在 Publisher 中创建邮件或电子邮件合并

本文内容

选择“邮件合并”或“Email合并”
创建或连接到收件人列表
准备出版物
创建合并的发布
取消合并

选择“邮件合并”或“Email合并”

首先要做的是选择是创建用于打印的邮件合并，还是为联机分发创建电子邮件合并。

单击“ 邮件 ”选项卡，然后选择“ 邮件合并” 或 “电子邮件合并”。

创建或连接到收件人列表

若要执行邮件合并，需要打开新的或现有的出版物，然后连接到数据源 (包含要包含) 的唯一信息的文件。数据文件可能包含名称和地址、产品数据或图片的列表。数据文件可以有多种格式，包括：

Outlook 联系人列表
Excel 工作表
Word表
访问数据库表
文本文件，其中制表符或逗号分隔列，段落返回分隔行

可以连接到现有列表或数据源，也可以创建新的收件人列表。如果只想使用列表中的某些条目，可以按特定条件筛选列表。还可以按字母顺序对项进行排序。

注意: 如果要将图片合并到出版物页中，数据源必须包含要合并的图片文件的文件名或路径。请勿在数据源中包含实际图片或图像。

使用现有列表

单击“ 邮件 > 选择收件人 > 使用现有列表。

默认情况下，发布服务器将数据源存储在 “我的数据源” 文件夹中。可能需要浏览才能找到数据源。
在 “选择数据源 ”对话框中，单击所需的数据源，然后单击“ 打开”。

根据所选数据源的类型，可能会显示请求特定信息的其他对话框。例如，如果数据源是一个 Excel 工作簿，其中包含多个工作表上的信息，则需要选择包含所需信息的工作表。

从 Outlook 联系人中选择

单击“ 邮件 > 选择收件人 > 从 Outlook 联系人中进行选择。

如果系统提示你选择邮件配置文件，请单击所需的配置文件，然后单击“ 确定”。
在 “选择联系人 ”对话框中，单击所需的联系人列表，然后单击“ 确定”。

文件夹中的所有联系人都显示在“ 邮件合并收件人 ”对话框中，你可以在其中筛选和排序要包含在合并中的收件人列表。

键入新列表

如果没有要连接到的现有列表，可以创建新列表。

单击“ 邮件 ”> 选择收件人 > 键入“新建列表”。
在“ 新建地址列表 ”对话框中，键入与邮件相关的字段中第一个条目的信息。

注意: 若要更改默认列，请单击“ 自定义列” ，并在列表中添加、删除、重命名和重新排序列。
为第一个条目输入完信息后，单击“ 新建条目”。
重复步骤 2 和步骤 3，直到完成添加条目，然后单击“ 确定”。
在“ 保存地址列表 ”对话框中，在“文件名”框中键入地址列表的名称，然后保存该名称。

注意: 默认情况下，发布服务器将地址列表保存在 “我的数据源 ”文件夹中。最好将地址列表保留在此处，因为这是发布服务器查找数据源的默认文件夹。

新列表中的所有联系人都显示在“ 邮件合并收件人 ”对话框中，你可以在其中筛选和排序要包含在合并中的收件人列表。

选择收件人

在“ 邮件合并收件人 ”对话框中，可以选择要包含在合并中的收件人。选中要包含的收件人旁边的复选框，清除要排除的收件人旁边的复选框。

如果只想使用列表中的某些条目，可以按特定字段或条件筛选列表。筛选列表后，可以使用检查框来包括和排除记录。

筛选列表中的项：

单击要筛选的项的列标题旁边的箭头。
单击以下任一项：
- (空白) 显示相应字段为空的所有记录。
- (非空) 显示相应字段包含信息的所有记录。
- (高级) 将打开 “筛选和排序 ”对话框，可用于筛选多个条件。还可以在“邮件合并收件人”对话框中单击“优化收件人列表”下的“筛选”，打开“筛选和排序”对话框。
- 若要快速选择或清除所有项目，请选择或清除检查框列标题。
  
  提示: 如果数据源包含共享相同信息的记录，并且列中的唯一值少于 10 个，则可以按特定信息进行筛选。例如，如果有多个地址将澳大利亚列为国家/地区，则可以筛选 澳大利亚。
  
  “ 邮件合并收件人 ”对话框仅显示指定的记录。若要再次显示所有记录，请单击“ (所有) ”。

如果要按字母顺序查看项目，可以对列表中的项目进行排序。

对列表中的项目进行排序：

在“ 邮件合并收件人 ”对话框中，单击要排序的项的列标题。例如，如果要按姓氏的字母顺序显示列表，请单击“ 姓氏” 列标题。
若要使用多个条件进行排序，请在“ 邮件合并收件人 ”对话框中单击“ 排序”。在显示的“ 筛选和排序 ”对话框中，选择要排序依据的条件。

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准备出版物

邮件合并使用占位符信息和添加到每个文档的占位符信息的唯一信息从单个模板创建多个文档。一起获取收件人列表后，即可准备好main模板。

插入文本框

单击“ 插入 > 绘图文本框 ”。
在出版物中，指向要显示文本框的一角的位置，然后对角线拖动，直到获得所需的文本框大小。

在每个版本中添加所需的文本

在文本框内单击，然后键入要在每个版本的邮件合并出版物中显示的文本。

向出版物添加数据字段

插入邮件合并域

在邮件合并出版物中，单击要插入数据字段的文本框内。
插入以下任一项：
- 包含名称、地址和其他信息的地址块：
  1. 在 “写入 & 插入字段” 组中，单击“ 地址块”。
  2. 在“ 插入地址块 ”对话框中，单击要包括的地址元素，然后单击“ 确定”。
    
    注意: 如果数据源中数据字段的名称与 Publisher 用于地址块的字段名称不匹配，则可能需要在“插入地址块”对话框中单击“匹配字段”。在“ 匹配字段 ”对话框中，使用下拉列表从数据源中选择与发布服务器字段对应的字段。
- 问候语
  1. 在 “写入 & 插入字段” 组中，单击“ 问候语行”。
  2. 在“ 问候语行 ”对话框中，选择问候语行格式，其中包括问候语、姓名格式和以下标点符号。
  3. 选择要在发布者无法解释收件人姓名的情况下显示的文本;例如，如果数据源不包含收件人的名字或姓氏，而只包含公司名称，然后单击“ 确定”。
    
    注意: 如果数据源中数据字段的名称与 Publisher 用于问候语行的字段名称不匹配，则可能需要单击“问候语行”对话框中的“匹配字段”。在“ 匹配字段 ”对话框中，使用下拉列表从数据源中选择与发布服务器字段对应的字段。
- 图片
  1. 在 “写入 & 插入字段” 组中，单击“ 图片”，然后单击“ 插入图片字段”。
  2. 在“ 插入图片字段 ”对话框中，选择要插入的图片字段。
  3. 注意: 如果要将图片合并到出版物页中，数据源必须包含要合并的图片文件的文件名或路径。请勿在数据源中包含实际图片或图像。
- 信息的各个字段
  - 在 “写入 & 插入字段” 组中，选择“ 插入合并域”，然后单击要包含在文本框中的字段。

设置数据字段的格式

可以将格式应用于数据字段和已添加 (的任何其他文本，例如 Hello 的问候语或问候语（如 Dear...) ），以更改合并数据的外观。若要设置合并数据的格式，需要设置邮件合并出版物中的数据字段的格式。

在邮件合并出版物中，选择包含要设置格式的信息的字段。

如果字段是地址块或问候语行，请在 “写入 & 插入字段 ”组中选择“ 格式”。
如果字段是单个数据字段，请在“ 文本框工具格式 ”菜单上单击“ 字体”，然后选择所需的选项。
如果 Publisher 将所选字段识别为数字、货币、日期或时间，请单击“ 格式 ”并更改这些类型字段的显示格式。

预览出版物中数据字段中的收件人数据

可以使用合并字段中的实际数据查看出版物的显示方式。

若要预览出版物，请单击“ 预览结果”，然后执行以下任一作：

若要按顺序预览条目，请单击导航按钮以查看每个条目在合并出版物中的显示方式。

数据源的第一条记录中的信息将填充合并字段。不能在出版物页上编辑数据源条目，但可以在其中设置数据字段的格式、移动或删除数据字段。
若要查找和预览数据源中的特定条目，请单击“ 查找收件人”，然后在“ 查找条目 ”对话框中输入搜索条件。

如果需要，可以更改收件人列表。请执行以下任一操作：

若要从合并中排除特定收件人，请单击“ 排除此收件人”。
若要更改收件人列表，请单击“ 编辑收件人列表”，然后在“ 邮件合并收件人 ”对话框中进行更改。

完成邮件合并发布并插入所有合并字段后， “文件 ”> 单击“ 另存为”，为出版物命名，然后单击“ 保存”。

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创建合并的发布

若要创建合并出版物，请单击“ 完成 & 合并 ”按钮，然后按照以下说明打印、预览、保存、将合并页面添加到其他出版物或通过电子邮件发送。

完成邮件合并

打印合并的出版物

单击“ 合并到打印机”。
在 “打印 ”空间中，选择所需的选项，然后单击“ 确定”。

重要: 若要在每张纸上打印不同的合并数据集（例如不同的名称和地址），请在“打印选项”部分中单击“每页多页”。如果选择 “每张多份”，则每张纸张将包含相同数据的多个副本。