如何在 Small Business Accounting 2006、Accounting Express 和 Accounting Professional

步骤 1：手动执行某些年度结束任务

在关闭会计年度之前，手动执行以下任务：

• 清除预付费支出

• 协调银行帐户

• 协调信用卡帐户

• 记录折旧值

• 调整库存

步骤 2：调整日记条目

对日记条目进行以下调整：

• 更正记录事务时发生的任何错误。

• 将收入分配给获得收入期间。

• 将费用分配给发生费用的期间。

若要调整日记条目，请单击"公司"菜单 上的 "新建日记 条目 "。

步骤 3：检查数据库中的错误

说明

• 确保没有人打开公司数据库。

• 在数据库所在的计算机上执行此步骤。

若要检查数据库中的错误，请执行以下步骤：

1. 启动 Small Business Accounting 2006、Accounting Express 或 Accounting Professional，然后打开除要检查的数据库以外的任何公司数据库。

2. 在"文件"菜单上，指向
   "实用工具"，然后单击"数据实用工具"。

3. 单击"高级工具"选项卡，然后单击"修复"。

4. 选择要检查错误的数据库，然后单击"修复"。

5. 如果收到一条消息，指出将关闭与数据库的所有连接，请单击"是"。

6. 如果未找到错误，请单击"确定"。 如果发现错误，请查看这些错误，然后进行所需的任何调整。

7. 单击 "关闭" 两次。

步骤 4：在关闭会计年度之前备份公司数据库

备注

• 请确保除数据库所在的计算机上外，没有人打开公司数据库。

• 在数据库所在的计算机上执行此步骤。

若要备份公司数据库，请执行以下步骤：

1. 启动 Small Business Accounting 2006、Accounting Express 或 Accounting Professional，然后打开要备份的公司数据库。

2. 在"文件"菜单上，指向
   "实用工具"，然后单击"数据实用工具"。

3. 在"基本工具"选项卡上，单击"
   备份"。

4. 单击"浏览"。

5. 键入文件的名称，然后单击"保存
   "。
   
   注意 默认文件类型是压缩备份文件 (*.zip) 。 默认文件位置位于以下路径上：

   我的文档\Small Business Accounting\Backups

6. 若要限制对备份的访问，在"密码"框中键入密码，然后在"验证密码"框中再次键入密码。

7. 单击“确定”。

8. 收到备份已成功完成的消息时，请单击"确定"。

9. 单击“关闭”。

步骤 5：在关闭会计年度之前打印试用余额报表

输入打印试用余额报表之前一年的所有交易。 如果以后输入其他交易，则必须打印新的试用版余额。 此报表列出截至特定日期的所有帐户和余额。

1. 在"报表"菜单上，指向"
   公司和财务"，然后单击"试用余额"。

2. 在工具栏上的"As of of"列表中，单击"
   自定义"。

3. 在 "日期 "框中，键入需要的日期，或者从日历中选择日期。

4. 在"视图"菜单上，单击"刷新报表"。

5. 在"文件"菜单上，单击"打印
   "。

步骤 6：打印所需的年末财务报表

最常见的财务报表如下：

• 余额表

• 利润和损失

• 现金Flow对账单

若要查找这些报表，请在"报表"菜单上指向"公司"和"财务"，然后单击想要的报告。

• 打印会计年度最后一天的"余额表"报表。 若要设置日期，请从工具栏上的"截止日期"列表和"
  日期"列表中选择正确的值。 在"报表基础"列表中，选择"现金"或"累
  算"，具体取决于公司使用的会计方法。

• 对于"利润和损失"报表，选择与会计年度的第一天和最后一天对应的日期范围。 为此，请从工具栏上的"日期范围"列表、"从"列表和"到
  "列表中选择
  正确的值。 在"报表基础"列表中，选择"现金"或"累
  算"，具体取决于公司使用的会计方法。

• 对于"现金Flow报表"，请选择与会计年度的第一天和最后一天相对应的日期范围。 为此，请从工具栏上的"日期范围"列表、"从"列表和"到"列表中选择正确的值。

步骤 7：设置新的会计年度

必须设置新的会计年度，以便准备好输入下一年的交易。

1. 在"公司"菜单上，单击"管理会计年度"。

2. 单击"新建会计年度"。 默认日期填充" 会计年度开始" 框。 此日期基于上一个会计年度的最后一个日期。 不能更改此日期。

3. 在" 会计年度 结束时间"框中，键入下一个会计年度的最后一天，或从日历中选择日期。

4. 单击“确定”。

步骤 8：关闭会计年度

可以拥有无限数量的开放式会计年度。 关闭会计年度时，必须按时间顺序关闭它们。 关闭会计年度时，将发生以下活动：

• 对余额表帐户进行总计，余额结转为下一年的期初余额。

• 创建日记条目以零出所有收入帐户和费用帐户。 差异将发布在"已保留收入"帐户中。

• 会计年度状态设置为"已关闭"。

若要关闭会计年度，请执行以下步骤：

1. 在"公司"菜单上，单击"管理会计年度"。

2. 从"时间段列表"列表中，选择要关闭的年份，然后单击"关闭会计年度"。

3. 如果系统提示将净收入移动到"已保留收入"帐户，请单击"是"。

步骤 9：在关闭会计年度后打印试用余额报表

若要打印试用余额报表，请执行以下步骤：

1. 在"报表"菜单上，指向"
   公司和财务"，然后单击"试用余额"。

2. 在"开始"框中，单击"
   自定义"。

3. 在 "日期 "框中，键入下一个会计年度的第一天，或者从日历中选择日期。

4. 在"视图"菜单上，单击"刷新报表"。

5. 在"文件"菜单上，单击"打印
   "。

6. 将此报表与在"关闭会计年度之前打印试用余额报表"部分中创建的试用余额报表进行比较。 验证以下内容：
   

   • 余额结转到下一年。

   • 收入帐户和费用帐户的余额为零，差值将贴到"保留收入"帐户。

   • 关闭会计年度后打印的"试用余额"报表上的总借记和信用总额与关闭会计年度之前打印的"试用余额"报表上的总借记和信用总额相匹配。

7. 如果必须调整条目，请单击"公司"菜单 上的 "新建日记 条目 "。

步骤 10：在关闭会计年度后备份公司数据库

备注

• 确保没有人打开公司数据库。

• 在数据库所在的计算机上执行此步骤。

若要备份公司数据库，请执行以下步骤：

1. 启动 Small Business Accounting 2006、Accounting Express 或 Accounting Professional，然后打开要备份的公司数据库。

2. 在"文件"菜单上，指向
   "实用工具"，然后单击"数据实用工具"。

3. 在"基本工具"选项卡上，单击"
   备份"。

4. 单击"浏览"。

5. 键入文件的名称，然后单击"保存
   "。
   
   注意 使用与在关闭会计年度之前创建备份文件时所使用的文件名不同的文件名。 默认文件类型为"压缩备份文件" (*.zip) "。 默认文件位置位于以下路径上：

   我的文档\Small Business Accounting\Backups

6. 若要限制对备份的访问，在"密码"框中键入密码，然后在"验证密码"框中再次键入密码。

7. 单击“确定”。

8. 收到备份已成功完成的消息时，单击"确定"。

9. 单击“关闭”。

常见问题解答 (常见问题)

问 1：如果我关闭了会计年度，我能否保存交易？ 交易可以保存到一个关闭的年份吗？

A1：关闭年份后无法保存交易。 但是，可以重新打开年份，然后保存事务。 如果存储库的年份不是当前年份，则必须从最近一年开始，向后工作，以逆时间顺序重新打开该年份以及所有中间的过去年份。 做出任何更改后，必须按时间顺序关闭所有未打开的年份，从最早的年份开始并向前工作。

若要重新打开关闭的年份，必须分配或登录为以下角色之一：

• Small Business Accounting 2006、Accounting Express 或 Accounting Professional

• Small Business Accounting 2006、Accounting Express 或 Accounting Professional

• 运行 Small Business Accounting 2006、Accounting Express 或 Accounting Professional

问 2：可以持续打开多少个会计年度？

A2：可以保持打开的会计年度数没有限制。

问 3：是否必须关闭下一个会计年度第一天的会计年度？

A3：可以在一年的最后一天之后随时关闭会计年度。 但是，在关闭一个会计年度之前，期初余额表帐户的余额不会持续到新的一年。 此外，费用帐户不会归零，并且差异不会应用于"已保留收入"帐户。

问 4：关闭会计年度时，非活动帐户会发生什么情况？

A4：如果在关闭会计年度时拥有非活动帐户，帐户状态不会更改。 无论非活动帐户是否有余额，都是如此。

问 5：如何查看日记帐分录余额和支出帐户的余额，这些帐户已清零并贴到"已保留收入"帐户？

A5：若要查看日记帐分录，请执行以下步骤：

1. 在"公司"菜单上，指向"
   公司列表"，然后单击"帐户图表"。

2. 在"帐户图表"列表中，双击"留存收入收入"帐户打开"帐户
   注册"。

3. 双击满足以下条件的行：
   

   • 日期是关闭的会计年度的最后一天

   • 备注框说明为"
     结束会计年度"。