创建的总计查询。

3. 单击“ 表 ”选项卡，添加总计查询中使用的表，以及包含要查看的其他相关数据的任何表。
   如果使用前面列出的示例表，请将“类别”、“产品”和“供应商”表添加到新查询。

4. 将总计查询中的字段联接到父表中的相应字段。 为此，请将总计查询中的每个字段拖动到表中的相应字段。

   如果使用示例数据，请将总计查询中的“类别名称”字段拖动到 Categories 表中的“类别名称”字段。 然后，将总计查询中的 MaxOfPrice 字段拖动到“产品”表中的“价格”字段。 联接使新的选择查询能够将总计查询中的数据与其他表中的数据合并在一起。

5. 在总计查询的窗口中，双击星号以将整个查询添加到设计网格，然后拖动查询中其他表中的附加字段。

   如果使用示例表，请双击在上一部分创建的总计查询，然后分别从“产品”和“供应商”表中添加“产品名称”和“供应商”字段。

6. （可选）为一个或多个列指定排序顺序。
   例如，若要按字母顺序列出类别，请将“类别名称”列的 “排序 ”单元格设置为 “升序”。

7. 在“设计”选项卡上的“结果”组中，单击“运行”。

   这会运行查询并在数据表视图中显示结果。

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Create生成表查询

1. 在设计视图中打开 top 值查询后：

   在“设计”选项卡上的“查询类型”组中，单击“生成表”。
   此时将显示“ 生成表 ”对话框。

2. 在“ 表名称 ”框中，键入将存储顶部和底部记录的表的名称。 例如，键入 “顶部记录”和“底部记录”，然后单击“ 确定”。
   每次运行查询时，查询都会创建一个表，并将顶部值替换为当前数据，而不是在数据表视图中显示结果。

3. 保存并关闭查询。

Create追加查询

1. 在“设计”视图中打开底部值查询。

2. 在“设计”选项卡上的“查询类型”组中，单击“追加”。

3. 在“ 追加 ”对话框中，键入在“ 生成表 ”对话框中键入的名称。
   例如，键入 “顶部记录”和“底部记录 ”，然后单击“ 确定”。 每次运行查询时，查询都会将记录追加到“顶部记录”和“底部记录”表中，而不是在“数据表”视图中显示结果。

4. 保存并关闭查询。

运行查询

现在可以运行这两个查询了。

• 在导航窗格中，双击顶部值查询，然后在消息中单击“ 是 ”。

• 双击“底部值”查询，并在消息中单击“ 是 ”。

• 在数据表视图中打开顶部和底部记录表。

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