在此任务
概要
可以使用 Microsoft Word 中的邮件合并功能创建按给定类别排序和分隔的数据列表。本文提供了说明和示例，可用于创建此类列表。
如何设置数据文件
您的数据文件排序，以便所有记录具有相同值的键都字段类别 （依据排序的都字段） 显示在一起，如下面的示例数据文件中所示。下面的示例列表被按城市字段 （城市是本示例中的键字段）：
City Employee Sales
Atlanta Smith $3,000
Atlanta Gates $50,000
Atlanta Henderson $10,000
Houston Jones $8,000
Houston Kelley $9,000
Houston Peterson $0
如何设置主文档
输入注释： < > 指定下面的示例中的段落标记。若要键入一个段落标记，请按 ENTER。
若要设置主文档为编录，请执行以下步骤：
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打开新的空白文档，然后单击工具菜单上的邮件合并。
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在邮件合并帮助器中单击创建，然后单击目录。
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单击新主文档时提示您。
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在邮件合并帮助器中单击获取数据，然后单击打开数据源附加的数据文件 （使用本文如何到集上的"数据文件"一节中创建的示例文件）。
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插入下列字段下, 一步的关键现场记录，以确定是否键字段内容到下一条数据记录中更改的内容的每个键字段记录内容进行比较。
注意： 此示例使用的示例数据从本文的如何到集上的"数据文件"部分。若要插入域的花括号，请按 CTRL + F9。
{ IF { MERGESEQ } ="1""{合并域城市}""" }< 输入 >
{集 Place1 {合并域城市}}< 输入 >
{如果{ Place2 } <> { Place1 }"< 进入 >
{合并域城市}< 输入 >
<ENTER>
{ MERGEFIELD 员工} {合并域销售}""{ MERGEFIELD 员工} {合并域销售}" } {集 Place2 {合并域城市}}< 输入 >
本示例中展示的域生成目录列表在同一页上，按如下所述：
亚特兰大
史密斯 3000 美元
入口为 50000 美元
亨德 10000 美元
休斯顿
Jones $8000
Kelley 9000 美元
是浪费金钱和 $0
如何强制到新页面的每个新类别
在此示例中的键字段是{合并域城市}。时的市值在数据文件中更改到其他城市，新页面添加到合并的结果，并在下一页的顶部，继续执行合并操作。若要插入域的花括号，请按 CTRL + F9。
{如果{ MERGESEQ } ="1""{合并域城市}"""}< 输入 >
{集 Place1 {合并域城市}}< 输入 >
{如果{ Place2 } <> { Place1 }"< 进入 >
---页中断--
{合并域城市}< 输入 >
<ENTER>
{ MERGEFIELD 员工} {合并域销售}""{ MERGEFIELD 员工} {合并域销售}" } {集 Place2 {合并域城市}}< 输入 >
注意： 要插入分页符，或者按 CTRL + ENTER，或单击插入菜单上的中断，选择分页符，并且然后单击确定。
本示例中展示的域生成目录列出了在单独的页面，如下所示：
亚特兰大
史密斯 3000 美元
入口为 50000 美元
亨德 10000 美元
---页中断--
休斯顿
Jones $8000
Kelley 9000 美元
是浪费金钱和 $0
如何设置格式的字段
在此示例中的键字段是 {合并域城市}。要设置格式为全部字母大写的 {合并域城市} 结果，您可以插入的格式编排开关\ * 上部。若要插入域的花括号，请按 CTRL + F9。
{如果{ MERGESEQ } ="1""{合并域城市 \ * 左上}""" }< 输入 >
{集 Place1 {合并域城市}}< 输入 >
{ IF { Place2 } <> { Place1 }"< 进入 >
{合并域城市 \ * 左上}< 输入 >
<ENTER>
{ MERGEFIELD 员工} {合并域销售}""{ MERGEFIELD 员工} {合并域销售}" } {集 Place2 {合并域城市}}< 输入 >
字段中展示此示例生成目录中同一页，列出与城市显示为全部大写，如下所示：
亚特兰大
史密斯 3000 美元
入口为 50000 美元
亨德 10000 美元
休斯顿
Jones $8000
Kelley 9000 美元
是浪费金钱和 $0
注意： 可以通过选择整个字段 （包括域的花括号{}），应用到键字段， {合并域城市}，进行不同的格式和格式设置字段中对您的首选项。要设置域的格式，请单击格式菜单上的字体。
此过程的工作原理
在这些示例中的第一个 IF 域插入邮件合并中的市/县名称和回车符 （< 回车 >） 仅为第一次记录。对于所有的后续记录该 IF 域插入任何内容 ("")。它通过比较 MERGESEQ 域 （它将返回当前记录的序列号） 与数字"1"来识别第一个邮件合并记录。
第二个域将插入一个换行符 （或分页符，如果它会强制新页为每个城市），如果城市名，两个换行符字符、 雇员姓名和销售额 （按顺序），只有当 IF 域确定当前记录包含的城市 不同于前一条记录的名称。如果它确定当前记录包含前一条记录相同的城市名称，它将插入下一个员工姓名和销售额。
该 IF 域通过比较两个集字段中指定的书签文本识别新的城市名称。该书签的文本"Place1"始终等于当前记录的城市字段，且该书签的文本"Place2"相当于前一条记录的城市字段。
参考资料
如果字段的详细信息，请单击中的Microsoft Word 帮助
帮助菜单，请键入域代码： IF 域在 Office 助手或应答向导，然后单击要查看的主题搜索返回。
关于 MERGESEQ 域的详细信息，请单击中的Microsoft Word 帮助
帮助菜单，请键入域代码： MERGESEQ 域在 Office 助手或应答向导，然后单击要查看的主题搜索返回。
关于设置字段的详细信息，请单击中的Microsoft Word 帮助
帮助菜单，请键入域代码： SET 域在 Office 助手或应答向导，然后单击要查看的主题搜索返回。
有关通用字段格式编排开关的详细信息，单击帮助菜单中的Microsoft Word 帮助，在 Office 助手或应答向导中，键入通用开关，然后单击搜索以查看相关主题。
有关邮件合并的其他信息，请单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中相应的文章：
212322方法： 设计和设置 Microsoft Word 2000 中的数据进行邮件合并
212329 WD2000： 如何使用邮件合并功能创建套用信函
