需要执行交互式数据分析或创建动态交互式图表时，可以使用数据透视表和数据透视图。 本文介绍创建和自定义每个视图所需的步骤。
您要做什么？
了解数据透视表视图
数据透视表是一个交互式表，可快速合并和比较大量数据。 可以旋转其行和列以查看源数据的不同摘要，并且可以显示感兴趣的区域的详细信息。 如果想要分析相关总计，尤其是在有一长串要求和的图表并且想要比较每个数字的多个事实时，请使用数据透视表。
示例数据透视表视图
下图显示了数据透视表中发票数据的查询。 此视图仅显示汇总值。
“国家/地区”字段经过筛选，仅显示美国的数据。
“ 自定义区域” 字段是自定义组字段。 自定义组字段允许按所需方式对项进行分组，以便更好地进行数据分析。 在这里， 城市 项目分为两类： 西海岸 和国家 其他地区。
Total Trans Value 以百分比值的形式显示这两个区域中销售人员处理的事务的总值。
不。的 Trans 显示两个区域中销售人员处理的事务数。
在上图中，可以轻松比较不同销售人员与区域的数据。 由于表是交互式的，因此可以快速更改筛选器、总计和显示的详细信息级别，以便可以采用不同的方式分析数据。
查看明细数据
可以单击销售人员右侧或区域下方的加号 (+) 以查看各个详细信息记录。 下图显示了 Anne Dodsworth 的详细信息数据。
这些详细信息字段存在于基础记录源中。
计算详细信息字段使用基于其他详细信息字段的表达式。
这些个别交易由西海岸地区的安妮·多兹沃思处理。
“摘要”字段和数据显示在视图的底部。
可以单击销售人员或区域右侧的减号 (-) 来隐藏相应的详细信息数据。
注意: 隐藏详细信息数据可提高数据透视表视图的性能。
查看单个项目
当列区域有多个字段时，可以单击加号 (+) 或减号 (-) 项左侧以显示或隐藏较低级别的项目。 例如，若要显示西海岸每个城市的汇总或详细信息数据，请单击西海岸左侧的加号 (+) 。
下图显示了“西海岸”组中每个城市的汇总值。
在自定义组 West Coast 下分组的“城市”字段的项目。
Elgin 的摘要数据。
单击此处显示基于 Elgin 的客户和每个客户的摘要数据。
单击此处显示 Elgin 的详细信息数据。
创建数据透视表视图
还可以为 Access 查询、表和窗体创建数据透视表和数据透视图。 本文介绍如何为 Access 查询创建数据透视表视图和数据透视图。
步骤 1：创建查询
如果还没有要用于数据透视表视图的查询，请创建一个新查询：
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在“ 创建 ”选项卡上的“ 查询 ”组中，如果希望向导帮助你生成查询，请单击“查询 向导 ”;如果要自行生成查询，请单击“ 查询设计 ”。
将字段添加到查询网格时，请确保包括：
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包含要汇总的数据的字段 (例如货币金额或其他数字数据) 。
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要比较数据的字段，例如员工、区域或日期。
如果计划对数据透视表中的项进行计数，还应为要计数的项包含唯一的 ID 字段。 例如，若要对发票数进行计数，查询应包括发票表的 ID。
有关创建查询的详细信息，请参阅查询简介一文。
步骤 2：在数据透视表中打开查询
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如果查询尚未打开，请在导航窗格中双击查询。
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在“ 开始 ”选项卡上的“ 视图 ”组中，单击“ 视图”，然后单击“ 数据透视表视图”。Access 显示不包含任何字段或数据的空白数据透视表。
步骤 3：将数据字段添加到数据透视表视图
在此步骤中，添加构成数据透视表视图的行标题和列标题的字段，以及详细信息字段和筛选器字段。 为此，字段列表必须可见。
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如果“字段列表”不可见，请在“ 设计 ”选项卡上的“ 显示/隐藏 ”组中，单击“ 字段列表”。
添加行字段
行字段是构成数据透视表行的字段。 在本文开头的插图中，Salesperson 是行字段。
添加行字段：
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将字段从“字段列表”拖动到数据透视表中标记为“ 将行字段拖放到此处 ”的区域。
或者，可以使用以下过程添加筛选器字段：
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选择“字段列表”中的字段。
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在“字段列表”底部，从下拉列表中选择“ 行区域 ”，然后单击“ 添加到”。
添加列字段
顾名思义，列字段是构成数据透视表列的字段。 在 本文开头的插图中， City 和 CustomerID 是列字段。
添加列字段：
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将字段从“字段列表”拖动到数据透视表中标记为“ 将列字段拖放到此处 ”的区域。
或者，可以使用以下过程添加筛选器字段：
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选择“字段列表”中的字段。
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在“字段列表”底部，从下拉列表中选择“ 列区域 ”，然后单击“ 添加到”。
添加详细信息字段
详细信息字段是构成数据透视表的详细信息单元格的字段。 在本文开头的插图中，“产品名称”、“单价”和“数量”字段都是详细信息字段。
添加详细信息字段：
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将字段从“字段列表”拖动到数据透视表中标记为 “将汇总字段或详细信息字段”移到“此处 ”的区域。
或者，可以使用以下过程添加筛选器字段：
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选择“字段列表”中的字段。
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在“字段列表”底部，从下拉列表中选择“ 详细信息区域 ”，然后单击“ 添加到”。
添加筛选器字段
筛选器字段是可选的。 通过添加筛选器字段，可以按值筛选整个数据透视表。 例如，在 本文开头的第一个插图中， “国家/地区 ”字段已添加为筛选器字段。 因此，可以针对特定国家/地区筛选整个数据透视表。
添加筛选器字段：
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将字段从“字段列表”拖动到数据透视表中标记为 “将筛选器字段拖放到此处 ”的区域。
或者，可以使用以下过程添加筛选器字段：
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选择“字段列表”中的字段。
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在“字段列表”底部，从下拉列表中选择“ 筛选区域 ”，然后单击“ 添加到”。
移动字段
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将字段名称拖动到所需位置。 请确保将字段名称本身拖动 (例如 Salesperson) ，而不是其中一个字段值。
删除字段
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选择要删除的字段名称，然后在“ 设计 ”选项卡上的“ 活动字段” 组中，单击“ 删除字段”。
注意: 此作将从视图中删除字段，但该字段在基础数据源中仍可用。
步骤 4：向视图添加计算详细信息字段和总计字段
添加计算详细信息字段
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在“ 设计 ”选项卡上的“ 工具 ”组中，单击“ 公式”，然后单击“ 创建计算详细信息字段”。Access 将显示 “属性 ”对话框。
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在“ 名称 ”框中，键入计算字段的名称。
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在 “名称 ”框下面的较大框中，键入要执行的计算，例如： UnitPrice * Quantity
提示: 键入计算时，可以使用下拉列表和“属性”对话框底部的“ 插入引用” 按钮将字段添加到计算中。
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单击“更改”。 Access 将计算字段添加到字段列表。
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对要创建的任何其他计算字段重复步骤 2 到 4。
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关闭“属性”对话框。
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按照添加详细信息字段部分中的说明，将计算 字段添加到数据透视表。
添加总计字段
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确保显示详细信息单元格：选择列标题标签，然后在“ 设计 ”选项卡上的“ 显示/隐藏 ”组中，单击“ 显示详细信息”。
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选择要为其添加总计的详细信息值之一。
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在“ 设计 ”选项卡上的“ 工具 ”组中，单击“ 自动计算”，然后单击要添加的总计类型。
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对要添加的任何其他类型的总计重复步骤 3。
步骤 5：更改字段标题和格式数据
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在数据透视表中，选择要更改的字段的标签。
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在“ 设计 ”选项卡上的“ 工具” 组中，单击“ 属性”。
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在“ 属性 ”对话框中，单击“ 标题 ”选项卡。
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在“标题”框中，键入所需的描述文字，然后按 Enter。
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为字幕设置所需的任何其他格式设置选项。
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在“ 属性 ”对话框中，单击“ 格式 ”选项卡。
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使用“ 格式 ”选项卡上的命令对数据进行排序，并设置文本和单元格的格式。
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如果数据透视表包含总行数，请单击“设计”选项卡上的“隐藏详细信息”以隐藏详细信息字段并仅显示总字段。
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重复步骤 3 到步骤 7 以设置总字段的标题和格式。
提示: 若要将总计显示为总计的百分比，请选择其中一个总计，然后在“ 设计 ”选项卡上的“ 工具 ”组中，单击“ 显示为”，然后选择要与 (行总计、列总计等进行比较的总计。)
步骤 6：筛选、排序和分组数据
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若要筛选数据，请单击任意字段名称旁边的向下箭头，然后选择或检查框以获取所需的筛选。
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若要对数据进行分组，请执行以下作：
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在数据透视表中，单击要分组的值。 例如，若要将多个城市组合在一起，请单击第一个城市，然后按住 Ctrl 键，同时单击要分组的其他城市。
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右键单击所选值之一，然后单击“ 分组项”。 Access 创建自定义组级别。 可以使用步骤 5：更改字段标题和格式数据部分中的过程更改组的描述文字和格式。
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添加分组级别后，可以选择该组，然后使用“设计”选项卡上的“展开字段”和“折叠字段”命令分别查看或隐藏组中的各个字段。
设计数据透视图
数据透视表视图和数据透视图之间的差异
数据透视图的布局类似于数据透视表视图的布局，但默认情况下，数据透视表视图显示数据详细信息，而数据透视图显示数据总计或汇总 (通常以总和或计数的形式) 。
此外，数据透视图显示序列和类别区域，而不是行和列区域。 序列是一组相关数据点，通常由特定颜色在图例中表示。 类别由每个系列中的一个数据点组成，通常由类别 (x) 轴上的标签表示。
对其他视图中的表、查询或窗体进行的布局更改独立于数据透视表或数据透视图中对象的布局。 但是，在数据透视表视图中所做的布局更改（例如，将字段从行区域移动到列区域）将反映在数据透视图中，反之亦然。
数据透视图示例
第一个数据透视图示例演示了 1996 年至 1998 年美国) 总单价 (销售额最高的 5 名销售人员。 每个数据标记延伸到 (y) 轴的值，该值代表销售单位的价格总和。
在筛选区域中，将筛选“国家/地区”字段，以仅显示“美国”单价。
数据区域显示销售单价的总和。
绘图区为数据标记提供背景。
使用网格线可以更轻松地查看数据标记在数值轴上的位置。
此数据标记表示在本例中 (一个类别点，销售人员) 由三个系列点组成，在本例中 (，即 1996 年、1997 年和 1998 年) 年。
序列区域包含序列字段“订单日期”。 图例已添加到此图表的右侧，并直接显示在序列字段下方。
类别区域由类别标签组成;在本例中，类别标签是销售人员的姓名。
轴值标签为每个数据标记提供一个参考帧。
同一个图表可以“透视”或作，以说明不同的分析集，例如下一个示例，该示例比较了下订单的前五个国家/地区。 (请注意，在此示例中，Salesperson 字段现在位于筛选区域中，而“国家/地区”字段位于) 的类别区域中。
创建数据透视图
以下说明基于已完成上述步骤来创建数据透视表视图的假设。
步骤 1：切换到数据透视图
在“ 设计 ”选项卡上的“ 视图 ”组中，单击“ 视图”，然后单击“ 数据透视图”。
步骤 2：在数据透视图中添加和删除字段
在此步骤中，可以在图表中添加或删除字段。 从图表中删除字段时，数据仍可通过字段列表获得，但不显示在图表中。
添加字段
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若要添加字段，请将其从“字段列表”拖到图表上的“放置区域”之一。 或者，可以在字段列表中选择字段，然后在“字段列表”的底部，选择要向其添加字段的区域，然后单击“ 添加到”。
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如果未看到放置区域，请在“ 设计 ”选项卡上的“ 显示/隐藏 ”组中，单击“ 放置区域”。
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如果看不到“字段列表”，请在“ 设计 ”选项卡上的“ 显示/隐藏 ”组中，单击“ 字段列表”。
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删除字段
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若要删除字段，请在图表中选择其标签，然后按 DELETE。 或者，可以将字段拖离图表。
步骤 3：对数据进行分组、筛选和排序
若要使图表更具可读性，通常最好对数据进行分组、筛选和排序。 例如， 在本部分开头的插图中，订单日期按年份分组，以便可以轻松一目了然地查看每年的摘要，而无需查看每个单独的订单日期。 此外，还会筛选数据，以查看哪五名销售人员销售额最高。 最后，每个数据标记按其总值按升序排序，因此很容易看到五个销售人员中的哪一个销售额最高，哪些销售额最低。
数据分组
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在图表中选择字段名称。
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如果尚未显示 “属性 ”对话框，请右键单击字段名称，然后单击“ 属性”。
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在“ 属性 ”对话框中，单击“ 筛选器和组 ”选项卡。
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在“ 分组”下的“ 按项分组 ”列表中，选择所需的分组选项。 例如，在日期字段中，可以单击“ 年份”。 在文本字段中，可以按前缀字符（例如，名称的前 3 个字符）分组。
筛选数据
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选择图表中的数据标记。
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如果尚未显示 “属性 ”对话框，请右键单击数据标记，然后单击“ 属性”。
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在“属性”对话框的“筛选器和组”选项卡上的“筛选”下，选择要显示的筛选类型和项数。 例如，若要查看前 5 项，请在“显示”列表中选择“Top”，然后在“项”框中键入 5。
对数据进行排序
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右键单击图表中的数据标记，指向 “排序”，然后单击所需的排序选项。
步骤 4：更改图表类型
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右键单击图表中的空白区域，然后单击“ 更改图表类型”。
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在“ 属性 ”对话框的左侧列表中，选择常规图表类型。
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在右侧的列表中，选择所需的特定图表类型。
步骤 5：添加图例
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单击图表的空白区域。
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在“ 设计 ”选项卡上的“ 显示/隐藏” 组中，单击“ 图例”。
步骤 6：编辑文本并设置文本格式
坐标轴标题
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选择要设置格式的轴标题。
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如果尚未显示 “属性 ”对话框，请右键单击标题，然后单击“ 属性”。
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在“ 属性 ”对话框中，单击“ 格式 ”选项卡，然后在“ 标题 ”框中，键入要显示的文本。
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在同一选项卡上的“ 文本格式 ”下，选择所需的格式设置选项。
数据标签
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单击数据标签 (例如，沿 x) 轴 (类别的标签之一。
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再次单击标签以沿轴选择所有标签。
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如果尚未显示 “属性 ”对话框，请右键单击其中一个标签，然后单击“ 属性”。
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在“ 属性 ”对话框中，单击“ 格式 ”选项卡，然后选择所需的格式设置选项。
步骤 7：设置绘图区域的格式
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单击绘图区以将其选中。 绘图区是包含数据标记的框。
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如果尚未显示 “属性 ”对话框，请右键单击绘图区域，然后单击“ 属性”。
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在“ 属性 ”对话框中，单击“ 边框/填充 ”选项卡。
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为绘图区域选择所需的格式设置选项。
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选择图表中的网格线。
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在“ 属性 ”对话框中，单击“ 行/标记 ”选项卡。
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为网格线选择所需的格式设置选项。
